Retningslinjer for aftenskoler

En forening kan godkendes som aftenskole, hvis den tilbyder folkeoplysende voksenundervisning.

Den folkeoplysende voksenundervisning omfatter undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter, hvortil der er knyttet deltagerbetaling, og undervisningen skal som udgangspunkt være åben for alle. (FL §7 stk. 2 og 4)

Formålet med undervisningen er at fremme demokratiforståelse og aktivt medborgerskab og med udgangspunkt i undervisningen at øge deltagernes almene og faglige indsigt og færdigheder. Sigtet er at styrke den enkeltes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet. (FL §7)

Det skal bemærkes, at der ved alle former for undervisning og aktiviteter skal lægges vægt på fællesskabet. Der skal være tale om fællesundervisning, og der ydes således ikke tilskud til enkeltmandsundervisning eller individuel undervisning, heller ikke selvom dette foregår på et hold.

For at være folkeoplysende skal aktiviteterne være med deltagerne og ikke for deltagerne. Hvis en aftenskole opfylder kravene i disse retningslinjer, kan den søge tilskud til sit virke i Køge Kommune.

1.1 Godkendelse som aftenskole

For at blive godkendt som forening med folkeoplysende voksenundervisning (aftenskole), skal aftenskolen udfylde et ansøgningsskema. Få skemaet tilsendt ved henvendelse til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk. Skemaet indsendes efterfølgende til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk sammen med:

• Foreningens vedtægter, som er daterede og underskrevet af hele bestyrelsen
• Underskrevet referat fra seneste generalforsamling
• Aktivitetsplaner, som skal indeholde så fyldestgørende informationer, at Kultur- og Idrætsafdelingen kan vurdere, om aktiviteterne er folkeoplysende og indeholder undervisning, udvikling eller læring sammen med andre. Der skal herunder indsendes beskrivelser af emne, periode, tid, sted, organisering, målgruppe mv.
• Erklæring om at foreningen vil indhente børneattester

For at der kan være tale om en forening med folkeoplysende voksenundervisning, skal aftenskolen have et forløb af kontinuerlige aktiviteter i løbet af året.

Som folkeoplysende forening kan underholdningsaktiviteter og forlystelsesture ikke være foreningens primære virke, og man kan ikke få tilskud under anden lovgivning.

1.2 Krav til aftenskoler

For at kunne søge støtte som aftenskole i Køge Kommune, skal aftenskolen leve op til følgende krav fra Folkeoplysningsloven:

Aftenskolen skal som minimum:

• Have formuleret et formål med foreningsdannelsen. Dette formål skal fremgå af foreningens vedtægter og være i overensstemmelse med Folkeoplysningslovens §1
• Tilbyde folkeoplysende voksenundervisning, der som udgangspunkt er åben for alle
• Være demokratisk opbygget og have en bestyrelse på mindst fem personer, der er valgt af medlemmerne eller medlemsorganisationerne, der står bag foreningen
• Give aftenskolens deltagere mulighed for en plads i bestyrelsen
• Være hjemmehørende i Køge Kommune
• Have almennyttige og kontinuerlige aktiviteter
• I sine vedtægter sikre, at formuen ved opløsning af foreningen går til et almennyttigt formål i Køge Kommune (FL §4 stk. 2)

For at aftenskolen kan låne lokaler eller modtage tilskud er det desuden et krav at:

• foreningen afleverer erklæring om indhentning af børneattest
• foreningen har et CVR-nummer med en tilknyttet NEM-konto
• foreningen har en digital postkasse (e-boks) (FL§ 18)

1.2.1 Vedtægter

Aftenskolens vedtægter skal være underskrevet af bestyrelsen og som minimum indeholde
oplysninger om:

1. Foreningens formål
2. Foreningens hjemsted
3. Betingelser for medlemskab
4. Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer
5. Regnskabs- og formueforhold, herunder budget, fastlæggelse af evt. kontingent, valg af revisor
6. Tegningsret for foreningen
7. Procedure for vedtægtsændringer, generalforsamlinger samt minimumsdagsorden for ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger
8. Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved foreningens opløsning (BEK nr. 1251 §1).

Hvis aftenskolen ændrer sine vedtægter efter at være blevet godkendt som forening med folkeoplysende voksenundervisning, skal aftenskolen sende de nye vedtægter til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk med henblik på fornyet godkendelse.

Hvis en aftenskole opretter nye underafdelinger med egne vedtægter, skal disse underafdelinger fremsende deres vedtægter til Kultur og Idræt med henblik på godkendelse.

Hvis en aftenskole opretter nye underafdelinger, og disse ikke har egne vedtægter, men anvender aftenskolens vedtægter, skal Kultur og Idræt orienteres om dette.

