Retningslinjer for folkeoplysende foreninger

Køge Kommune støtter det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde ved gratis at udlåne lokaler og anlæg og ved at give støtte til aktiviteter med børn og unge under 25 år.

Det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde rummer idræt samt idébestemt og samfundsengagerende børne- og ungdomsarbejde, hvortil der er knyttet deltagerbetaling.

Formålet med det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde er med udgangspunkt i aktiviteten og i det forpligtende fællesskab at styrke folkeoplysningen og dermed medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og at deltage aktivt og engageret i samfundslivet.

En forenings virksomhed hviler således på selve aktiviteten og et forpligtende fællesskab. Ved forpligtende fællesskab forstås, at det ikke er tilstrækkeligt at deltage som enkeltperson i en konkret aktivitet, men at man deltager sammen med andre i aktiviteten og i det sociale samvær, som er forbundet med foreningsdannelsen.

For at være folkeoplysende skal aktiviteterne være med deltagerne og ikke for deltagerne.

Hvis en forening opfylder kravene i disse retningslinjer kan den søge tilskud til sit virke som
folkeoplysende forening i Køge Kommune.

2.1 Godkendelse som folkeoplysende forening

For at blive godkendt som folkeoplysende forening, skal foreningen udfylde ansøgningsskemaet, som ligger på www.koege.dk/folkeoplysning. Blanketten skal udfyldes så grundigt som muligt.

Skemaet indsendes til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk  sammen med:

• Foreningens vedtægter, som er daterede og underskrevet af hele bestyrelsen
• Underskrevet referat fra seneste generalforsamling
• Aktivitetsplaner, skal indeholde så fyldestgørende informationer, så Kultur og Idræt kan vurdere, om aktiviteterne er folkeoplysende og indeholder undervisning, udvikling eller læring sammen med andre, herunder emne, periode, tid, sted, organisering, målgruppe mv.
• Erklæring om at foreningen vil indhente børneattester

For at der kan være tale om en folkeoplysende forening, skal der være tale om kontinuerlige
aktiviteter i løbet af året.

2.2 Krav til folkeoplysende foreninger

For at blive godkendt som frivillig folkeoplysende forening – eller en afdeling under en folkeoplysende forening – i Køge Kommune, skal foreningen som minimum:

• have formuleret et formål med foreningsdannelsen. Dette formål skal fremgå af foreningens vedtægter og være i overensstemmelse med Folkeoplysningslovens § 1
• tilbyde folkeoplysende virksomhed efter folkeoplysningsloven
• have en bestyrelse
• være demokratisk opbygget
• bygge på aktivt medlemskab og have mindst fem betalende medlemmer
• som udgangspunkt være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål
• have en virksomhed, der er almennyttig (ikke-kommerciel) og kontinuerlig (der skal være tale om faste, planlagte aktiviteter som løber over hele året)
• høre hjemme i Køge Kommune
• I sine vedtægter sikre, at formuen ved opløsning af foreningen går til et almennyttigt formål i Køge Kommune (FL §4 stk. 2)

For at foreningen kan låne lokaler eller modtage tilskud er det desuden et krav at:

• foreningen afleverer erklæring om indhentning af børneattest
• foreningen har et CVR-nummer med en tilknyttet NEM-konto
• foreningen har en digital postkasse (e-boks) (FL§ 18)

2.2.1 Hvilke foreninger er ikke folkeoplysende?

Foreninger, hvis hovedformål er fagligt, sygdomsbekæmpende, varetagelse af patientinteresser, afholdelse af religiøse handlinger og ceremonier, eller fester og andet socialt samvær, hvor aktiviteterne er uden videre formål, anses ikke som folkeoplysende i Køge Kommune.

2.2.2 Vedtægter

Foreningens vedtægter skal være underskrevet af bestyrelsen og som minimum indeholde oplysninger om:

1. Foreningens formål
2. Foreningens hjemsted
3. Betingelser for medlemskab
4. Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer
5. Regnskabs- og formueforhold, herunder budget, fastlæggelse af evt. kontingent, valg af revisor
6. Tegningsret for foreningen
7. Procedure for vedtægtsændringer, generalforsamlinger samt minimumsdagsorden for ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger
8. Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved foreningens opløsning. (BEK nr. 1251 §1)

Hvis foreningen efter at være blevet godkendt som folkeoplysende forening, senere ændrer sine vedtægter, skal foreningen sende de nye vedtægter til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk til fornyet godkendelse.

Hvis en forening opretter nye underafdelinger med egne vedtægter, skal disse underafdelinger fremsende deres vedtægter til Kultur og Idræt med henblik på godkendelse.

Hvis en forening opretter nye underafdelinger, og disse ikke har egne vedtægter, men anvender foreningens vedtægter, skal Kultur og Idræt orienteres om dette.

