Styringsdialog 2022 med Boligselskabet Domea Køge

Styringsdialog den 22. november 2022, kl. 10.00-11.30

Deltagere:
Kundechef, Domea, Lotte Poulsen 
Driftsleder, Domea, Lars Nielsen

Deltagere fra Køge Kommune:
Regnskabsmedarbejder, Nicole Frost, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Regnskabskonsulent, Ann Henriksen, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Specialkonsulent, Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen 
Virksomhedsambassadør og byggesagsbehandler, Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen 
Juridisk konsulent, Maria Høst, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Sted:
Mødelokale 3, Det gl. Rådhus, Torvet 1, 4600 Køge.

Referent
Maria Høst

Dagsorden

1. Velkomst og præsentation
2. Status fra boligorganisationen
3. Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)
4. Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)
5. Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)
6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021 
7. Aftaler for 2023
8. Evt.

Ad pkt. 1) Velkomst og præsentation

Køge Kommune bød velkommen til årets styringsdialogmøde, og efterfølgende præsenterede mødedeltagerne kort sig selv.

Ad pkt. 2) Status fra boligorganisationen 

Kundechef Lotte Poulsen oplyser, at hun er ansat fuldtid i servicecentret, Solrød, hvor der hen over sommeren også har været organisationsændringer. Lars Nielsen er blevet driftsleder og Lars Juel er blevet driftskoordinator. Der er ansat en servicekoordinator mere, så der nu er to administrative medarbejder som varetager henholdsvis beboerservice og det politiske omkring organisationsbestyrelsesmøder, repræsentantskabsmøder, beboerdemokrater og lignende. 

Der har været afholdt næstformandskonference i DOMEA.dk. Hvor der har været fokus på den stigende inflation og den stigende mængde af henvendelser til deres beboerrådgivning omkring den generelle økonomi. 

Der har lige været afholdt afdelingsmøder og de er færdige for 2022. Der har været huslejestigninger alle steder, som er blevet mødt med forståelse. 

Lotte Poulsen fortæller, at der også var en ok fremmøde på Campus Køge og at der blev valgt en afdelingsbestyrelse. Der er på Campus Køge blevet ansat en boligsocial vicevært, i samarbejde med Velfærdsforvaltningen, som er god til at tage sig af beboerne. 

Det drøftes hvordan man får unge mennesker til at deltage i afdelingsmøder, fx bedre indkaldelser, pjece om hvad beboerdemokrati er samt hvordan man får fat i de unge, da postkassen måske ikke tjekkes.

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, fortæller, at hun har talt med Fie Illum som er campus koordinator og som samarbejder med den boligsociale vicevært. Hun oplyser, at det går godt derude i forhold til at lave sociale arrangementer og fællesspisning. 

De er i gang med at udarbejde et årshjul omkring aktiviteter. Rikke Willesen påpeger også, at beboerdemokrati er det at få skabt et engagement der hvor man bor, som kan gøre, at man også har lyst til at være en del af en afdelingsbestyrelse.

Lotte Poulsen supplerer og fortæller, at det vigtigste er, at de på Campus Køge har et godt fællesskab og passer på tingene, men at der er nogle formalia mv., som de forsøger at hjælpe med på bedste vis. 

Ad pkt. 3) Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)

Nicole Frost, Økonomisk Afdeling, fortæller, at de har gennemgået regnskabet og har ikke nogen bemærkninger til det.

Lotte Poulsen fortæller, at de løbende kigger på effektiviseringer. 

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, spørger ind til samarbejdet omkring risikoen for udsættelser ved økonomiske problemer hos de unge, som følge af den stigende inflation. Der har tidligere været et godt samarbejde med UngeCentrum, hvordan de undgår, at de unge udsættes. 
Lotte Poulsen fortæller, at de ikke har hørt noget specifikt omkring de unge på Campus Køge. DOMEA.dks tilkøb af borgerrådgivning, betyder også, at der er en form for automatisk overvågning, således at der sættes et flag ved anden rykker og ved tredje rykker, så tager de aktivt fat i de enkelte lejere for en tidlig indsats, men der er ikke nogen særlig status herpå for Campus Køge. 

Ad pkt. 4) Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)

Lotte Poulsen fortæller, at der er en udfordring på Campus Køge omkring parkeringsforhold. Der er 19 parkeringspladser tilknyttet de 72 lejemål og måden hvorpå der parkeres nu, grundet de manglende pladser, skaber trafikfarlige situationer. 

Lotte Poulsen spørger ind til mulighederne for at anvende en bagvedliggende tom grund, som ejes af Køge Kommune. 

Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen, vil undersøge nærmere omkring grunden og vende tilbage til Lars Nielsen. 

Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen, spørger om der er gjort nogle tiltag i forhold til information omkring skimmelsvamp.

Lotte Poulsen oplyser, at de ikke har udarbejdet pjecer, men hvis lejerne abonnerer på DOMEA.dks nyhedsbrev, så vil de heri modtage vejledninger fra centralt hold. Herudover har de talt om det på afdelingsmødet på Ølbyvej, da de har naturgas og der har også været en dialog omkring, at det er ok at ville spare på økonomien, men at man samtidig skal tage hensyn til boligens indeklima. 