1.2.2 Erklæring om indhentning af børneattester

Alle aftenskoler, der modtager tilskud og låner lokaler, skal hvert år udfylde en erklæring om indhentelse af børneattester, også selvom der ikke er børn og unge blandt foreningens medlemmer. Kommunen må ikke udbetale tilskud eller udlåne lokaler til aftenskolen, før erklæringen er udfyldt. Erklæringen kan hentes på www.koege.dk og signeres med CVR-nummer og NemID. (BEK 1251 §3 og FL§ 4 stk. 4)

1.2.3 CVR-nummer, e-boks og Nemkonto

Alle aftenskoler, der skal have tilskud fra Køge Kommune, skal have et CVR-nummer, en digital postkasse (e-boks) og en såkaldt NEMkonto. CVR-nummer oprettes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside under ”Frivillige foreninger”. Det kræver et NemID, som ikke behøver være tilknyttet foreningen, men kan være tilknyttet en person i foreningen. CVR-nummeret skal fornyes hvert 3. år, ellers udløber det. Foreningen er ansvarlig for at sørge for at CVR-nummeret er opdateret og at der er tilknyttet en aktiv kontaktperson.

1.2.4 Bestyrelsens ansvar

Foreningens bestyrelse har over for Køge Kommune følgende ansvar:

1. Bestyrelsen skal sikre, at det kommunale tilskud anvendes efter Folkeoplysningens retningslinjer samt evt. øvrige betingelser for det konkrete tilskud.
2. Foreningens bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for foreningens tilskud. Bestyrelsen hæfter dog personligt for det tilskud, som foreningen har modtaget, hvis et tilbagebetalingskrav er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan anses som forsætlig eller uagtsom.
3. At aflevere relevant materiale inden for de fastsatte frister
4. At afgive alle oplysninger vedrørende foreningens forhold, som Køge Kommune anmoder om til brug for oplysning om virksomhed efter Folkeoplysningsloven
5. At overholde regler for brug af anviste kommunale faciliteter.
6. Løbende at oplyse korrekt og opdateret information og kontaktoplysninger for foreningen
7. At afgive erklæring hvert år om at foreningen indhenter børneattester.
8. At foreningen har et CVR-nummer med tilknyttet digital postkasse (e-boks), og at der altid er tilknyttet en aktiv kontaktperson for dette CVR nummer.
9. At sikre, at folkeoplysningslovens krav om revision er opfyldt.

1.3 Regler for tilskud til aftenskoler

En aftenskole, der udbyder folkeoplysende voksenundervisning kan søge om:

1. Tilskud til nedsættelse af udgifter til leder- og lærerløn til aftenskoleundervisning samt debatskabende aktiviteter og fleksible tilrettelæggelsesformer (Undervisningstilskud)
2. Lån af offentlige faciliteter
3. Tilskud til lokaleudgifter, hvis Køge Kommune ikke kan anvise et egnet lokale

Der ydes ikke tilskud til virksomhed, der hører under anden lovgivning. Tilskud under 100 kr. udbetales ikke. Der opkræves ikke skyldige beløb under 100 kr.

Stab- og Kulturafdelingen kan beslutte, at der afsættes et beløb til:

• Nedsættelse af deltagerbetaling for særlige grupper
• Undervisning mv. der forudsætter små hold
• Indgåelse af partnerskaber om løsning af konkrete opgaver (FL §8a)

1.3.1 Hvad gives der ikke tilskud til?

Der ydes ikke tilskud til følgende og lignende aktiviteter:

1. Bridge, skak og andre former for spil
2. Dans, herunder jazzballet (der ydes dog tilskud til folkedans)
3. Faldskærmsudspring
4. Fjeldvandring
5. Fodbold, og håndbolddommerkurser
6. Gymnastik (der ydes dog tilskud til afspænding og yoga)
7. Lejrsport
8. Lystfiskeri, herunder fluebinding
9. Motororienteringsløb
10. Ridning
11. Sejlsport (der ydes dog tilskud til navigation)
12. Skydning
13. Sportsdykning, herunder frømandsteori
14. Sportsflyvning, herunder svæveflyvning
15. Sports- og konkurrencepræget virksomhed
16. Svømning, herunder livredning.

Der gives ligeledes ikke tilskud til:

• Undervisning, som udbydes som eller har karakter af formel eller kompetencegivende
  uddannelse
• Uddannelse, hvor der kræves optagelsesprøve for at kunne deltage
• Sammenhængende uddannelsesforløb, der strækker sig over mere end et år
• Kommerciel virksomhed eller virksomhed som hører under anden lovgivning

Der gives desuden ikke tilskud til aktiviteter, hvor formålet er agitation, behandling, underholdning, forkyndelse eller udbredelse af overtro. Derudover kan der ikke ydes tilskud til aktiviteter, som har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige handlinger. (BEK 1251 §2 og §5, stk. 2 og 3, §9 stk. 2), (FL §5 stk. 3 og §7 stk. 3)

1.3.2 Undervisningstilskud

Der gives tilskud til lærer- og lederløn ved undervisning, studiekredse og foredragsvirksomhed
hvor der er deltagerbetaling.

Tilskuddet gives til:

• Almen undervisning (max 1/3 af udgiften til lærer- og lederløn kan støttes)
• Foredrag (max 1/3 af foredragshonoraret og max 1/3 af lønnen for 6 undervisningstimer)
• Handicapundervisning (max 8/9 af udgiften til lærer- og lederløn)
• Instrumentalundervisning (max 5/7 af udgiften til lærer- og lederløn)

Kulturministeriet udmelder satsen for lærerløn, som underviserne skal aflønnes efter.