2.2.3 Erklæring om indhentning af børneattester

Alle foreninger, der modtager tilskud og låner lokaler, skal hvert år udfylde en erklæring om indhentelse af børneattester, også selvom der ikke er børn og unge blandt foreningens medlemmer. Kommunen må ikke udbetale tilskud eller udlåne lokaler til foreningen, før erklæringen er udfyldt. Erklæringen kan hentes på www.koege.dk og signeres med CVR-nummer og NemID. (BEK 1251 §3 og FL§ 4 stk. 4)

2.2.4 CVR-nummer, e-boks og Nemkonto

Alle foreninger, der skal have tilskud fra Køge Kommune, skal have et CVR-nummer, en digital postkasse (e-boks) og en såkaldt NEMkonto. CVR-nummer oprettes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside under ”Frivillige foreninger”. Det kræver et NemID, som ikke behøver være tilknyttet foreningen, men kan være tilknyttet en person i foreningen. CVR-nummeret skal fornyes hvert 3. år, ellers udløber det. Foreningen er ansvarlig for at sørge for at CVR-nummeret er opdateret og at der er tilknyttet en aktiv kontaktperson.

2.2.5 Bestyrelsens ansvar

Foreningens bestyrelse har over for Køge Kommune følgende ansvar:

1. Bestyrelsen skal sikre, at det kommunale tilskud anvendes efter Folkeoplysningens retningslinjer samt evt. øvrige betingelser for det konkrete tilskud.
2. Foreningens bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for foreningens tilskud. Bestyrelsen hæfter dog personligt for det tilskud, som foreningen har modtaget, hvis et tilbagebetalingskrav er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan anses som forsætlig eller uagtsom.
3. At aflevere relevant materiale inden for de fastsatte frister
4. At afgive alle oplysninger vedrørende foreningens forhold, som Køge Kommune anmoder om til brug for oplysning om virksomhed efter Folkeoplysningsloven
5. At overholde regler for brug af anviste kommunale faciliteter.
6. Løbende at oplyse korrekt og opdateret information og kontaktoplysninger for foreningen
7. At afgive erklæring hvert år om at foreningen indhenter børneattester.
8. At foreningen har et CVR-nummer med tilknyttet digital postkasse (e-boks), og at der altid er tilknyttet en aktiv kontaktperson for dette CVR nummer.
9. At sikre, at folkeoplysningslovens krav om revision er opfyldt. (FL§31)

2.2.6 Hvad er en ny forening?

En forening betragtes som ny, hvis den aldrig har været godkendt, eller når den tidligere har været godkendt som forening, men har været ophørt. I sidstnævnte tilfælde skal foreningen godkendes på ny, hvilket foregår som beskrevet i afsnit 2.1. OBS: Foreningen ophører automatisk, hvis den ikke indsender regnskab.

2.3 Tilskudsordninger for frivillige folkeoplysende foreninger

Køge Byråd fastsætter hvert år en økonomisk ramme til at støtte folkeoplysende foreninger i Køge Kommune. Godkendte frivillige folkeoplysende foreninger har mulighed for at få søge aktivitetstilskud, få anvist kommunale lokaler til sine aktiviteter eller søge tilskud til egne eller lejede lokaler samt søge kursustilskud i henhold til Folkeoplysningsloven. Disse tilskud beskrives
yderligere i dette afsnit.

Desuden kan folkeoplysende foreninger søge tilskud i de puljer, som er beskrevet i introduktionen til disse retningslinjer. Se nærmere på www.koege.dk.

2.4 Aktivitetstilskud

Aktivitetstilskuddet kan søges af alle godkendte frivillige folkeoplysende foreninger i Køge Kommune. Foreningen kan først søge aktivitetstilskud i kalenderåret efter, at foreningen er blevet godkendt.

Aktivitetstilskuddet er et generelt tilskud, som kan bruges til foreningens almindelige aktiviteter, ordinær drift og indkøb af rekvisitter.

Ansøgningsfristen er 1. marts.

• Ansøgninger der indkommer senest d. 1. marts imødekommes med 100 pct.
• Ansøgninger der indkommer i perioden 2.-15. marts imødekommes med 70 pct.
• Ansøgninger der indkommer efter den 15. marts imødekommes ikke. (FL § 18 stk. 1)

2.4.1 Krav til ansøgning om aktivitetstilskud

Følgende skal være opfyldt for at en forening kan få aktivitetstilskud:

• Foreningen skal senest 1. juni aflevere regnskab fra kalenderåret før (med korrekt påtegning jfr. afsnit om regnskab og revisionsbestemmelser) til Kultur og Idræt. Ved for sen aflevering bortfalder foreningens ret til aktivitetstilskud. Regnskabet sendes efter generalforsamlingens godkendelse til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk. Se i øvrigt afsnit 2.8 mht. krav til regnskab og revision.
• Aktivitetstilskud udbetales kun for kontingentbetalende medlemmer bosiddende i Køge Kommune. Et medlem i kontingentrestance kan ikke tælles med.
• Aktivitetstilskuddet kan ikke overstige aktive medlemmers samlede kontingentindbetaling året før. Aktive medlemmer defineres, som medlemmer, der har deltaget aktivt og betalt kontingent i minimum 3 måneder. De samlede forventede kontingentindtægter skal oplyses i forbindelse med den digitale ansøgning.
• Antallet af kontingentbetalende medlemmer skal opgøres hvert år pr. 31. december. Ledere og trænere, der er medlemmer, men som ikke betaler kontingent, skal ikke tælles med. Hvert medlem tæller én gang for hver forskellig idrætsgren, vedkommende er tilmeldt, fx. håndbold, fodbold og gymnastik. Et medlem, der deltager på flere forskellige
  hold indenfor samme idrætsgren, tæller dog kun med én gang, og det tæller også kun én gang uanset medlemmet går til samme idrætsgren både indendørs og udendørs.
• Personer, som alene betaler for engangsydelser, eller gebyrer, anses ikke for aktive medlemmer og kan ikke tælles med i foreningens ansøgning om aktivitetstilskud. Der ydes ikke tilskud til virksomhed, der hører under anden lovgivning. Tilskud under 100 kr. udbetales ikke, og der opkræves ikke skyldige beløb under 100 kr.

2.4.2 Beregning af aktivitetstilskud

Aktivitetstilskuddet beregnes på grundlag af et pointsystem baseret på medlemmernes aldersfordeling og medlemsantallet skal indberettes digitalt på foreningsportalen EG On, som nedenstående:

Alder: 0-18 år, Vægtet i point: 4, Handicapppede vægter i point: 12

Alder: 19-25 år, Vægtet i point: 2, Handicapppede vægter i point: 6

Alder: 26-59 år, Vægtet i point: 0, Handicapppede vægter i point: 0

Alder: 60+, Vægtet i point: 0, Handicapppede vægter i point: 0

(FL §15, §19, §19 stk. 2)

Bemærk at foreningerne også skal oplyse antal medlemmer mellem 26-59 år og 60+ år, selvom de ikke udløser ekstra tilskud, da disse aldersgrupper anvendes til statistik og beregning af lokaletilskud.

Efter ansøgningsfristens udløb bliver alle foreningernes pointtal lagt sammen. Foreningernes samlede pointtal svarer til det samlede afsatte budget for aktivitetstilskud. Derefter deles det afsatte budget med det samlede pointtal, hvorefter der fremkommer en generel pointværdi.

Den enkelte forenings aktivitetstilskud beregnes ved at gange pointværdien med den enkelte forenings pointtal.
Aktivitetstilskuddet udbetales i én rate, når foreningen har indsendt et revideret, godkendt og korrekt påtegnet regnskab. (FL §19 stk. 4)

2.4.3 Handicappede medlemmer

Handicappede medlemmer er medlemmer, der er handicappede i forhold til foreningens aktiviteter. Hvert enkelt medlem, evt. forældre, skal skriftligt overfor foreningen erklære på tro og love, at deltagelse sker som handicappet i forhold til aktiviteten.

Erklæringen skal opbevares hos foreningen.

Tro- og loveerklæringen skal have følgende ordlyd: ”Jeg erklærer på tro og love, at jeg har et handicap i forhold til deltagelse i aktiviteten”.

Derudover skal erklæringen indeholde personens navn, adresse, fødselsdata, det konkrete emne, foreningens navn, aktivitetsdata (start- og sluttidspunkt og evt. holdnr.) samt dato og underskrift.

Stab- og Kulturafdelingen kan fravige kravet om erklæring, hvis det er åbenbart, at deltageren er handicappet i forhold til aktiviteten i det konkrete emne. Ansøgning om dispensation fra tro- og loveerklæring skal indsendes til Kultur og Idræt.

2.5 Kursustilskud

Køge Kommune afsætter årligt midler til en pulje til kursustilskud.

Kursustilskud kan søges af alle godkendte frivillige folkeoplysende foreninger i Køge Kommune.

Kursustilskud er tilskud til relevante kurser for ledere, trænere og bestyrelsesmedlemmer (ikke suppleanter til bestyrelsen) fra foreningslivet. Der kan ydes tilskud på maksimalt 800 kr. pr. deltager pr. kursus. Tilskudsstørrelsen gradueres, hvis der indkommer flere ansøgninger, end der er midler til.

Der ydes ikke tilskud til transport, forplejning og kurser i udlandet samt til temadage, årsdage, konferencer og lignende.