Lotte Poulsen vil tage det med på et kontormøde og vende hvad de har af dialog med lejerne omkring dette emne. 

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, orientere om, at BL har nogle pjecer om gode råd. Lotte Poulsen oplyser dog, at Boligorganisationen DOMEA Køge ikke er medlem af BL.

Teknik- og Miljøforvaltningen orienterer om forhold på affaldsområdet. I 2023 skal der ske sortering og håndtering af farligt affald. I 2024 vil der være krav om sortering af mælkekartoner fra øvrigt affald samt sortering af tekstilaffald. Køge Kommunes Miljø og Affald vil kontakte boligorganisationerne. 
 
Der orienteres endvidere om ny sorteringsapp ”Perfect Waste”, som fortæller, hvordan affaldet skal sorteres. DAB vil sende information om den ud til afdelingsbestyrelserne. 

Lotte Poulsen bemærker, at det er en stigende udgift hvad angår renovation, herunder også etableringsomkostninger og rengøring.

Ad pkt. 5) Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)

Ad Campus Køge

Lotte Poulsen fortæller, at cirka 4 boliger, er indrettet med henblik på tilgængelighed og ønsker at vide, om det er nogle boliger, som Køge Kommune visiterer til. Hvis der ikke visiteres til dem, så er der kun en venteliste og dermed bliver det tilfældigt, om det er en lejer der har behov for en tilgængelighedsbolig. Herudover er deres primære anvisningsaftaler indgået i 2016, der ønskes derfor nye aftaler med Køge Kommune.  

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, oplyser, at det er Signe Graulund, som beskæftiger sig med anvisningsaftaler og vil følge op på det. 

Rikke Willesen fortæller endvidere, at der afholdes temamøde i deres politiske udvalg i december, hvor der også er interesse for at vide hvilke boliger Køge Kommune har mulighed for at anvise til, hvordan de udnyttes bedst og om der skal foretages justeringer. I forlængelse af det, vil de gerne indgå en dialog og Rikke Willesen vil derfor vende tilbage i januar 2023. 

Ad Ølbyvej, 103-02

Lotte Poulsen oplyser, at det i anvisningsaftalen fremgår, at det er ældreboliger og at Køge Kommune har anvisningsret. 16 af boligerne er registreret som ældreboliger, men bliver lejet ud som familieboliger. Selve boligen er indrettet som en tilgængelighedsbolig med hæve-sænke køkken og tilgængelighed. 

Lotte Poulsen bemærker, at boligerne skal ommærkes, hvis de skal lejes ud som familieboliger. Hvis de derimod fortsat skal være registreret som ældreboliger og udlejes af DOMEA, ønskes en tilbagemelding på, hvad Køge Kommune kan stille som særlige kriterier til boligerne eller om Køge Kommune skal have anvisningsretten til boligerne, idet de allerede er indrettet som tilgængeligheds- og ældreboliger. 

Det er pt. udfordrende at administrere ventelisten og DOMEA vil gerne have sat den rigtigt op i forhold til disse boliger, da de ikke normalt har ventelister til ældreboliger. 

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, følger op med Signe Graulund, som beskæftiger sig med anvisningsaftaler.

Ad pkt. 6) Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021 

Referenten indleder med at tale om de stigende priser og deres potentielle påvirkning på beboerne, det oplyses, at en stor andel af klager til Beboerklagenævnet på landsplan i 2020 og 2021 vedrørte forbrugsregnskaber. Generelt set er der ikke langt fra utilfredshed til klage, hvorfor der er fokus på at klæde beboerne på med information for at møde en større forståelighed.

Referenten bemærker, at initiativer til at understøtte dette løbende er drøftet. 

Lotte Poulsen fortæller, at de boliger, som har fået installeret nye varmemålere, har mulighed for at følge deres forbrug online hos Brunata. Der er ikke installeret nye varmemålere på Ølbyvej, som har naturgas, men det blev på det sidste afdelingsmøde aftalt, at de også får installeret det.

Ad pkt. 7) Aftaler for 2023

Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen, undersøger nærmere omkring den tomme grund nær Campus Køge og sender svar til Lars Nielsen på ejdlan@domea.dk.

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, følger op på visitering af tilgængelighedsboliger beliggende i Campus Køge, generelt om genforhandling af anvisningsaftaler samt på boligerne på Ølbyvej, som er registreret som ældreboliger, men udlejes som familieboliger, med Signe Graulund, som beskæftiger sig med anvisningsaftaler. 

Ad pkt. 8) Evt.

Køge Kommune oplyser, at de fremadrettede ønsker at afholde fællesmøder for boligorganisationer i Køge Kommune. 
 
Boligorganisationen kommer med input til potentielle emner.

Lars Nielsen har et spørgsmål omkring ejerskab af raftehegn som står bagved Kildebjerggård nr. 113-123, Bjæverskov og ud mod Køge Kommunes grønne område. Lotte Poulsen supplerer og bemærker, at spørgsmålet er om hegnet står i skel. 

Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen, oplyser, at en landinspektør vil kunne fastslå om hegnet står i skel og opfordrer til at henvende sig til anlægs- og driftschef, Søren Toft Mahler, på soeren.mahler@koege.dk.