Retningslinjer for lån og leje af lokaler og anlæg

Køge Kommune stiller en række kommunale lokaler og udendørs anlæg, gratis til rådighed for de foreninger og aktører i Køge Kommune, der er godkendt til at låne lokalerne på baggrund af Folkeoplysningsloven og disse retningslinjer.

Andre foreninger og aktører kan leje lokalerne, hvis de opfylder betingelserne herfor. Udover de kommunale lokaler og anlæg findes der i kommunen en række selvejende haller, som følger egne regler.

3.1 Hvilke lokaler og anlæg kan lånes og lejes?

Kultur og Idræt råder over et antal lokaler og haller, der kan lånes og lejes for dem, der er godkendt til det.
Kultur og Idræts lokaler og haller ligger fortrinsvist på skoler i kommunen, og de kan lånes i eftermiddags- og aftentimerne på hverdage og i dag- og aftentimerne i weekender.

Skolerne har som udgangspunkt lukket i ferier og på helligdage, og der kan derfor normalt ikke udlånes lokaler i disse tidsrum.

Kultur og Idræt råder også over lokaler i Køge Spejderhus, Boholtehallen, Borup Kulturhus og foredragssalen i Ølby mv. Afdelingen kan desuden anvise lokaler på Køge Gymnasium.

Kultur og Idræts lokaler samt lokaler ved selvejende haller bookes via foreningsportalen EG On. For en nærmere beskrivelse, se https://koege.kultur.egon.dk/Public/Locations.

Arealer til udendørs aktiviteter ligger ved skoler, haller og kommunale ejendomme og på forskellige idrætsanlæg. Foreninger, der ønsker at låne udendørs anlæg kan booke dem via kommunens hjemmeside på www.koege.dk.

Derudover udlåner og udlejer Teaterbygningen sale og mødelokaler. Se mere på www.teaterbygningen.nu. Ejby og Bjæverskov Medborgerhuse kan lånes/lejes ved direkte kontakt til medborgerhusene.

Faciliteterne stilles til rådighed med el, varme og rengøring og fornødent udstyr, samt den indretning og det inventar, der eksisterer til daglig. (FL §22 stk. 1 og 3)

3.2 Hvem kan låne lokaler og anlæg?

Det er et krav, at alle, der låner kommunens lokaler og udendørs anlæg, har et grundlæggende formål og en adfærd, der bygger på demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og at deres aktiviteter ikke har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige handlinger. De skal desuden opfylde kravene i disse retningslinjer og indsende en ansøgning om at blive godkendt til at låne lokaler, som det fremgår af afsnit 3.3. (FL Kap 1, §1 og §4a)

Kultur- og Idrætsudvalgets lokaler kan som udgangspunkt lånes gratis af følgende foreninger og aktører i prioriteret rækkefølge:

Kommunale institutioner - kerneopgaver

Kommunale institutioner kan låne lokaler til aktiviteter, der er knyttet til deres kerneopgaver, som f.eks. ungdomsskole- og musikskoleundervisning, årligt tilbagevendende arrangementer for skoler og dagtilbud mv., som f.eks. eksamen, dimissioner og lignende.

Frivillige folkeoplysende foreninger og aftenskoler i Køge Kommune

Disse foreninger og aftenskoler kan låne kommunale lokaler og udendørs anlæg, hvis de opfylder Folkeoplysningslovens betingelser, og såfremt de ønskede lokaler og anlæg er egnede til formålet og ledige.

Det er ikke en betingelse, at foreningen/aftenskolen også modtager tilskud fra kommunen til aktiviteter/undervisning.

Inden for denne gruppe prioriteres som følger:

1. Folkeoplysende aktiviteter for børn og unge
2. Folkeoplysende voksenundervisning og tilknyttede aktiviteter
3. Aktiviteter for voksne, som er godkendt under Folkeoplysningsloven

Ved lokaler, der er særligt egnede til aktiviteter til handicappede, skal der som udgangspunkt anvises til aktiviteter for handicappede, før der anvises til andre aktiviteter.(FL § 21 stk. 4)

Distriktsforeninger

Disse foreninger kan låne lokaler til fællesarrangementer for folkeoplysende medlemsforeninger, såfremt én af foreningerne, der deltager i arrangementerne, er fra Køge Kommune.