Ansøgningsfristen er 1. marts og gælder for afholdte kurser i perioden 1. januar – 31. december i det forrige kalenderår.
Foreningen ansøger om at få udbetalt tilskud for samtlige kurser på én gang via foreningsportalen EG On. Tilskuddet udbetales, når foreningen har indsendt et revideret, godkendt og korrekt påtegnet regnskab. (FL §19 stk. 4)

Der ydes ikke tilskud til virksomhed, der hører under anden lovgivning. Tilskud under 100 kr. udbetales ikke, og der opkræves ikke skyldige beløb under 100 kr.

2.6 Lokaletilskud

Køge Kommune råder over et antal kommunale lokaler og udendørs anlæg. Så vidt muligt får de folkeoplysende foreninger anvist offentlige lokaler, der stilles gratis til rådighed for foreningens aktiviteter. Hvis der ikke er egnede offentlige lokaler til rådighed, kan foreningen søge om tilskud til aktiviteter, der har folkeoplysende formål, og som foregår i egne eller lejede lokaler. (FL §25 stk. 2)

Der ydes lokaletilskud til godkendte foreningers egne eller lejede haller, hytter, lokaler og lejrpladser.

Tilskud til egne og lejede lokaler beregnes på grundlag af sidste års afholdte tilskudsberettigede udgifter samt foreningens aktivitetstimer. På www.koege.dk findes en vejledning om lokaletilskud samt de maximale tilskudssatser vedr. egne og lejede lokaler.

2.6.1 Hvilke udgifter kan foreningen få tilskud til?

Ved brug af foreningens egne lokaler og lejrpladser ydes der lokaletilskud til dækning af følgende udgifter:

• Renter af prioritetsgæld
• Skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen
• Udgifter til almindelig vedligeholdelse, opvarmning og belysning
• Rengøring og eventuelt nødvendigt tilsyn.

Ved brug af lejede lokaler og lejrpladser ydes der lokaletilskud til dækning af følgende udgifter:

• Det aftalte godkendte lejebeløb
• Afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten
• Udgifter til opvarmning og belysning
• Rengøring og eventuelt nødvendigt tilsyn.
• Én times brug af omklædningsrum pr. gang i forbindelse med udendørs kampe, hvor det er nødvendigt at leje omklædningsrum. (BEK 1251 §12 stk. 1)

2.6.2 Hvilke udgifter er ikke tilskudsberettigede?

Der ydes ikke tilskud til:

• Lokaleudgifter ved offentlige arrangementer, hvor der betales entré
• Lokaleudgifter i forbindelse med indtægtsgivende arrangementer, hvis hovedformål er, at skabe indtægter for foreningen, fx loppemarked, banko m.m.
• Udgifter til lokaler – bortset fra svømmehaller og bowlinghaller – hvor andre samtidig har adgang mod betaling
• Leje af kommercielt drevne lokaler til styrketræning
• Aktiviteter, der ikke fremmer fællesskabet, herunder aktiviteter, hvis formål eller adfærd modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, samt har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige  handlinger. (FL §4a, BEK §5 stk. 2, §9 stk. 2)

2.6.3 Lejeindtægter

Forud for beregning af lokaletilskud fratrækkes eventuelle leje- eller fremlejeindtægter efter følgende regler:

• Foreninger med egne lokaler skal fratrække lejeindtægter, hvis der lejes ud til en forening, som er berettiget til at få lokaletilskud
• Foreninger med egne lokaler skal ikke fratrække lejeindtægter fra lejere, som ikke selv er berettigede til at modtage lokaletilskud efter Folkeoplysningsloven
• Det er en forudsætning for at opnå lokaletilskud, at foreningens primære formål udgør hovedanvendelsen af lokalerne
• Foreninger, der får indtægter ved at fremleje lokaler, de selv har lejet sig ind i, skal fratrække fremlejeindtægten
• Indtægter ved bortforpagtning skal fratrækkes. (BEK 1251 §12 stk. 2)

2.6.4 Forhold mellem lejer og udlejer

For at sikre sig mod at der kan være personlige økonomiske interesser knyttet til det kommunale tilskud, kan foreninger ikke få tilskud, når de lejer lokaler af følgende personer og organisationer:

• Foreningens valgte revisor
• Foreningens bestyrelsesmedlemmer
• Fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, hvor en eller flere af foreningens bestyrelsesmedlemmer sidder i bestyrelsen eller ledelsen
• Fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, hvor en eller flere af foreningens bestyrelsesmedlemmer er ansat, advokat, revisor eller på anden måde rådgiver for aftenskolen
• Ovenstående personers ægtefælle eller nærtstående slægtning

Der kan gives dispensation, hvis det kan sandsynliggøres, at lejemålet er af uvæsentligt omfang. Ansøgning om dispensation sendes til Kultur og Idræt sammen med en redegørelse for ovenstående personsammenfald.

