Styringsdialog 2022 med Køge Almennyttige Boligselskab

Styringsdialog den 3. oktober 2022, kl. 13.30-15.00

Deltagere fra boligselskabet:
Bestyrelsesformand, Søren Dalgaard 
Næstformand, Birgit Nielsen 
DAB teamchef, Helle Hjorting
DAB bestyrelseskonsulent, Janni Spang

Deltagere fra Køge Kommune:
Teamleder, Jeanette Kousted Holst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Specialkonsulent, Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen 
Virksomhedsambassadør og byggesagsbehandler, Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen
Juridisk konsulent, Maria Høst, Kultur- og Økonomiforvaltningen 
Sekretær, Maria Nedergaard L. Hansen, Kultur- og Økonomiforvaltningen

Afbud:
Regnskabsmedarbejder, Nicole Frost, Kultur- og Økonomiforvaltningen 

Sted:
Mødelokale 3, Det gl. Rådhus, Torvet 1, 4600 Køge.

Referent
Maria Høst

Dagsorden

Boligselskabet har fremsendt punkterne a-d til dagsordenen.

1. Velkomst og præsentation
2. Status fra boligorganisationen
3. Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk  
       afdeling)
4. Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)
   1. Flere afdelinger melder ind, at de føler, at tip kommune app’en ikke tages seriøst. Der er et ønske om en tilbagemelding, når der meldes ind på appen.
   2. I afdeling Fuglevænget er der huller i vejen, som ikke er repareret, men der er lagt plader over. Det larmer rigtig meget når der kører biler over.
   3. I Lille Skensved, er der store træer som hænger meget ned imod vejen og over hækken indtil afdelingens boliger. Store lastbiler kommer ofte til at hive nogle af grenene af træerne, hvor der kan opstå farlige situationer.
   4. Ved Køgemarken er der et areal, en viadukt som beboerne fra Køgemarken kan se over på. Problemet for Køgemarken er at området ikke vedligeholdes.
5. Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen)
   1. Evaluering af Udlejningsaftale, herunder effekten af aftalen om beboersammensætning i afdeling Ellemarken. 
   2. En drøftelse af udlejningen generelt.  
   3. Ellemarken: Snak om den fremskudte indsats og tidsperspektivet. Og hvad med fremtiden, når den fremskudte indsats ophører.  
   4. Herfølge ligger der en speciel skole, hvor eleverne, når de stikker af fra skolen, tager de ofte ophold i Præstebanken, ødelægger blomster, tisser i blomsterne, sviner med cigaretskoddet, snus o. lign. Dette på trods af der er ryge/snus forbud i skolerne.
      Eleverne er ret højrøstede og der har været salg af diverse ting og sager. Skolen har været kontaktet med uden held.  
6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020 - 2021
7. Aftaler for 2023 
8. Evt. 

Ad pkt. 1) Velkomst og præsentation

Køge Kommune bød velkommen til årets styringsdialogmøde, og efterfølgende præsenterede mødedeltagerne kort sig selv.

Ad pkt. 2) Status fra boligorganisationen

DAB orienterer om totalrenovering i Torpgården samt nyt ejendomskontor til samdriften i Herfølge og udskiftning af døre og vinduer i Skovparken. Herudover skal der nye tage på Skovbo Ældreboliger. Teknologisk Institut undersøger holdbarhed og levetid på tagsten fra Torpgården med henblik på at bruge dem i Skovbo. 

DAB oplyser, at de generelt oplever et godt samarbejde med Køge Kommune og fortalte om Byrådets besøg i Ellemarken, hvor de hørte om den fremskudte boligsociale indsats Fælles fremtid.

Ad pkt. 3) Økonomi og drift, herunder opfølgning på effektiviseringer (Økonomisk afdeling)

DAB orienterer om den forgangne periode med besparelser, som er nået og mere til. De skulle spare 8,1 % og sparer nu 15,2 % ved at gøre tingene smartere og uden fyringer. 

De har nedsat en gruppe, som undersøger hvordan der kan effektiviseres, fx sammenlægning af afdelinger, budgetter, regnskaber mv. DAB har meldt forslag ind, som formandskabet skal kigge på. 

Økonomisk Afdeling spørger til hvordan de forholder sig til de kommende prisstigninger. DAB oplyser, at de har fastprisaftaler på strøm og naturgas frem til 2023, hvorefter de skal genforhandles og det kan blive en udfordring. De oplyser at fire afdelinger bruger træpiller, og at aftalen for dem er genforhandlet i sommer og løber nogle år. Der er indarbejdet forsyningssikkerhed i kontrakten. 

DAB fortæller, at Køge Fjernvarme har sendt en prisstigning på 98 % på boliger og 109 % på erhverv. Det skal vurderes om den juridisk holder eller om den kan forhandles ned til 40 %. De er dog opmærksomme på, at 40 % også er en voldsom stigning og kræver information herom til beboerne. 

DAB vil lave ny vejledning til hvordan man kan spare. DAB energikonsulenter har besøgt afdelingerne, for at se på muligheder for at forbedre og spare på energien. Rapporterne er udarbejdet og de gennemgås nu.

