Styringsdialog 2022 med DSB Herfølge

Styringsdialog den 7. november 2022, kl. 10.00-11.00

Deltagere fra boligselskabet:
Chefkonsulent, Boligkontoret Danmark, Gitte Tvilling Sørensen 
Næstformand for DBS Herfølge, Hans Christian Andersen

Deltagere fra Køge Kommune:
Teamleder, Jeanette Kousted Holst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Specialkonsulent, Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen 
Virksomhedsambassadør og byggesagsbehandler, Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen
Juridisk konsulent, Maria Høst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 

Afbud:
Regnskabsmedarbejder, Nicole Frost, Kultur- og Økonomiforvaltningen
Sekretær, Maria Nedergaard L. Hansen, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Sted:
Mødelokale 2, Det gl. Rådhus, Torvet 1, 4600 Køge.

Maria Høst

Dagsorden

1. Velkomst og præsentation
2. Status fra boligorganisationen
3. Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)
4. Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)
5. Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)
6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020 - 2021
7. Aftaler for 2023
8. Evt. 

Ad pkt. 1) Velkomst og præsentation

Køge Kommune bød velkommen til årets styringsdialogmøde, og efterfølgende præsenterede mødedeltagerne kort sig selv.

Ad pkt. 2) Status fra boligorganisationen

Næstformand Hans Christian Andersen oplyser, at de på deres afdelingsmøde har godkendt en renoveringssag, hvor vinduer og døre skal udskiftes. Projektet er i gang med at blive beregnet. 

Økonomisk Afdeling supplerer med en status på renoveringssagen. Det oplyses, at der er indsendt en sag til Køge Kommune med godkendelse af lån og projekt. Der har dog være uoverensstemmelse mellem projekt og indsendte bilag, og der afventes nu svar fra boligorganisationen førend sagen kan behandles. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling informerer om, at der er kommet ny sagsbehandler på sagen og undersøger nærmere, hvem der varetager den i boligorganisationen. Det aftales, at Økonomisk Afdeling videresender den seneste mail til Gitte Tvilling. 

Økonomisk Afdeling oplyser endvidere, at deres ansøgning skal godkendes politisk, hvorfor der i den forbindelse skal forventes en lidt længere sagsbehandlingstid.

Næstformand Hans Christian Andersen oplyser, at der er meget få flyttesager, hvorfor de slipper for de store flytteudgifter. I forbindelse med fraflytningssager kigger de beboelsen igennem og heri foretages eventuelt en renovering og opdatering af lejemålet, for at gøre dem tidssvarende.

Næstformand Hans Christian Andersen fortæller endvidere, at der flot fremmøde på årsmøde og beboerne er engagerede. 

Økonomisk Afdeling spørger ind til hvad ”Din bolig, dit valg” er.

Næstformand Hans Christian Andersen fortæller, at der er råderetsbestemmelser der gør, at lejer har ret til at indrette sig, så længe det overholder lejerettens bestemmelser og godkendes af bestyrelsen. Afdelingen har været meget positive overfor råderetten. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling supplerer og fortæller, at der boligkontoret der betegner råderetten på denne måde og fortæller at der for 20 år tilbage kørte en kampagne der hed ”Din bolig, dit valg” og som oplyste om råderettens regler for alle medlemmer af Boligkontoret Danmark. 

Ad pkt. 3) Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)

Økonomisk Afdeling spørger ind til, at der i regnskabet for 2021 har været underfinansiering på ”Din bolig, dit valg”. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling fortæller, at hvis økonomien i boligforeningen er til det, så lånes der af egne midler. 

Økonomisk Afdeling spørger til, om dette godkendes af bestyrelsen, hvortil Gitte Tvilling oplyser, at det gør det ikke, men at det er en afvejning af, hvad der bedst kan betale sig. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling fortæller, at de negative renter slår igennem på afdelingens regnskab. Den udgift har der ikke kunne budgetteres med og er dermed en direkte udgift i afdelingens regnskab. 

Økonomisk Afdeling spørger ind til næste års budgetlægning i forhold til energikrisen og de generelt stigende priser. 

Chefkonsulent Gitte Tvilling fortæller, at de har fået godkendt det nye budget og oplyser, at der i forbindelse med budgetlægningen kigges på priser bagudrettet, men også her og nu, hvad der er brugt på de forskellige konti og om der er skal tages højde for, at noget skal periodiseres. Det bidrager til en pejlesnor for, hvad vej budgettet skal gå. 

Økonomisk Afdeling spørger om der har været behov for en huslejestigning i forbindelse med budgetlægningen 2023. Næstformand Hans Christian Andersen oplyser, at der er en huslejestigning på under 5 %. 

Næstformand Hans Christian Andersen fortæller, at afdelingen har vedtaget, at beboerne kan få udskudt energiregninger indtil september 2023. Der er ikke mange der anvender den, men kan for nogle enkelte være en nødvendighed. 

Økonomisk Afdeling spørger om afdelingen har hævet deres a conto-beløb eller forslået at beboerne gør det i en frivillig ordning. Det oplyser, Hans Christian Andersen, at det har de ikke valgt at gøre. 