2.6.5 Nye ansøgninger om lokaletilskud

En ansøgning om lokaletilskud anses som ny, når det er første gang, foreningen søger, eller når en forening søger om tilskud til nye lokaler, flere timer/hold eller renovering af et eksisterende lokale.

Ved nye ansøgninger om lokaletilskud til nye eller større lokaler, skal der forinden foreligge en lejekontrakt samt tilladelse fra Bygge- og Brandmyndigheden om anvendelse af lokalerne til foreningsformål – det handler bl.a. om bestemmelserne i lokalplanen, og at sikkerhedsforholdene er i orden.

Kultur- og Idrætsudvalget kan undlade at yde lokaletilskud til nye eller ændrede lejemål. (FL §25 stk. 5)

2.6.6 Beregning af lokaletilskud

Tilskud til egne og lejede lokaler beregnes på grundlag af afholdte og betalte tilskudsberettigede udgifter samt aktivitetstimer. Der kan kun ydes tilskud svarende til det faktiske antal aktivitetstimer.

Lokaletilskuddet beregnes på baggrund af antallet af foreningsmedlemmer mellem 0 og 25 år, samt ledere og instruktører i foreningen.

En aktivitetstime defineres som en time, hvor foreningens aktive medlemmer (dvs. mere end ét medlem) deltager i foreningsaktiviteter i foreningens egne eller privat lejede lokaler. Opgørelsen af foreningens tilskudsberettigede aktivitetstimer skal hvile på en løbende skriftlig registrering.

Når lokaletilskuddet skal beregnes, bruges de senest indberettede og aktuelle medlemsoplysninger, altså medlemsoplysningerne fra 31.12 i beregningsåret. Der tages ikke hensyn til, hvor mange timer de enkelte aldersgrupper har anvendt de pågældende faciliteter.

Ved beregningen anvendes de vejledende timepriser fastsat af Kommunernes Landsforening (KL) eller Kultur- og Idrætsudvalgets fastsatte timesatser for leje af de selvejende idrætshaller.

Foreningens maximale tilskud beregnes ved at gange det faktiske antal aktivitetstimer med de vejledende timesatser. Selvom foreningens faktiske udgifter er højere, kan der ikke udbetales mere end det maximale tilskud.

Ved beregningen af lokaletilskuddet tages udgangspunkt i de faktiske tilskudsberettigede udgifter og det beregnede maximale tilskud/aktivitetstimetilskuddet. Det laveste af disse beløb anvendes til beregning af det tilskudsberettigede beløb.

Herved fremkommer det tilskudsberettigede beløb, hvoraf kommunen yder tilskud på 65%.

2.6.7 Tilskud til socialt samvær

Udover foreningens primære aktiviteter kan der også ydes lokaletilskud til socialt samvær i egne eller lejede lokaler i tilknytning til den primære aktivitet.

2.6.8 Nedsættelse af lokaletilskud

Kultur og Idræt kan nedsætte foreningens lokaletilskud, hvis driftsudgifterne for et lokale, en hal eller en lejrplads ikke står i rimeligt forhold til antallet af deltagere eller lokalets anvendelse i øvrigt, eller hvis der er tale om en urimelig høj husleje ift. markedsleje.

Kultur og Idræt kan desuden nedsætte lokaletilskuddet til lejede lokaler mv. hvis der i lejen er indeholdt udgifter, som ikke vil udløse tilskud hvis det var foreningens eget lokale. (FL §26, stk. 1-3)

2.6.9 Ændringer i beregningsgrundlaget

Hvis foreningen kan se, at lokaleudgifterne ændrer sig væsentligt i det kommende år, skal foreningen sende oplysninger til Kultur og Idræt om ændringerne senest 1. november i året før tilskuddet udbetales. Væsentlige ændringer defineres som en stigning på mere end 10 % i forhold til det udbetalte a conto tilskud.

Eksempel på forventede større udgifter i kommende år kan være:

• Større planlagte udgifter til almindelig vedligeholdelse eller renovering af foreningens egne lokaler
• Stigning i foreningens udgifter til leje af lokaler eller lejrpladser
• Flere timer/hold på baggrund af en stigning i antallet af medlemmer

I helt ekstraordinære tilfælde har foreningen mulighed for at søge om en forhøjelse af lokaletilskud til foreningens driftsudgifter i indeværende år. Dette gælder ved pludselig opståede udgifter, der ikke har været til at forudse, og som ville komme ind under reglerne for lokaletilskud.

Et eksempel på en pludselig opstået udgift i indeværende år kan f.eks. være udskiftning afvandvarmer.