Tilskudsrammen til lederløn kan højst være 13% af aftenskolens samlede udgift til løn til lærere
i det pågældende regnskabsår. (BEK 353 §3, stk. 2)

1.3.3 Ansøgning og fordeling af tilskud til kommende års aktiviteter

Køge Byråd fastsætter en årlig beløbsramme til folkeoplysende voksenundervisning, som Stab- og Kulturafdelingen fordeler mellem de ansøgende aftenskoler. Fordelingen sker på baggrund af aftenskolernes ansøgning om tilskud for det kommende år.

Stab- og Kulturafdelingen kan vælge at justere tilskuddet til den enkelte aftenskole, således at alle ansøgende aftenskoler bliver tilgodeset med tilskud. (FL §11)

Aftenskolerne søger tilskud for det kommende kalenderår senest 1. oktober. Ansøgning om tilskud findes på www.koege.dk.

Aftenskolerne får svar på deres ansøgning i december samme år. (FL §10)

1.3.4 Udbetaling af tilskud

Aftenskoler, der skal have under 100.000 kr. i tilskud får hele tilskuddet udbetalt i én rate pr. 1. januar.
Aftenskoler, der skal have over 100.000 kr. i tilskud får udbetalt tilskuddet i to rater pr. 1. januar og 1. juli.

1.3.5 Supplerende tilskud til indeværende års aktiviteter (2. runde tilskud)

Hvis der er ubrugte midler fra foregående kalenderår, har aftenskoler mulighed for at søge supplerende tilskud til indeværende års aktiviteter.

Hvis aftenskolerne ønsker at søge om supplerende tilskud til indeværende år, skal der ansøges inden 1. oktober.

Aftenskolerne får svar på ansøgningen i december, og tilskuddet udbetales i indeværende kalenderår. (FL §10)

1.4 Særlige regler for nye aftenskoler

En ny aftenskole skal ansøge om at blive godkendt som forening med folkeoplysende voksenundervisning.

Eksempler på nye aftenskoler er:

1. En aftenskole, som ikke tidligere har været godkendt af Køge Kommune som forening med folkeoplysende voksenundervisning eller
2. En aftenskole, som tidligere er blevet godkendt af Køge Kommune som folkeoplysende aftenskole, men som er ophørt. (Bemærk i denne forbindelse, at aftenskoler, som ikke har afleveret revideret regnskab i henhold til Folkeoplysningsloven inden for det seneste år, betragtes som ophørt.)

For at blive godkendt som ny aftenskole, skal aftenskolen følge ansøgningsproceduren, der er beskrevet i afsnittet ”Godkendelse som aftenskole”.

Der kan søges støtte til undervisning (almen, handicap- eller instrumentalundervisning) og tilskud til særligt udstyrede lokaler.

Da nye aftenskoler kun kan fremsende information om deres forventede aktivitetsniveau, kan Stab- og Kulturafdelingen regulere tilskuddet, hvis det skønnes for højt eller lavt.

1.4.1 Udbetaling af tilskud

Hvis nye aftenskoler bliver godkendt og søger om tilskud inden 1. oktober, får de udbetalt tilskud i det efterfølgende kalenderår.

Hvis aftenskolen godkendes efter 1. oktober, kan den først søge om tilskud i det efterfølgende år. Tilskuddet vil derfor først blive udbetalt i det derpå følgende kalenderår. Hvis aftenskolen f.eks. bliver godkendt 1. november 2018, kan den søge ordinært tilskud pr. 1. oktober 2019. De vil få svar december 2019, og tilskuddet udbetales 1. januar 2020.

Nye aftenskoler kan ikke søge om supplerende tilskud (2. runde tilskud) i det år, de bliver godkendt. For at søge dette, skal de have haft aktivitet i minimum et kalenderår.

1.5 Debatskabende aktiviteter

Ifølge Folkeoplysningsloven skal aftenskoler afsætte en pulje på 10% af lærer- og lederlønstilskuddet til debatskabende aktiviteter.

Aktiviteterne skal offentliggøres i relevante medier, og der er ikke krav om deltagerbetaling. Hvis deltagerbetaling resulterer i et overskud, skal overskuddet anvendes inden for folkeoplysningens område. (FL §8 stk. 3)

Aftenskolerne beslutter selv, hvilke debataktiviteter, de vil gennemføre. Aktiviteterne skal fremme demokratiforståelse og aktivt medborgerskab, de skal sættes ind i en større samfundsbetonet ramme og henvende sig til en bred gruppe. Deltagerne skal inddrages aktivt, og debatten skal være en væsentlig del af arrangementet. (BEK 1251 §7)

Formålet med debatskabende aktiviteter må ikke være behandling, agitation, underholdning, valgkampagner, forkyndelse eller udbredelse af overtro.

Midler, der afsættes til debatskabende aktiviteter kan bruges til at dække andre udgifter end lærer- og lederløn, dog ikke udgifter vedr. transport, forplejning og overnatning, materiel af blivende værdi og entréudgifter.

Aftenskoler kan uden dokumentation afsætte max 30% af deres 10%-pulje til administration (herunder lederhonorar, annoncering mv.), men alle øvrige udgifter skal dokumenteres.