Andre foreninger med hjemsted i Køge Kommune:

Disse foreninger kan låne lokaler under forudsætning af, at foreningen:

Er organiseret som en forening med vedtægter, der beskriver foreningens formål
At foreningens aktiviteter har et fællesskabssigte og er til gavn for almenvellet
Er demokratisk opbygget med en bestyrelse valgt af medlemmerne
Bygger på aktivt medlemskab og har mindst 5 medlemmer
Er åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål
At hovedparten af aktiviteter finder sted i Køge Kommune
Har kontinuerlige og almennyttige aktiviteter
Har besluttet at et evt. overskud ved foreningens ophør skal tilfalde et almennyttigt formål i Køge Kommune.

Selvorganiserede grupper i Køge Kommune

Disse kan låne lokaler, hvis gruppen er åben for alle, og har aktiviteter, som understøtter almenvellet. Det er et krav, at den ansvarlige for gruppen bor i Køge Kommune, og at gruppen har aktiviteter i Køge Kommune.

Sociale foreninger for seniorer i Køge Kommune, der er godkendt efter Servicelovens §79

Foreningerne skal hvert år dokumentere, at de er godkendt efter Servicelovens §79. Såfremt de ikke er godkendt, vil de blive betragtet som ”Andre foreninger”, og skal derfor overholde de krav og retningslinjer, der knytter sig hertil.

Aktører, der har modtaget tilskud efter Servicelovens § 18

Foreninger og andre, der har modtaget disse tilskud, kan låne lokaler til den aktivitet, de har modtaget tilskud til og i den periode deres bevilling gælder for, dog højst i en periode på et år.

Foreninger/grupper i Køge Kommune med begrænset adgang

Disse foreninger/grupper kan låne lokaler, hvis de ud fra saglige kriterier ikke er åbne for alle, men har et formål og en aktivitet, som understøtter almenvellet.

Kommunale aktører, kommunale forvaltninger, selvejende institutioner (ikke kerneopgaver)

Disse kan låne lokaler til enkeltbegivenheder, der ikke knytter sig til kerneopgaver, hvis der er ledige lokaler. Lokalerne kan tidligst bookes 8 uger før.

Enkeltpersoner i Køge Kommune

Disse kan låne lokaler til enkeltbegivenheder, hvis der er tale om offentlige arrangementer, som understøtter almenvellet, hvis der er ledige lokaler. Lokalerne kan tidligst bookes 8 uger før, ved at der fremsendes skriftlig ansøgning til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk.

Foreninger, der er organiseret med vedtægter, er demokratisk opbygget og hjemmehørende i Køge Kommune, men ikke åbne for alle

Disse kan låne lokaler til generalforsamlinger. De kan desuden låne til enkeltarrangementer, som er åbne for alle og til gavn for almenvellet, hvis der er ledige lokaler. Lokalerne kan tidligst bookes 8 uger før, ved at der fremsendes skriftlig ansøgning til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk.
Det er Kultur og Idræt, der i alle tilfælde vurderer, om der kan anvises lokaler. Vedr. klageadgang se afsnit 4.

3.3 Godkendelse til at låne

Foreninger, der allerede er godkendt som folkeoplysende foreninger, er automatisk godkendt til at låne lokaler.

Andre, der ønsker at låne Kultur- og Idrætsudvalgets lokaler og udendørs anlæg, skal godkendes af Kultur og Idræt, inden de første gang kan låne lokale/anlæg. Det er et krav, at lokalerne lånes til konkrete aktiviteter, og ikke kun til socialt samvær eller værestedsaktiviteter.

Godkendelsen foregår ved, at man sammen med ansøgning om lån af lokale/anlæg fremsender en beskrivelse af formålet med den aktivitet, man vil bruge lokale/anlæg til, samt foreningens/gruppens formål og aktivitetsplaner.

For foreninger skal desuden vedlægges vedtægter, som er underskrevet af bestyrelsen, ligesom der skal medsendes erklæring om indhentning af børneattest.

Selvorganiserede grupper skal have oprettet CVR nummer, og de skal ligesom foreninger indsende en erklæring om indhentning af børneattest.

For lokalforeninger af større eller landsdækkende foreninger/organisationer, skal der fremsendes egne vedtægter.

Ansøgning om godkendelse til at låne lokaler sendes til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk. Sagsbehandlingstiden vil normalt være op til 4 uger.