Udgiften skal dokumenteres ved ansøgning om forhøjelse af lokaletilskuddet.

2.6.10 Udbetaling af lokaletilskud

Lokaletilskud udbetales som a conto beløb. Tilskud op til 100.000 kr. bliver udbetalt i én rate senest den 1. februar, og tilskud over 100.000 kr. bliver udbetalt i to rater senest den 1. februar og 1. august.

A conto tilskuddet udbetales som hovedregel på baggrund af den seneste afsluttede afregning.
A conto tilskuddet prisfremskrives hvert år med KLs fremskrivningsprocent.

Foreningen skal selv være opmærksom på, om Kultur og Idræts beregnede a conto beløb er realistisk eller skal opjusteres eller nedsættes.

Hvis en forening ikke ønsker udbetaling af a conto lokaletilskud, men i stedet ønsker, at tilskuddet først udbetales, efter at foreningen har afleveret den endelige afregning for tilskudsåret, skal foreningen give Kultur og Idræt besked om dette, så snart tilskuddene er offentliggjort, og inden beløbene går til udbetaling.

2.6.11 Afregning af lokaletilskud

Foreninger, der har modtaget lokaletilskud, skal indsende afregning for udbetalt lokaletilskud senest 1. marts året efter via foreningsportalen EG On.

Eventuel efterregulering finder sted i forbindelse med indsendelse af afregningen. Det er kun udgifter, der er betalt inden for regnskabsåret, der er tilskudsberettigede.

Der ydes ikke tilskud til virksomhed, der hører under anden lovgivning. Tilskud under 100 kr. udbetales ikke, og der opkræves ikke skyldige beløb under 100 kr.

2.6.12 Distriktsforeninger

I Køge Kommunes ydes lokaletilskud og anvises lokaler til distriktsforeninger, der er etableret under folkeoplysningsloven efter samme regler som de folkeoplysende foreninger.

Distriktsforeninger defineres i Folkeoplysningsloven som foreninger, hvor medlemmerne er lokalforeninger i flere kommuner. Foreningen skal have almindelige foreningsmæssige aktivitetstilbud for lokalforeningens medlemmer. (FL §45)

2.7 Dispensation fra deltagerbetaling og åbenhed

Det er en forudsætning for at modtage tilskud, at der er knyttet deltagerbetaling til aktiviteten. Der kan dog søges dispensation fra dette, hvis foreningen ønsker at nå særligt udsatte grupper.

Det er ligeledes en forudsætning at aktiviteten er åben for alle. Hvis målet er at introducere nye grupper til de folkeoplysende aktiviteter, kan der dog søges dispensation fra åbenhedskriteriet. Dispensationen kan højst gives for den samme person på ét hold i højst et år.

Såfremt en forening ønsker at benytte sig af disse muligheder i det kommende kalenderår, skal foreningen fremsende en begrundet ansøgning herom til Kultur og Idræt inden 1. november. (FL §14 stk. 2 og 4)

2.8 Regnskab og revision

Alle godkendte foreninger skal hvert år indsende et revideret årsregnskab, også selvom foreningen ikke har modtaget tilskud. Regnskabet skal følge kalenderåret fra 1. januar – 31. december. Hvis foreningens regnskab ikke følger kalenderåret, skal foreningen udarbejde et regnskab for modtagne tilskud fra 1. januar til 31. december.

Regnskabet skal være Kultur og Idræt i hænde senest d. 1. juni det følgende år. I særlige tilfælde kan Kultur og Idræt dispensere fra denne tidsfrist for regnskabsaflæggelse. (FL §29)

2.8.1 Krav til regnskab

Regnskabet skal indeholde følgende:

• Det skal fremgå, hvor meget foreningen har modtaget i tilskud fra Køge Kommune, og hvor meget foreningen har modtaget i kontingentindbetalinger.
• Tilskud fra Køge Kommune skal specificeres: Det skal fremgå, hvor meget foreningen har fået i
  
  • Aktivitetstilskud
  • Kursustilskud
  • Lokaletilskud
  • Støtte fra Udviklingspuljen
  • Støtte fra andre kommunale puljer
  • Tilskud udbetalt i forbindelse med foreningskontrakter omkring vedligehold og rengøring af klubhuse.
• Hele bestyrelsen skal skrive under på, at folkeoplysningslovens bestemmelser, bekendtgørelse og ændringer hertil samt de kommunalt fastsatte retningslinjer er overholdt.

2.8.2 Krav til revision

Foreninger, der modtager mindre end 300.000 kroner i tilskud fra Køge Kommune (inkl. alle tilskud, også div. puljer), skal indsende et regnskab, der er revideret af en foreningsvalgt revisor og underskrevet af hele bestyrelsen.