1.5.1 Regnskab for debatskabende aktiviteter

Der skal aflægges særskilt regnskab for, hvordan puljen er anvendt, og sammen med regnskabet skal fremsendes en beskrivelse af aktiviteterne.

Hvis debatskabende aktiviteter afholdes i samarbejde med andre foreninger, skal hver enkelt forening aflægge regnskab for sin del af udgifterne.

Uforbrugte midler skal betales tilbage til Køge Kommune.

1.6 Fleksible tilrettelæggelsesformer

De fleksible tilrettelæggelsesformer giver aftenskoler mulighed for at lave undervisning på anden måde end traditionel holdundervisning. Det kan f.eks. være workshops, studiekreds eller åbne studieværksteder. Der kan desuden gennemføres it-baseret fjernundervisning. Minimum 30% af timerne skal dog gennemføres i fællesskab ved fysisk fremmøde.

Undervisningen skal styrke udviklingen af et aktivt medborgerskab inden for væsentlige samfundsrelaterede områder og temaer og skal klart adskille sig fra den traditionelle aftenskoleundervisning, men stadig være baseret på holddannelse og være åben for alle. (BEK 1251 §8)

Aftenskoler kan af tilskudsrammen – fratrukket de 10% der er afsat til debatskabende arrangementer – afsætte op til 40% til aktiviteter på hold inden for fleksible tilrettelæggelsesformer, som kan afregnes på andre udgiftstyper end lærer- og lederløn. (FL §8 stk. 4)

Lederhonoraret kan højst udgøre 20% af de tilskudsberettigede udgifter til fleksible tilrettelæggelsesformer (BEK 1251 §8 stk. 3)

1.6.1 Regnskab for fleksible tilrettelæggelsesformer

Der skal aflægges særskilt regnskab for, hvordan puljen er anvendt, og sammen med regnskabet skal fremsendes en beskrivelse af aktiviteterne. (FL §29)

1.7 Undervisning af børn og voksne

Aftenskoler må ikke udbyde undervisning udelukkende til børn, men man må gerne undervise børn og voksne sammen, og dette kan der ydes tilskud til. Børn og voksne skal tilmeldes sammen og deltage aktivt sammen på det pågældende hold. (FL §2 stk. 2)

1.8 Instrumentalundervisning

Der gives forhøjet undervisningstilskud til instrumentalundervisning, som forudsætter små hold.

Instrumentalundervisning forestås som undervisning i at beherske et instrument teknisk. Sangundervisning kan også være instrumentalundervisning, hvis deltagerne skal lære at bruge stemmen som instrument til at synge, og når undervisningen indeholder elementer som sangteknik og stemmedannelse.

Eftersom al folkeoplysende virksomhed bygger på en grundtanke om fællesskab skal instrumentalundervisningen tilrettelægges som holdundervisning. Der ydes ikke tilskud til enkeltmandsundervisning. (FL §8a)

1.9 Handicapundervisning

Der gives forhøjet tilskud til personer, der er handicappede i forhold til undervisning i et konkret emne. (FL §8 stk. 2)

Ved undervisning af hold, hvor der kun er handicappede, må deltagerantallet ikke være større end syv. Der kan i dette tilfælde ydes et supplerende tilskud, som udgør max 8/9 af den udbetalte lærer- og lederløn. (FL §11 stk. 4)

Ved undervisning af hold, hvor der både er handicappede og ikke-handicappede må deltagerantallet ikke være større end ti, og max halvdelen af deltagerne må være handicappede. Undervisningstilskuddet beregnes ift. antallet af handicappede. Hvis der f.eks. på et hold med otte deltagere er fem handicappede, beregnes 5/8 af lønnen med handicapundervisningstilskud og 3/8 med almindeligt undervisningstilskud.

For at der kan ydes forhøjet tilskud, skal den handicappede deltager aflevere en dateret og underskrevet tro og love-erklæring til aftenskolen i forbindelse med tilmelding til det pågældende hold. Erklæringen skal opbevares hos aftenskolen og afleveres ved forespørgsel.

Tro- og loveerklæringen skal have følgende ordlyd:

”Jeg erklærer på tro og love, at jeg har et handicap i forhold til undervisning i emnet”.

Derudover skal erklæringen indeholde personens navn, adresse, fødselsdata (ikke CPR), det konkrete emne, aftenskolens navn, holddata (start- og sluttidspunkt og holdnr.) samt dato og underskrift.

Kultur og Idræt kan fravige kravet om erklæring, hvis det er åbenbart, at deltagerne er handicappede i forhold til undervisningen i det konkrete emne. Ansøgning om dispensation skal indsendes til Stab- og Kulturafdelingen inden kursusstart.

1.10 Dispensation fra deltagerbetaling og åbenhed

Det er en forudsætning for at modtage tilskud, at der er knyttet deltagerbetaling til aktiviteten. Der kan dog søges dispensation fra dette, hvis foreningen ønsker at nå særligt udsatte grupper.

Det er ligeledes en forudsætning, at aktiviteten er åben for alle. Hvis målet er at introducere nye grupper til de folkeoplysende aktiviteter, kan der dog søges dispensation fra åbenhedskriteriet. Dispensationen kan højst gives for den samme person på ét hold i højst et år.