Økonomisk Afdeling spørger om der er givet rådgivning i forhold til at slukke for varmen, sundt indeklima og risikoen for skimmelsvamp. Hans Christian Andersen fortæller, at det har de talt om på deres årsmøde, at beboerne skal være fornuftige, passe på skimmelsvamp og huske at lufte ud. Der er ikke udsendt materiale, men oplyser, at Boligkontoret Danmark også giver en god service på dette punkt, såfremt der skulle opstå et behov herfor. 

Økonomisk Afdeling spørger ind til henlæggelser ved istandsættelse ved fraflytning, som fremgår af regnskabet og som også revisionen har peget på. 

Næstformand Hans Christian Andersen fortæller, at det for nogle år siden blev besluttet, at der ikke måtte opføres skure mv. uden for lejemålene, uden at det forinden var godkendt af bestyrelsen. Tidligere har det været muligt at opføre skure mv. uden godkendelse. Såfremt en ny beboer flytter ind i lejemålet og ikke ønsker disse skure mv., så skal afdelingen sørge for at nedtage disse. Det oplyses, at der også har været enkelte sager indvendig, men at udgiften primært er på grund af de udvendige forhold. 

Økonomisk Afdeling spørger om der er henlagt flere midler. Chefkonsulent Gitte Tvilling bemærker, at revisor ikke skriver at der er for få henlæggelser, men at prisen for normal istandsættelse, sammenlignet med Region Sjælland, er højere end dem de sammenlignes med. Løsningen hertil kan fx være pristjek. 

Næstformand Hans Christian Andersen informerer om, at alle boligselskaber skal nedbringe deres driftsudgifter og at der investeres langsigtet i, hvordan de kan nedbringes. 

Ad pkt. 4) Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)

Teknik- og Miljøforvaltningen orienterer om forhold på affaldsområdet. I 2023 skal der ske sortering og håndtering af farligt affald. I 2024 vil der være krav om sortering af mælkekartoner fra øvrigt affald samt sortering af tekstilaffald. Køge Kommunes Miljø og Affald vil kontakte boligorganisationerne. 
 
Der orienteres endvidere om ny sorteringsapp ”Perfect Waste”, som fortæller, hvordan affaldet skal sorteres. 

Godt indeklima og risikoen for skimmelsvamp drøftes. 

Næstformand Hans Christian Andersen bemærker, at de er i gang med at høre nærmere om fjernvarme samt at de ønsker at lægge billet ind på området Herfølge Vest og skal afholde møde med Økonomi Udvalget og diskutere helhedsplanen for området. Boligkontoret Danmark er interesseret i at opføre ældreboliger eller kombineret ældre- og familieboliger. Hans Christian Andersen efterspørger, hvordan man gør kommunen opmærksom herpå. Teknik- og Miljøforvaltningen tilbyder, at de kan henvende sig til enindgang@koege.dk og vil herefter bringe henvendelsen videre til relevant kollega. 

Ad pkt. 5) Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)

Næstformand Hans Christian Andersen fortæller, at Boligkontoret Danmark har en afdeling der varetager boligsociale formål, rådgivning til budget, anvisning, hvor man kan finde hjælp mv. Det er en del af deres administration og afdelingen er således godt dækket ind. 

Velfærdsforvaltningen bemærker, at det glædeligt at høre, at der er godt fremmøde til møderne. Næstformand Hans Christian Andersen fortæller, at de har fået opbygget en tradition i forbindelse af afholdelsen af møderne. 

Velfærdsforvaltningen oplyser om et oplæg ved Jan Milo omkring ”hverdagsbudgettet lige nu” den 16. november 2022 i Hastrupparkens Kulturhus. Der vil endvidere komme en kollega fra Borgerservice og fortælle om MitID. Det aftales, at oplægget sendes til Chefkonsulent Gitte Tvilling.

Ad pkt. 6) Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021

Referenten indleder med at tale om de stigende priser og deres potentielle påvirkning på beboerne, det oplyses, at en stor andel af klager til Beboerklagenævnet på landsplan i 2020 og 2021 vedrørte forbrugsregnskaber. Generelt set er der ikke langt fra utilfredshed til klage, hvorfor der er fokus på at klæde beboerne på med information for at møde en større forståelighed.

Det konkluderes, at det er drøftet løbende hvorledes afdelingen har håndteret information omkring de stigende energipriser til beboerne. 

Derudover har næstformand Hans Christian Andersen oplyst, at vand, el og varme afregnes individuelt. 

Ad pkt. 7) Aftaler for 2023

Jeanette Kousted Holst, Økonomisk Afdeling, videresender den seneste mail til Gitte Tvilling vedrørende ansøgning om godkendelse af projekt og låneoptag. Gitte Tvilling sørger for at videresende til ny sagsbehandler i Boligkontoret Danmark. 

Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, sender opslaget med Jan Milos oplæg i Kulturhuset den 16. november 2022 i Kulturhuset i Hastrup til Gitte Tvilling.

Hans Christian Andersen sender en mail til enindgang@koege.dk vedrørende Herfølge Vest, som de er interesseret i. 

Ad pkt. 8) Evt.

Køge Kommune oplyser, at de fremadrettede ønsker at afholde fællesmøder for boligorganisationer i Køge Kommune. 

Næstformand Hans Christian Andersen foreslår et generelt emne som fjernvarme.