Styringsdialog 2022 med BoliGrøn

Styringsdialog den 6. december 2022, kl. 13.00-14.30

Deltagere fra boligselskabet/afdelingen:
Vicedirektør, Troels Riis Poulsen, Boligselskabet Sjælland
Forretningsfører, Jakob Murning, Boligselskabet Sjælland
Driftsleder, Niels Bannergaard, Boligselskabet Sjælland
Formand for organisationsbestyrelsen, Steffen Sommer
Formand for afdelingsbestyrelsen, Kate Faxø Kaspersen
Økonomimedarbejder, Mads Westberg Steiness

Deltagere fra Køge Kommune: Teamleder, Jeanette Kousted Holst, Kultur- og Økonomiforvaltningen
Specialkonsulent, Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen
Virksomhedsambassadør og byggesagsbehandler, Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen
Teamleder for byggesager, Jacob Rudolf Klinck, Teknik- og Miljøforvaltningen
Chefjurist, Emilie Poser, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Afbud:
Juridisk konsulent, Maria Høst, Kultur- og Økonomiforvaltningen
Regnskabsmedarbejder, Nicole Frost, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Sted:
Byrådsstuen Huitfeldt, Det gl. Rådhus, Torvet 1, 4600 Køge.

Referent
Emilie Poser

Dagsorden

1. Velkomst og præsentation
2. Status fra boligorganisationen
3. Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)
4. Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)
   1. Orientering om boligselskabets håndtering af skimmelsvamp i Svanelunden
   2. Mulig nedlæggelse af anlægget for genbrugsvand i Svanelunden, Herfølge
5. Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)
   1. Boligsociale udfordringer i afdeling Femkløveren samt den store udskiftning af beboere i enkelte afsnit.
6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020 - 2021
7. Aftaler for 2023
8. Evt.

Ad pkt. 1) Velkomst og præsentation

Køge Kommune bød velkommen til årets styringsdialogmøde, og efterfølgende præsenterede mødedeltagerne kort sig selv.

Ad pkt. 2) Status fra boligorganisationen

Steffen Sommer oplyser, at der indstilles fuld fusion med Boligselskabet Sjælland pr. regnskabsåret 2023-2024. Fusionen er vedtaget i repræsentantskabet i både Boligselskabet Sjælland og BoliGrøn. Samarbejdet fungerer godt mellem de to selskaber.

Niels Bannergaard orienterer om, at de er i gang i Svanelunden og er 20 % henne i processen. Der har været nogle byggetekniske udfordringer, herunder sætningsskader, fejlmonterede tagterrasser, som Byggeskadefonden dækker, fejlkonstruktion i kloakkerne, hvor Rambøll samarbejder med Teknik- og Miljøforvaltningen. Arbejdet forventes færdigt i 2023.

Ad pkt. 3) Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)

Det oplyses, at PPV-planerne i en periode har været på standby på grund af mange store renoveringer. De har de seneste år forsøgt at have dem med.

Økonomisk Afdeling bemærker, at man normalvis vil spare om til forbedringer, men anerkender at det har været udfordrende og muligheden ikke har været der. Der opfordres til, at der henlægges til strækkeligt.

Der bliver orienteret om at driften er minimeret samt at elpriserne er fastlåst fra august 2022 til 2023. Varmekilden er varmepumper og i en enkelt afdeling gas. Det har ikke været muligt at gøre noget ved gasprisen, da det afregnes individuelt. Energimæssigt er de et godt sted.

Økonomisk Afdeling spørger om de har været udfordret på økonomien på grund af energikrisen. Steffen Sommer oplyser, at det har de ikke, men forventer et overskud. I forhold til renoveringen er priserne dog steget.

Økonomisk Afdeling spørger om a conto-beløb for varme er sat op. Steffen fortæller, at de ikke er sat op, men samtidig at de ikke forventer en væsentlig stigning, da priserne er fastlåst.
Velfærdsforvaltningen spørger om der er delt gode råd med beboerne i forhold til varme, udluftning og skimmelsvamp. Steffen oplyser, at beboerne modtager nyhedsbreve, som udsendes af Boligselskabet Sjælland, hvis de er sat op dertil og at informationer også fremgår af hjemmesiden. Økonomisk rådgivning er også via Boligselskabet Sjælland.