Foreninger, der modtager mere end 300.000 kroner i tilskud fra Køge Kommune (inkl. alle tilskud, også div. puljer) skal indsende et regnskab, der er revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Såfremt foreningen er en flerstrenget idrætsforening, hvor afdelingerne har en selvstændig økonomi og selvstændig regnskabsaflæggelse, skal foreningen anvende registreret eller statsautoriseret revisor til de afdelinger, hvor tilskuddet overstiger 300.000 (inklusiv lokaletilskud).

Revisoren ikke må være medlem af bestyrelsen eller beslægtet eller besvogret i op- eller nedstigende linje eller sidelinjen, så nær som søskendebørn med nogle af bestyrelsesmedlemmerne.

2.8.2a Revisionskrav ved tilskud under 300.000 kr.

Ved mindre foreninger med et samlet kommunalt tilskud under 300.000 kr. skal revisoren undersøge følgende:

• Om tilskudsregnskabet er rigtigt
• Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjer
• Om foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne
• Om foreningens oplysninger til Køge Kommune er korrekte
• Om der er dokumentation for deltagernes egenbetaling.

Revisoren skal desuden:

• Påtegne regnskabet og det skal her fremgå, at regnskabet er revideret efter reglerne i Folkeoplysningsloven. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen.
• Have adgang til at foretage de undersøgelser, som vedkommende finder nødvendige og have de oplysninger og den bistand, som vedkommende finder nødvendige for at kunne udføre sit hverv. Foreningen skal give revisor de oplysninger, som har betydning for bedømmelsen af regnskabet og de tilskudsudløsende faktorer.
• Gøre foreningen opmærksom på, hvis vedkommende finder lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter i forbindelse med midlernes forvaltning. Foreningen har i den forbindelse pligt til at underrette Stab- og Kulturafdelingen inden for tre uger. Hvis dette ikke sker, skal revisor selv underrette Stab- og Kulturafdelingen.

2.8.2b Revisionskrav ved tilskud over 300.000 kr.

Ved større foreninger med et samlet kommunalt tilskud over 300.000 kr. skal revisoren undersøge:

• Om tilskudsregnskabet er rigtigt.
• Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjer.
• Om foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne.
• Om foreningens oplysninger til Køge Kommune er korrekte.
• Om der er dokumentation for deltagernes egenbetaling.

Øvrige opgaver:

• Revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser.
• Revisor foretager normalt revision i løbet af året.
• Revisor foretager uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn mindst en gang årligt.
• Revisor undersøger forretningsgange for tilskudsudløsende faktorer for at kontrollere, at den interne kontrol er betryggende.
• Revisor påtegner regnskabet, og det skal fremgå, at regnskabet er revideret efter reglerne i loven og lovbekendtgørelsen. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen
• Revisor fører en revisionsprotokol over foreningens samlede regnskab, og det uanmeldte kasseeftersyn skal fremgå heraf. Foreningen indsender protokollen til kommunen.
• Revisor skal i forbindelse med revision gøre foreningen opmærksom på, hvis vedkommende finder lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter i forbindelse med midlernes forvaltning. Foreningen har i den forbindelse pligt til at underrette Kultur og Idræt inden for tre uger. Hvis dette ikke sker, skal revisor selv underrette Kultur og Idræt.

Ved revision af årsregnskabet indføres endvidere en erklæring om, at revisor:

• Opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser
• Under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om
• Anser regnskabet for aflagt i overensstemmelse med gældende regler, og at tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

2.9 Mangelfuld eller for sen regnskabsaflæggelse

Hvis en forening afleverer et mangelfuldt regnskab, hvis regnskabet ikke er godkendt og revideret med korrekte påtegninger, eller foreningen ikke afleverer regnskab, udsender Kultur og Idræt højst to rykkere.

Afleveres det manglende materiale eller hele regnskabet ikke inden fristen på anden rykker, kan Kultur og Idræt kræve tilskuddet tilbagebetalt for sidste tilskudsår samt indeværende tilskudsår. Foreningen kan desuden udelukkes fra tilskud for det kommende år.

2.10 Tilbagebetaling af tilskud

Kultur og Idræt kan forlange, at beløb der ikke er anvendt i overensstemmelse med loven og de kommunalt fastsatte retningslinjer, tilbagebetales eller modregnes i kommende års tilskud.

Krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud rettes mod foreningen. Se i øvrigt afsnittet ”Bestyrelsens ansvar”.

Hvis en forening ikke overholder loven eller de kommunalt fastsatte retningslinjer, kan Kultur og Idræt undlade at yde tilskud for en nærmere angiven periode. (FL §30, §31, §32)

2.11 Foreningens ophør

Hvis det på en generalforsamling besluttes at lukke en forening, skal der inden for en måned sendes et slutregnskab til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk sammen med en kopi af referat fra foreningens generalforsamling, hvor det fremgår, at foreningen lukkes.