Der er fokus på hvordan man kan spare uden at beskadige boligerne, ved fx at slukke for varmen eller tørre tøj indendørs.

Velfærdsforvaltningen anbefaler, at vejledning og oplysninger oversættes til andre sprog, således at der er flere modtagere der forstår budskabet. DAB vil viderebringe det til deres presseafdeling. 

DAB oplyser, at flere afdelinger i Køge overvejer andre energikilder fx luft til vand varmepumpe, solceller mv., men det er dyrt at anskaffe og derfor kan det være svært. Der er ønske om fjernvarme, men hvornår og hvor det kommer, er ukendt.

Økonomisk Afdeling forudser flere budgettvister og opfordrer til, at det tydeliggøres over for beboerne, at hvis de afviser budgetforslaget, så skal de konkret begrunde hvorfor. Hvis der ikke følger en begrundelse med afslaget, efterlader det ikke kommunen anden mulighed, end at støtte op om administrationen. 
Økonomisk Afdeling spørger, hvorfor der ses afdelinger med overskud. DAB forklarer, at overskud i Ellemarken skal forklares med, at de har haft nogle fritagelser fra Landsbyggefonden. De er ophørt nu og det vil derfor vende. 
Der vurderes løbende på budgetterne, så der er fokus, hvis der er både overskud og underskud. 

Velfærdsforvaltningen foreslår, at Jan Milo, som er økonomirådgiver, kan afholde et dialogmøde, hvor beboere, som ønsker det, kan høre nærmere om energikrise og økonomi og få sparetips mv. Der kunne endvidere være en tolk til stede. Det aftales, at Birgit Nielsen taler med Rikke Willesen og planlægger dato, lokation mv. 

Ad pkt. 4) Byggeri, renovering og øvrige tekniske spørgsmål (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomisk afdeling)

DAB orienterer om, at de ønsker at opføre senioregnede familieboliger og indsender projekt herpå i oktober 2022. 

Teknik- og Miljøforvaltningen orienterer om forhold på affaldsområdet. I 2023 skal der ske sortering og håndtering af farligt affald. I 2024 vil der være krav om sortering af mælkekartoner fra øvrigt affald samt sortering af tekstilaffald. Køge Kommunes Miljø og Affald vil kontakte boligorganisationerne. 

Der orienteres endvidere om ny sorteringsapp ”Perfect Waste”, som fortæller, hvordan affaldet skal sorteres. DAB vil sende information om den ud til afdelingsbestyrelserne. 

DAB oplyser, at de planlægger at afholde en strategidag vedrørende affald, med oplæg om renovation ved Bent Skodborg. 

Det drøftes om kampagner vedrørende indeklima ville være relevante samt risikoen for skimmelsvamp. 

Ad pkt. a) Flere afdelinger melder ind, at de føler, at tip kommune app’en ikke tages seriøst. Der er et ønske om en tilbagemelding, når der meldes ind på appen

Ad pkt. b) I afdeling Fuglevænget er der huller i vejen, som ikke er repareret, men der er lagt plader over. Det larmer rigtig meget når der kører biler over

Ad pkt. c) I Lille Skensved, er der store træer som hænger meget ned imod vejen og over hækken indtil afdelingens boliger. Store lastbiler kommer ofte til at hive nogle af grenene af træerne, hvor der kan opstå farlige situationer

Ad pkt. d) Ved Køgemarken er der et areal, en viadukt som beboerne fra Køgemarken kan se over på. Problemet for Køgemarken er at området ikke vedligeholdes

DAB viser billeder af de områder, hvor der er udfordringer. De oplyser, at Fuglevænget og Lille Skensved har brugt app’en ”Tip Køge”, og oplyser, at Vej, Park og Byrum var ude og besigtige begge steder, men de kørte igen. De har ikke modtaget opfølgning på deres tip. 

Brian Mortensen, Teknik- og Miljøforvaltningen, oplyser, at app’en administreres af Vej, Park og Byrum og at han vil viderebringe sagen og sørge for at de modtager en tilbagemelding. 

Ad pkt. 5) Boligsociale tiltag, herunder anvisningsaftaler (Velfærdsforvaltningen

Ad pkt. a) Evaluering af Udlejningsaftale, herunder effekten af aftalen om beboersammensætning i afdeling Ellemarken

DAB oplyser, at ud fra et samlet billede har de tiltag der har været sat i værk haft en positiv effekt. Det bemærkes endvidere at udlejningsaftalen er gældende i fire år, men kan genforhandles efter to år. Kontrakten står til at skulle genforhandles januar 2023. 

DAB ønsker orientering om anvisning til Ellemarken, da deres generelle indtryk er, at alle slags borgere henvises dertil også psykisk sårbare uden den fornødne støtte.