Ad pkt. 4) Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)

Teknik- og Miljøforvaltningen orienterer om forhold på affaldsområdet. I 2023 skal der ske sortering og håndtering af farligt affald. I 2024 vil der være krav om sortering af mælkekartoner fra øvrigt affald samt sortering af tekstilaffald. Køge Kommunes Miljø og Affald vil kontakte boligorganisationerne.

Der orienteres endvidere om ny sorteringsapp ”Perfect Waste”, som fortæller, hvordan affaldet skal sorteres. DAB vil sende information om den ud til afdelingsbestyrelserne.

Ad pkt. a) Orientering om boligselskabets håndtering af skimmelsvamp i Svanelunden

Drøftet.

Ad pkt. b) Mulig nedlæggelse af anlægget for genbrugsvand i Svanelunden, Herfølge

Drøftet.

Teknik- og Miljøforvaltningen oplyser, at boligselskabet skal tage kontakt til spildevand@koege.dk.

Ad pkt. 5) Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)

Ad pkt. a) Boligsociale udfordringer i afdeling Femkløveren samt den store udskiftning af beboere i enkelte afsnit.

Steffen Sommer fortæller, at de I Afdeling Femkløveren, som består af 47 boliger, har en fraflytningsprocent på 30 %. Der er udfordringer med at vedligeholde haver, korrekt affaldssortering, knallertkørsel, høj musik.

Den store fraflytningsprocent er dyr for afdelingen og påvirker huslejen.

Bestyrelsen har gjort tiltag for at løfte niveauet, bland andet malet alt træværk og orienteret sig om hvor der er behov for havevandinger. Herudover er der udarbejdet et fælles brev til beboerne og der følges også op individuelt. Det har haft en lille effekt.

Der er ønske om mulighed for en fleksibel lejeordning, således at beboerne er nogle med ønske om at have og holde have.

Der er udfordringer med rotter, da beboere sætter affald uden for deres bolig og ikke går i containerne med det.

Steffen fortæller, at han er i kontakt med Team Trivsel i Boligselskabet Sjælland for at finde ud af hvad de kan gøre.

Velfærdsforvaltningen bemærker, at vi skal finde ud af hvilke værktøjer der skal bruges, men at det ikke nødvendigvis er en fleksibel lejeaftale. For at der kan laves en fokuseret indsats, kræver det, at vi kender målgruppen og derefter øget dialog. Steffen oplyser, at han vil tale med Team Trivsel og få afdækket dette.

Velfærdsforvaltningen oplyser, at hvis der opleves udfordringer i forhold til psykisk sårbare beboere, så kontaktes kommunen via socialafdelingen@koege.dk.

Ad pkt. 6) Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021

Referenten indleder med at tale om de stigende priser og deres potentielle påvirkning på beboerne, det oplyses, at en stor andel af klager til Beboerklagenævnet på landsplan i 2020 og 2021 vedrørte forbrugsregnskaber. Generelt set er der ikke langt fra utilfredshed til klage, hvorfor der er fokus på at klæde beboerne på med information for at møde en større forståelighed.

Niels Bannergaard fortæller, at afhængig af klagens karakter tager han ud til klageren og indgår i dialog, fx hvis det vedrører en hæk. Er der tale om klager vedrørende forbrug, så håndteres de af en anden afdeling. Det bemærkes, at forbrugsregnskaber er svære at gøre ”læselige” for beboerne. Handler klagen om ind- eller fraflytning, så er det en tredje afdeling der håndterer det. Der er generelt ikke mange klager.

Ad pkt. 7) Aftaler for 2023

BoliGrøn sender dokumentation for udbedringer til Jacob Rudolf Klinck, jacob.rudolf.klinck@koege.dk.

Steffen Sommer kontakter Rikke Willesen med henblik på afdækning af målgruppen for øget indsats i afdeling Femkløveren, rikke.willesen@koege.dk.

Ad pkt. 8) Evt.

Køge Kommune oplyser, at de fremadrettede ønsker at afholde fællesmøder for boligorganisationer i Køge Kommune.