Såfremt en forening ønsker at benytte sig af disse muligheder i det kommende kalenderår, skal foreningen fremsende en begrundet ansøgning herom til Kultur og Idræt inden 1. oktober. (FL §7, stk. 2 og 5)

1.11 Seniorpas

Der afsættes en årlig ramme til seniorpas for økonomisk trængte ældre (60+) i Køge Kommune, som med seniorpasset får et personligt tilskud. (FL §8a)

Hvis aftenskolerne ønsker at gøre brug af seniorpasordningen, skal de ansøge om det sammen med den generelle ansøgning til Kultur- og Idrætsafdelingen, som herefter fordeler seniorpassene mellem aftenskolerne.

For at være berettiget til seniorpas, skal den ældre deltager aflevere en dateret og underskrevet tro og love-erklæring til aftenskolen i forbindelse med tilmelding til det pågældende hold.

Erklæringen skal opbevares hos aftenskolen og anvendes som bilag til regnskabsaflæggelsen.

Tro- og loveerklæringen skal have følgende ordlyd:

”Jeg erklærer på tro og love, at min indtægt kun består af almindelig folkepension/førtidspension
og evt. ATP, og at jeg derfor er berettiget til et seniorpas”.

Derudover skal erklæringen indeholde personens navn, adresse, fødselsdata (ikke CPR), det konkrete emne, aftenskolens navn, holddata (start- og sluttidspunkt og holdnr.) samt dato og underskrift.

1.12 Mellemkommunal refusion

Aftenskolerne skal indhente CPR-numre for udenbys deltagere, og indberette alle deres udenbys deltagere til Køge Kommune på oekonomi@koege.dk. Kommunen sender herefter en regning til deltagernes hjemkommune, der betaler udgifterne forbundet med deltagelsen på kurserne. Der skal ikke indberettes udenbys deltagere i forbindelse med foredrag og debatarrangementer, da der ikke er mellemkommunal refusion på disse områder.

Informationer om deltagere fra andre kommuner skal indsendes til Køge Kommune i juni og december hvert år. Oplysningerne skal være sammentalte og ordnet i alfabetisk rækkefølge efter kommunernes navne. Deltagernes navne, CPR-numre, adresser, fag, holdnumre, timetal samt undervisningens start- og slutdato skal fremgå. Ønsker en deltager fra en anden kommune ikke at opgive de sidste fire cifre i CPR-nummeret kan aftenskolen nægte at optage vedkommende. Vælger aftenskolen at optage vedkommende, kan den ikke tælle vedkommende med i opgørelsen til Køge Kommune. (FL §43 stk. 5)

Hvis en aftenskole ikke indberetter udenbys deltagere efter de fastsatte regler, kan Stab- og Kulturafdelingen stille yderligere anvisninger i bero, indtil indberetningen er sket.

1.13 Lokaletilskud - driftstilskud til egne/lejede lokaler

Hvis kommunen ikke kan anvise et egnet offentligt lokale, er aftenskolen berettiget til et tilskud til egne eller lejede lokaler.

1.13.1 Lokaletilskud til almindelige lokaler

Hvis kommunen ikke kan anvise et egnet offentligt lokale, er aftenskolen berettiget til et tilskud på mindst 75% af driftsudgifterne til egne eller lejede almindelige lokaler uden særligt udstyr. Dog maximalt 75% af takster fastsat af Kulturministeriet. (FL §23)

Stab- og Kulturafdelingen kan nedjustere størrelsen på tilskuddet i konkrete tilfælde, så det står i rimeligt forhold til den faktiske aktivitet, antallet af deltagere samt lokalets anvendelse og ift. markedsleje. (FL §24 stk. 1 og 2)

1.13.2 Driftstilskud til særligt udstyrede lokaler

Hvis kommunen ikke kan anvise et egnet offentligt lokale inden for det ønskede tidsrum, er aftenskolen berettiget til tilskud til særligt udstyrede private lokaler, der ejes eller lejes af aftenskolen. Det kan f.eks. være faglokaler, idrætslokaler, gymnastik- og andre sale samt lokaler særligt indrettede til handicappede. (FL §23 stk. 2)

Tilskuddet til særligt udstyrede lokaler beregnes på grundlag af Byrådets vedtagne budget og hvor mange undervisnings- eller aktivitetstimer, der søges lokaletilskud til.

Timer, der ligger i tidsrummet kl. 7-15.30 på skoledage vægter 85% i den samlede udregning. Timer uden for dette tidsrum og på andre dage vægter 50% i den samlede udregning.

Kultur og Idræt kan indhente lejekontrakter mv. vedrørende aftenskolens særligt udstyrede lokaler.

Ved driftstilskud til aktivitetstimer, gives der tilskud til max én aktivitetstime for hver afholdt undervisningslektion. Aktivitetstimer skal være knyttet til et hold, og antallet af aktivitetstimer kan ikke overstige antallet af  undervisningslektioner for det pågældende kursusforløb.

1.13. 3 Ansøgning om lokaletilskud

Aftenskoler kan søge om driftstilskud til lokaler en gang årligt 1. oktober sammen med ansøgning om øvrige tilskud for det kommende år. Ansøgninger om lokaletilskud behandles af Kultur- og Idrætsudvalget.