Velfærdsforvaltningen har talt med Signe Graulund vedrørende anvisning til Ellemarken. Det videreformidles, at der ses på fleksibel udlejning og de krav der knytter sig dertil, herunder fx fast arbejde eller uddannelsessøgende. Det er vanskeligt at få anvist beboere til Ellemarken, da kravene ikke opfyldes. Der orienteres om, at der består et samarbejde med Center for Dansk og Integration (CDI) i forhold til placering af ukrainske flygtninge, hvoraf nogle nu opfylder kravene til at kunne blive anvist til Ellemarken. 

Velfærdsforvaltningen oplyser, at de har nogle borgere fra botilbud, som er klar til at komme ud i egen bolig. DAB udtrykker bekymring, da de oplever udfordringer med én beboer, som ikke lader til at modtage den fornødne hjælp i dagligdagen. 

Forvaltningen vejleder til, at der kan tages kontakt til socialforvaltningen via deres fællesmail: socialafdelingen@koege.dk, hvis der opstår behov for akut kontakt i forbindelse med en beboer. Mailen bliver tjekket dagligt. Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, følger endvidere op på den enkelte sag, således at der etableres den korrekte hjælp. 

Ad pkt. b) En drøftelse af udlejningen generelt

Udlejningsaftale evalueres som aftalt efter to år. Der afholdes møde i oktober/november 2022, som Rikke Willesen, Velfærdsforvaltningen, indkalder til. På mødet kan DAB og Køge kommune samtidig drøfte mulighed for boligplacering af psykisk sårbare borgere

Ad pkt. c) Ellemarken: Snak om den fremskudte indsats og tidsperspektivet. Og hvad med fremtiden, når den fremskudte indsats ophører

Ellemarken: Snak om den fremskudte indsats og tidsperspektivet. Og hvad med fremtiden, når den fremskudte indsats ophører.  
Velfærdsforvaltningen oplyser, at indsatsen kun er bevilliget ind til sommer, hvorfor Rikke Willesen ønsker at indkalde til en workshop på 2-3 timer, formentlig januar 2023, for at tale om nye partnerskaber og hvad Køge Kommune, helhedsplanen og boligorganisation kan gøre. 

DAB orienterer om, at Køge Kommune skal være opmærksomme på, at Pavillonen har et opsigelsesvarsel, som skal iagttages. 

Ad pkt. d) I Herfølge ligger der en speciel skole, hvor eleverne, når de stikker af fra skolen, tager de ofte ophold i Præstebanken, ødelægger blomster, tisser i blomsterne, sviner med cigaretskoddet, snus o. lign. Dette på trods af der er ryge/snus forbud i skolerne

I Herfølge ligger der en speciel skole, hvor eleverne, når de stikker af fra skolen, tager de ofte ophold i Præstebanken, ødelægger blomster, tisser i blomsterne, sviner med cigaretskoddet, snus o. lign. Dette på trods af der er ryge/snus forbud i skolerne. Eleverne er ret højrøstede og der har været salg af diverse ting og sager. Skolen har været kontaktet med uden held.

Velfærdsforvaltningen har kontaktet skolen, som ikke kunne forstå at der var udfordringer, da de ikke har modtaget nogle klager det seneste år, men de vil meget gerne i dialog, hvis der er brug for det samt betale for eventuelle skader. DAB er velkommen til at kontakte skoleleder Ove Døj på telefon 40354657 eller skolekonsulent Joakim Rex på mail: joakim.rex@koege.dk.

6. Tema: Beboerklager i den almene boligsektor 2020-2021

Referenten indleder med at tale om de stigende priser og deres potentielle påvirkning på beboerne, det oplyses, at en stor andel af klager til Beboerklagenævnet i 2020 og 2021 vedrørte forbrugsregnskaber og at der derfor er fokus på at klæde beboerne på med information. 

DAB oplyser, at a conto-beløb sættes ud fra forrige års forbrug, men at der i sommers blev foretaget en a conto gennemgang, for at vurdere om beløbet skulle hæves eller sænkes. Der er opmærksomhed på, at a conto varsling vil være nødvendig, hvis Køge Fjernvarme fastholder deres prisstigning. I så fald sørger de for et brev med information herom.

DAB gør opmærksom på, at hvis der generelt klages over et forhold, så bistår de afdelingerne med at tilrette fx ordensreglementer. 

7. Aftaler for 2023

DAB ønsker at styringsdialogmødet afholdes tidligere på året – gerne i foråret.

DAB efterspørger én indgang til Køge Kommune. Det aftales, at de fremadrettet kan kontakte Maria Høst på mail: maria.hoest@koege.dk. 

Der ønskes afholdt et evalueringsmøde af udlejningsaftalen med Velfærdsforvaltningen. Rikke Willesen indkalder til møde i oktober/november 2022. Indkaldelsen sendes til Janni Spang, som videresender til de relevante deltagere. 

Rikke Willesen indkalder til workshop vedrørende indsatser med afholdelse januar 2023.

8. Evt.

Referenten oplyser, at de fremadrettede ønsker at afholde fællesmøder for boligorganisationer i Køge Kommune. 

Boligorganisationen kommer med input til deltagerkreds: beboerrepræsentanter og deltagelse fra boligorganisationen (administratorer).