Sammen med regnskabet skal indsendes beslutning om, hvilket almennyttigt formål i Køge Kommune foreningens eventuelle formue/overskud er anvendt til, og dokumentation for at overskuddet er anvendt til det pågældende formål.

Generelle bestemmelser vedr. offentliggørelse, tilsyn og klageadgang

Offentliggørelse af tilskud, afslag og regnskaber

I henhold til Folkeoplysningsloven skal Køge Kommune offentliggøre tilsagn og afslag på tilskud for folkeoplysende foreninger og aftenskoler samt regnskaber for disse. Offentliggørelsen finder sted på www.koege.dk. (FL §29 og §35a)

Kommunens tilsyn

Køge Kommune fører tilsyn med at nye og godkendte frivillige folkeoplysende foreninger og aftenskoler lever op til Folkeoplysningens krav og bestemmelser, herunder at de ikke har en adfærd, der modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og deres aktiviteter må ikke have karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige
handlinger.

Stab- og Kulturafdelingen gennemfører tilsynet på følgende måder:

• Nye foreninger, der ønsker at blive godkendt som folkeoplysende forening eller aftenskole, eller som ønsker at blive godkendt til at låne lokaler, skal præsentere vedtægter og beskrivelse af deres aktiviteter.
• Selvorganiserede grupper inden for kultur- og idrætsområdet, der ønsker at låne lokaler skal præsentere beskrivelse af gruppens formål, og det formål, de ønsker at bruge lokalet til, ligesom de skal beskrive deres aktivitetsplaner.
• Hvert år bliver et antal foreninger/aftenskoler udtaget til stikprøvekontrol af tilskudsregnskaber, inkl. dokumentation for udgifter og indtægter samt deres baggrund for ansøgning om tilskud. Hvis foreningen udvælges til stikprøvekontrol, skal man kunne fremvise dokumentation for minimum 2 kalenderår. Tilsynet foretages dels af Kultur og Idræt og dels af ekstern revision.
• Hvert år indhentes aktivitetsplaner/program og årsberetning fra et antal foreninger/aftenskoler, som gennemgås af Kultur og Idræt.
• Stab- og Kulturafdelingen kan desuden gå på tilsyn i foreningen/aftenskolen og til enhver tid foretage øvrig stikprøvekontrol hos alle brugere af lokaler, mht. dokumentationsmateriale, lokalebrug, aktiviteter mv.
• Endelig fører Kultur og Idræt tilsyn med foreninger og andre aktører, der modtager støtte fra afdelingens puljer ved behandling af ansøgning, regnskab og evaluering. (FL §33 stk. 5)

Selvejende haller

Selvejende haller, som udlåner eller udlejer lokaler, følger egne regler, men er dog som minimum ansvarlige for at sikre sig at de foreninger, der låner eller lejer lokaler hos dem ikke har en adfærd, der modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og deres aktiviteter må ikke have karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige
handlinger. De sørger desuden for, at foreninger, der bruger deres lokaler har udfyldt erklæring om, at de vil indhente børneattest. (FL §33 stk. 5)

Andre kommunale afdelinger/forvaltninger

For lokaler, der udlånes eller udlejes af andre kommunale afdelinger/forvaltninger, foretages tilsynet af de pågældende afdelinger/ forvaltninger.

For foreninger og andre aktører, der hører under anden lovgivning og modtager støtte via anden lovgivning, foretages tilsynet af de afdelinger/forvaltninger, der tildeler støtten.

For foreninger og andre aktører, som modtager støtte under anden lovgivning og derigennem automatisk har adgang til at låne Kultur- og Idrætsafdelingens kommunale lokaler, foretages tilsynet af de afdelinger/forvaltninger, som tildeler støtten. (FL §44a)

Klageadgang

Folkeoplysende foreninger, aftenskoler og andre, der ansøger eller modtager støtte på grundlag af disse retningslinjer, har mulighed for at klage over en afgørelse truffet af Kultur og Idræt. Klager sendes til Kultur- og Idrætsudvalget via mailen kulturogidraet@koege.dk senest 14 dage efter, at ansøgeren har modtaget afgørelsen.

Det er ikke muligt at anke Kultur- og Idrætsudvalgets afgørelser, da udvalget er øverste klageorgan for sager, der vedrører folkeoplysningsloven og tilhørende bekendtgørelse og ændringer samt sager, der vedrører Køge Kommunes retningslinjer på området.

Foreninger og andre, der ansøger eller modtager støtte på grundlag af disse retningslinjer, men som hører under anden lovgivning, kan klage til den afdeling/forvaltning, der har behandlet deres ansøgning.