Hvis foreningen senere ændrer sine vedtægter, skal de nye vedtægter fremsendes til Kultur og Idræt.

Foreninger og andre aktører, der har modtaget midler fra Velfærdsforvaltningen under Servicelovens §18 og §79, er automatisk godkendt til at låne lokaler og skal ikke indsende ansøgning om godkendelse til Kultur og Idræt.

3.3.1 Erklæring om børneattest

Det er et krav, at alle, der låner og lejer kommunale lokaler og udendørs anlæg skal afgive erklæring om indhentning af børneattest. Dette gælder uanset, om man laver aktiviteter for eller med børn og unge eller ej. Erklæringen kan hentes på www.koege.dk.

Dette gælder således også lånere, der har modtaget støtte via Servicelovens §18 og §79, selvom de automatisk er godkendt til at låne lokaler.

3.4 Prioriteret anvisning af lokaler og anlæg til særlige formål

Ved anvisning af lokaler tages hensyn til om de aktiviteter, der skal foregå i lokalerne, kræver særlige faciliteter, som det f.eks. er tilfældet med aktiviteter for handicappede og aktiviteter, der er afhængige af indendørs faciliteter.

Ved lokaler, der er særligt egnede til aktiviteter til handicappede, skal der som udgangspunkt anvises til aktiviteter for handicappede, før der anvises til andre aktiviteter. (FL §21 stk. 4)

Aktiviteter, der er afhængige af indendørs faciliteter for at kunne udføres, som f.eks. gymnastik og håndbold, prioriteres som udgangspunkt højere end udendørsaktiviteter som spejder.

For Køge Gymnasium gælder det, at der kun anvises lokaler her, hvis andre egnede kommunale lokaler ikke er ledige.

For Køge Spejderhus Marksvinget gælder det, at Køgespejderne, herunder Sct. Georgs Gildet Køge, har fortrinsret til lån af lokalerne, jf. Køge Byråds beslutning fra 20. december 2005, og prioriteres således først i fordelingen af sæsonlån. Ønsker kommunale skoleklasser og daginstitutioner at benytte spejderhuset til fast institutionsbrug, sker det mod betaling.

3.5 Hvem skal betale leje for kommunens lokaler?

Foreninger med hjemsted i Køge Kommune, der ikke lever op til de kriterier for gratis lokalelån, der er beskrevet ovenfor, skal betale leje for at bruge kommunens lokaler.

Godkendte foreninger fra andre kommuner skal betale leje.

Det er et krav, at alle, der lejer kommunens lokaler og udendørs anlæg, har et grundlæggende formål og en adfærd, der bygger på demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og at deres aktiviteter ikke har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige handlinger. (FL §1 og §4a)

Takstbladet med priser for leje kan findes på kommunens hjemmeside www.koege.dk.

3.6 Private og kommercielle arrangementer

Køge Kommune udlåner ikke lokaler og faciliteter til private fester, private formål eller til kommercielle formål. Kultur- og Idrætsafdelingen og enheder herunder udlåner som udgangspunkt ikke lokaler til rene samlings- og værestedsaktiviteter.

3.7 Arrangementer med entré

De foreninger, grupper mv. der er beskrevet i afsnit 3.3 kan låne kommunale lokaler til enkeltstående arrangementer med entré under forudsætning af, at overskuddet anvendes til at støtte foreningens formål og aktiviteter, som skal være til gavn for almenvellet.

3.8 Lokalelån til stiftende generalforsamling

Det er muligt at låne et mødelokale til stiftende generalforsamling i forbindelse med opstart af en forening.
Kultur og Idræt vurderer i alle tilfælde, om foreningen har et grundlæggende formål og en adfærd, der bygger på demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og at deres aktiviteter ikke har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige handlinger. (FL §1 og §4a)

3.9 Tre typer af lån og leje af lokaler

Kultur- og Idrætsudvalgets lokaler kan som udgangspunkt kun lånes eller lejes i løbet af skoleåret, dvs. i perioden fra ca. 15. august til ca. 25. juni. Lokaler i Borup Kulturhus, Køge Spejderhus, foredragssalen i Ølby samt Ejby og Bjæverskov medborgerhuse kan dog som
udgangspunkt lånes hele året. Der skelnes mellem tre typer af lån og leje:

Sæsonlån/sæsonleje: I løbet af foreningens sæson kan foreningens låne/leje et lokale i en periode, på en bestemt ugedag og et bestemt tidsrum (f.eks. holdtræning hver onsdag kl. 17-18 i perioden fra 1/11-31/5)
Enkeltbookinger: Datobestemt lån eller leje, dvs. bookinger på en enkelt dato og et enkelt tidsrum, eller i serier (f.eks. til foreningsmøder eller lign.) Det kan også være til et forløb af foreningsaktiviteter, der ikke er booket inden sæsonbookingens frist.
Turneringslån/Særarrangementer: Særlige og større arrangementer, som f.eks. turneringer, stævner, koncerter mv.