Aftenskolen skal fremvise lejekontrakt på lejede lokaler, eller dokumentere driftsudgifter på egne lokaler.

En ansøgning om lokaletilskud anses som ny, når det er første gang, aftenskolen søger, eller når en aftenskole søger om tilskud til nye lokaler, flere timer/hold eller renovering af et eksisterende lokale.

Ved nye ansøgninger om lokaletilskud til nye eller større lokaler, skal der forinden foreligge en lejekontrakt samt tilladelse fra Bygge- og Brandmyndigheden om anvendelse af lokalerne til foreningsformål – det handler bl.a. om bestemmelserne i lokalplanen, og at sikkerhedsforholdene er i orden.

Kultur- og Idrætsudvalget kan undlade at yde lokaletilskud til nye eller ændrede lejemål. (BEK 1251 §17)

1.13.4 Hvilke udgifter kan foreningen få tilskud til?

Ved brug af aftenskolens egne lokaler ydes der lokaletilskud til dækning af følgende udgifter:

• Renter af prioritetsgæld
• Skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen
• Udgifter til almindelig vedligeholdelse, opvarmning og belysning
• Rengøring og eventuelt nødvendigt tilsyn.

Ved brug af lejede lokaler ydes der lokaletilskud til dækning af følgende udgifter:

• Det aftalte godkendte lejebeløb
• Afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten
• Udgifter til opvarmning og belysning
• Rengøring og eventuelt nødvendigt tilsyn. (BEK 1251 §12 stk. 1)

1.13.5 Hvilke udgifter er ikke tilskudsberettigede?

Der ydes ikke tilskud til:

• Forbedringer, renovering, inventar og møbler
• Lokaleudgifter ved offentlige arrangementer, hvor der betales entré

1.13.6 Forhold mellem lejer og udlejer

For at sikre sig mod at der kan være personlige økonomiske interesser knyttet til det kommunale tilskud, kan aftenskolen ikke få tilskud, når den lejer lokaler af følgende personer og organisationer:

• Foreningens valgte revisor
• Foreningens bestyrelsesmedlemmer
• Fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, hvor en eller flere af foreningens bestyrelsesmedlemmer sidder i bestyrelsen eller ledelsen
• Fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, hvor en eller flere af foreningens
  bestyrelsesmedlemmer er ansat, advokat, revisor eller på anden måde rådgiver for
  aftenskolen
• Ovenstående personers ægtefælle eller nærtstående slægtning

Der kan gives dispensation, hvis det kan sandsynliggøres, at lejemålet er af uvæsentligt omfang. Ansøgning om dispensation sendes til Kultur og Idræt sammen med en redegørelse for ovenstående personsammenfald.

1.14 Lønanvisning

Aftenskoler, der ikke er medlem af en landsdækkende organisation, kan vælge at få anvist løn gennem Køge Kommune. Aftenskoler, der ønsker at Køge Kommune forestår lønudbetalingen, skal oplyse dette på ansøgningen om tilskud for det kommende år.

Regler for lønanvisning herunder tidsfrister fastlægges af Køge Kommune. (FL §12)

1.15 Regnskab og revision

Alle aftenskoler, der modtager tilskud, skal aflevere regnskab, som omfatter deres virksomhed i Køge Kommune, og det tilskud, de har modtaget af kommunen.

1.15.1 Afregning af tilskud

Afregning af undervisningstilskud og udgifter vedr. lønudgifter foregår på www.koege.dk.

Afregning af debatskabende aktiviteter og fleksible tilrettelæggelsesformer foregår på særskilt bilag. Der vedhæftes dokumentation for udgifterne.

Afregning af lokaletilskud foregår ved, at aftenskolen indsender en timeopgørelse samt en opgørelse over aftenskolens totale udgifter til leje af undervisningslokaler underskrevet af bestyrelsen og foreningens revisor.

Alle afregninger skal være underskrevet af bestyrelsen og aftenskolens revisor inden de indsendes til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk.

Aftenskolen skal opbevare medlemslister med angivelse af antal deltagere fordelt på undervisning og studiekredse, foredrag, instrumentalundervisning samt undervisning af handicappede. Disse medlemslister skal udleveres til Køge Kommune på forlangende.

Alle ubenyttede tilskud inkl. seniorpas skal fremgå af regnskabet og tilbagebetales til Køge Kommune.

Aftenskolen skal sammen med regnskabsaflæggelsen oplyse, antal udenbys deltagere på holdene, og hvorvidt oplysninger om disse er indsendt til Køge Kommune.

1.15.2 Tilskudsregnskab

Udover afregningen på blanketter skal foreningerne fremsende et revideret og revisorgodkendt regnskab, som består af en resultatopgørelse og en balance for regnskabsåret/tilskudsåret, der løber fra 1. januar til 31. december.