Alle bookinger af lokaler foregår over EG On, på nær følgende:

Foreninger, der ønsker at benytte et skolelokale mellem kl. 8 og 16, skal henvende sig direkte til servicelederen på den pågældende skole.
Foreninger, der ønsker at bruge Teaterbygningens lokaler eller Ejby og Bjæverskov medborgerhuse, skal henvende sig direkte dertil.
Foreninger og andre, der ønsker at leje et lokale skal sende en ansøgning til kulturogidraet@koege.dk, hvor det fremgår, hvad lokalet skal anvendes til.

Foreninger skal forvente, at kommunen i nogle tilfælde forsøger at samle aktiviteter for at udnytte pladsen optimalt eller for at undgå at opvarme en hel hal, hvis der f.eks. kun er tale om booking af en enkelt badmintonbane.

Omklædningsrum skal om nødvendigt deles mellem flere foreningers brugere samtidigt. F.eks. ved aktivitet på udendørs fodboldbane på skole samtidig med aktivitet i indendørs hal/gymnastiksal.

3.9.1 Sæsonlån eller –leje

Hvis en godkendt forening ønsker at låne eller leje lokaler til en hel sæson i tidsrummet mandag-fredag efter kl. 16 (Køge Gymnasium, dog først efter kl. 17) samt i weekenderne, skal der ansøges elektronisk via EG On. Der skal udfyldes en lokaleansøgning for hvert enkelt lokale, hold, tid og ugedag.

Ansøgningsfristen for sæsonlån og -leje er den 1. marts. Det kan ses på EG On, når der åbnes for sæsonbooking. Foreningerne kan senest 1. juni se på EG On, hvilke sæsonlån, de har fået tildelt.

Senest 14 dage før lokalerne tages i brug skal foreningerne kontakte servicelederen for at få udleveret regler for brugen samt evt. nøglekort, der giver adgang til lokalerne. Kontaktoplysninger på servicelederne findes på EG On under de relevante faciliteter.

Foreninger, der har sæsonlån af et lokale i en periode, skal vige for:

Aktiviteter, der hører under skolens primære formål, f.eks. eksaminer, terminsprøver og temauger.
Turneringer, stævner og særarrangementer, som bookes efter sæsonbookingen i foråret.
OBS: Sæsonbookinger gælder ikke i skoleferier og på skolefridage.

3.9.2 Enkeltbookinger

Godkendte foreninger, der ønsker at låne et lokale til enkelte arrangementer på specifikke datoer i tidsrummet mandag-fredag efter kl. 16.00 (Køge Gymnasium, dog efter kl. 17.00) samt i weekenderne, skal via foreningernes bookingansvarlige gå ind på EG On og følge vejledningen for elektronisk booking.

Såfremt en forening ønsker at leje et lokale, kontaktes Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk senest 3 uger, før den ønskede dato for leje af lokalet.

Foreningen skal altid selv underrette servicelederen umiddelbart efter, at bookingen er gået igennem og senest 14 dage før den reserverede dato med henblik på at aftale adgang til lokalet mm. Kontaktoplysninger på servicelederne findes på EG On under de relevante faciliteter.

3.9.3 Særarrangementer/ Turneringslån

Ved særarrangementer forstås store enkeltstående arrangementer, f.eks. turneringer, stævner, koncerter eller events, som kræver lang planlægningshorisont. Særarrangementer prioriteres over sæsonlån.

Ved særarrangementer skal et lokale bookes i EG On, og foreningen skal herefter afvente godkendelse fra Kultur og Idræt.

Selvom de ønskede tider til et særarrangement er optaget i EG On, kan foreningen stadig indtaste en anmodning om et særarrangement. Kultur og Idræt vil herefter reservere tiden.