Regnskabet skal derudover indeholde følgende:

• Det skal fremgå, hvor meget aftenskolen har modtaget i tilskud fra Køge Kommune, og hvor meget aftenskolen har modtaget i deltagerindbetalinger.
• Tilskud fra Køge Kommune skal specificeres: Det skal fremgå, hvor meget foreningen har
  fået i
  • Voksenundervisningstilskud ordinært
  • Supplerende/ 2. runde tilskud
  • Seniorpas
  • Lokaletilskud til almindelige lokaler
  • Lokaletilskud til særlige lokaler
  • Støtte fra udviklingspuljen
  • Støtte fra andre kommunale puljer

Regnskabet skal være Kultur og Idræt i hænde senest 1. marts det følgende år. I særlige tilfælde kan Kultur og Idræt dispensere fra denne tidsfrist for regnskabsaflæggelse.

1.15.3 Krav til revision

Revision af regnskab skal følge reglerne i Folkeoplysningsloven og bekendtgørelser hertil.

Aftenskoler, der modtager mindre end 300.000 kroner i tilskud fra Køge Kommune (inklusiv alle tilskud, også div. puljer), skal indsende et regnskab, der er revideret af en foreningsvalgt revisor og underskrevet af hele bestyrelsen.

Aftenskoler, der modtager mere end 300.000 kroner i tilskud fra Køge Kommune (inklusiv alle tilskud, også div. puljer) skal indsende et regnskab, der er revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor og underskrevet af hele bestyrelsen.

Revisoren må ikke være medlem af bestyrelsen eller beslægtet eller besvogret i op- eller nedstigende linje eller sidelinjen, så nær som søskendebørn med nogle af bestyrelsesmedlemmerne.

1.15.3a Revisionskrav ved tilskud under 300.000 kr.

Ved mindre foreninger med et samlet kommunalt tilskud under 300.000 kr. skal revisoren undersøge følgende:

• Om tilskudsregnskabet er rigtigt.
• Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjer.
• Om foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne.
• Om foreningens oplysninger til Køge Kommune er korrekte.
• Om der er dokumentation for deltagernes egenbetaling.

Revisoren skal desuden:

• Påtegne regnskabet og det skal her fremgå, at regnskabet er revideret efter reglerne i Folkeoplysningsloven. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen.
• Have adgang til at foretage de undersøgelser, som vedkommende finder nødvendige og have de oplysninger og den bistand, som vedkommende finder nødvendige for at kunne udføre sit hverv. Foreningen skal give revisor de oplysninger, som har betydning for bedømmelsen af regnskabet og de tilskudsudløsende faktorer.
• Gøre foreningen opmærksom på, hvis vedkommende finder lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter i forbindelse med midlernes forvaltning. Foreningen har i den forbindelse pligt til at underrette Kultur- og Idrætsafdelingen inden for tre uger. Hvis dette ikke sker, skal revisor selv underrette Stab- og Kulturafdelingen.

1.15.3b Revisionskrav ved tilskud over 300.000 kr.

Ved større foreninger med et samlet kommunalt tilskud over 300.000 kr. skal revisoren undersøge:

• Om tilskudsregnskabet er rigtigt.
• Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjer.
• Om foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne.
• Om foreningens oplysninger til Køge Kommune er korrekte.
• Om der er dokumentation for deltagernes egenbetaling.

Øvrige opgaver:

• Revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser.
• Revisor foretager normalt revision i løbet af året.
• Revisor foretager uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn mindst en gang årligt.
• Revisor undersøger forretningsgange for tilskudsudløsende faktorer for at kontrollere, at den interne kontrol er betryggende.
• Revisor påtegner regnskabet, og det skal fremgå, at regnskabet er revideret efter reglerne i loven og lovbekendtgørelsen. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen
• Revisor fører en revisionsprotokol over foreningens samlede regnskab. Foreningen indsender protokollen til kommunen.
• Revisor skal i forbindelse med revision gøre foreningen opmærksom på, hvis vedkommende finder lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter i forbindelse med midlernes forvaltning. Foreningen har i den forbindelse pligt til at underrette Kultur og Idræt inden for tre uger. Hvis dette ikke sker, skal revisor selv underrette Kultur og Idræt.

Ved revision af årsregnskabet indføres endvidere en erklæring om, at revisor:

• Opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser.
• Under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om
  Anser regnskabet for aflagt i overensstemmelse med gældende regler, og at tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

1.16 Mangelfuld eller for sen regnskabsaflæggelse

Hvis en aftenskole afleverer et mangelfuldt regnskab, hvis regnskabet ikke er godkendt og revideret med korrekte påtegninger, eller aftenskolen ikke afleverer regnskab, udsender Kultur og Idræt højst to rykkere.

Afleveres det manglende materiale eller hele regnskabet ikke inden fristen på anden rykker, kan Kultur og Idræt kræve tilskuddet tilbagebetalt for sidste tilskudsår samt indeværende tilskudsår. Aftenskolen kan desuden udelukkes fra tilskud for det kommende år.

1.17 Tilbagebetaling af tilskud

Hvis aftenskolen har fået tilsagn om et større tilskud, end der max kan udbetales til lønudgifter, skal aftenskolen tilbagebetale differencen.

Stab- og Kulturafdelingen kan forlange, at beløb der ikke er anvendt i overensstemmelse med loven og de kommunale fastsatte retningslinjer, tilbagebetales eller modregnes i kommende års tilskud.

Krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud rettes mod aftenskolen. Se i øvrigt afsnittet ”Bestyrelsens ansvar”.

Hvis en aftenskole ikke overholder loven eller de kommunale fastsatte retningslinjer, kan Kultur og Idræt undlade at yde tilskud for en nærmere angiven periode. (FL §29, §30, §31, §32)

1.18 Aftenskolens ophør

Hvis det på en generalforsamling besluttes at lukke aftenskolen, skal der inden for en måned sendes et slutregnskab til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk sammen med en kopi af referat fra foreningens generalforsamling, hvor det fremgår, at foreningen lukkes.

Sammen med regnskabet skal indsendes beslutning om, hvilket almennyttigt formål i Køge Kommune foreningens eventuelle formue/overskud er anvendt til, og dokumentation for at overskuddet er anvendt til det pågældende formål.

Generelle bestemmelser vedr. offentliggørelse, tilsyn og klageadgang

Offentliggørelse af tilskud, afslag og regnskaber

I henhold til Folkeoplysningsloven skal Køge Kommune offentliggøre tilsagn og afslag på tilskud for folkeoplysende foreninger og aftenskoler samt regnskaber for disse. Offentliggørelsen finder sted på www.koege.dk. (FL §29 og §35a)

Kommunens tilsyn

Køge Kommune fører tilsyn med at nye og godkendte frivillige folkeoplysende foreninger og aftenskoler lever op til Folkeoplysningens krav og bestemmelser, herunder at de ikke har en adfærd, der modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og deres aktiviteter må ikke have karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige
handlinger.

Kultur og Idræt gennemfører tilsynet på følgende måder:

• Nye foreninger, der ønsker at blive godkendt som folkeoplysende forening eller aftenskole, eller som ønsker at blive godkendt til at låne lokaler, skal præsentere vedtægter og beskrivelse af deres aktiviteter.
• Selvorganiserede grupper inden for kultur- og idrætsområdet, der ønsker at låne lokaler skal præsentere beskrivelse af gruppens formål, og det formål, de ønsker at bruge lokalet til, ligesom de skal beskrive deres aktivitetsplaner.
• Hvert år bliver et antal foreninger/aftenskoler udtaget til stikprøvekontrol af tilskudsregnskaber, inkl. dokumentation for udgifter og indtægter samt deres baggrund for ansøgning om tilskud. Hvis foreningen udvælges til stikprøvekontrol, skal man kunne fremvise dokumentation for minimum 2 kalenderår. Tilsynet foretages dels af Kultur og Idræt og dels af ekstern revision.
• Hvert år indhentes aktivitetsplaner/program og årsberetning fra et antal foreninger/aftenskoler, som gennemgås af Kultur og Idræt.
• Kultur og Idræt kan desuden gå på tilsyn i foreningen/aftenskolen og til enhver tid foretage øvrig stikprøvekontrol hos alle brugere af lokaler, mht. dokumentationsmateriale, lokalebrug, aktiviteter mv.
• Endelig fører Kultur og Idræt tilsyn med foreninger og andre aktører, der modtager støtte fra afdelingens puljer ved behandling af ansøgning, regnskab og evaluering. (FL §33 stk. 5)

Selvejende haller

Selvejende haller, som udlåner eller udlejer lokaler, følger egne regler, men er dog som minimum ansvarlige for at sikre sig at de foreninger, der låner eller lejer lokaler hos dem ikke har en adfærd, der modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og deres aktiviteter må ikke have karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige
handlinger. De sørger desuden for, at foreninger, der bruger deres lokaler har udfyldt erklæring om, at de vil indhente børneattest. (FL §33 stk. 5)

Andre kommunale afdelinger/forvaltninger

For lokaler, der udlånes eller udlejes af andre kommunale afdelinger/forvaltninger, foretages tilsynet af de pågældende afdelinger/ forvaltninger.

For foreninger og andre aktører, der hører under anden lovgivning og modtager støtte via anden lovgivning, foretages tilsynet af de afdelinger/forvaltninger, der tildeler støtten.

For foreninger og andre aktører, som modtager støtte under anden lovgivning og derigennem automatisk har adgang til at låne Kultur og Idræt kommunale lokaler, foretages tilsynet af de afdelinger/forvaltninger, som tildeler støtten. (FL §44a)

Klageadgang

Folkeoplysende foreninger, aftenskoler og andre, der ansøger eller modtager støtte på grundlag af disse retningslinjer, har mulighed for at klage over en afgørelse truffet af Kultur og Idræt. Klager sendes til Kultur- og Idrætsudvalget via mailen kulturogidraet@koege.dk senest 14 dage efter, at ansøgeren har modtaget afgørelsen.

Det er ikke muligt at anke Kultur- og Idrætsudvalgets afgørelser, da udvalget er øverste klageorgan for sager, der vedrører folkeoplysningsloven og tilhørende bekendtgørelse og ændringer samt sager, der vedrører Køge Kommunes retningslinjer på området.

Foreninger og andre, der ansøger eller modtager støtte på grundlag af disse retningslinjer, men som hører under anden lovgivning, kan klage til den afdeling/forvaltning, der har behandlet deres ansøgning.