Ved booking af særarrangementer i de selvejende haller, er det hallerne, der godkender bookingen. Bookinger i selvejende haller foregår også via EG On. Ved spørgsmål skal de selvejende haller kontaktes. Kontaktinformationer findes på www.koege.dk og EG On under de relevante faciliteter.

3.10 Overblik over reservationer

Det er muligt at få et overblik over foreningens tider uden at logge på EG On. Se https://koege.kultur.egon.dk/public/associations.

3.11 Skolernes ferie

Der er lukket for brug af lokaler på skolerne i ferierne. I særlige tilfælde kan foreningerne ansøge servicelederen om lov til at benytte lokalerne. Skolernes ferieplan findes på www.koege.dk.

3.12 Overnatningsarrangementer

Det er gratis for godkendte foreninger at overnatte i de kommunale lokaler, fx i forbindelse med større stævner, såfremt servicelederen godkender ansøgningen. Ansøgning om tilladelse til overnatning sker direkte til servicelederen. Udover ansøgningen til servicelederen er det foreningens ansvar at søge tilladelse til overnatning hos Brand og Redning. Du skal sende ansøgning til tmf@koege.dk på mail senest 2 uger før overnatningen. Vær opmærksom på at opgive den præcise adresse for overnatningsstedet (fx Skovvej 1-3). Tilladelsen fra Brand og Redning skal fremvises på forlangende.

3.13 Ansvar og forpligtelser ved lån og leje af lokaler og udendørs anlæg

Alle, der låner eller lejer lokaler og udendørs anlæg, skal leve op til følgende ansvar og forpligtelser.

1.13.1 Ansvar og nøgler

Lokalerne må kun benyttes til de aktiviteter, som er godkendt af kommunen eller servicelederne, og det er ikke tilladt for foreninger, der har fået anvist lokaler til aktiviteter, at låne eller leje lokaler ud til andre foreninger eller personer. Dette gælder også baner, f.eks. til badminton.

I forbindelse med aftalen omkring udlån af lokaler udleveres nøglekort eller nøgler, og den enkelte bruger instrueres i brugen heraf med henblik på selv at kunne låse op mv. Nøglekort/nøgler fås ved henvendelse i dagtimerne til servicelederen på den enkelte institution.

Der skal altid være en ansvarlig person fra foreningen, som servicelederen kan kontakte. Det er foreningens ansvar, at den ansvarlige bruger er bekendt med sit ansvar for lokalets brug og åbning og aflåsning af lokalet. Servicelederen vil gennemgå disse forhold med den ansvarlige bruger.

Foreningerne har ansvaret for et tildelt lokale i tildelingsperioden. Det betyder, at foreningen/brugeren skal sørge for, at efterlade lokalet almindelig ryddet/fejet, borde/stole skal være stillet på plads samt vinduer og døre lukket og låst, når lokalet forlades. Det er også lånerens ansvar at klargøre idrætshaller mv. ved opsætning og nedtagning af net, bander og
lignende rekvisitter. Der kan være særlige regler for de enkelte lokaler.

Foreningen/brugeren bliver draget til ansvar og pålagt erstatning for eventuelle skader på lokaler/inventar samt ved udløsning af diverse alarmer med f.eks. udrykning fra vagtselskab, brandmyndighed mv. Hvis der kræves ekstra rengøring efter lokalebrug, afkræves foreningen efter gældende timetakst.

Undervisningsmateriel må kun benyttes af kyndige instruktører.

3.13.1 Aflysning af reservationer

Foreningerne har pligt til at meddele, hvis de alligevel ikke skal bruge lokalet, eller hvis de skal bruge det i et kortere tidsrum end booket, så andre kan få glæde af lokalerne. Alle ubenyttede, tildelte tider skal aflyses.

Hvis der er tale om aflysning af en hel sæson eller en enkelt dato i en sæsonbooking, skal foreningen give besked til Kultur og Idræt på kulturogidraet@koege.dk, der herefter aflyser bookingen i systemet.

Hvis der er tale om en enkeltbooking, der skal aflyses, skal foreningen selv slette den enkelte tid i EG On og give besked til servicelederen.

3.13.2 Ændring af tildelt tid

Foreningernes tildelte tider kan blive aflyst. Det vil typisk ske, når der skal afholdes et enkeltarrangement/særarrangement, som f.eks. foreningerne/brugernes turneringer, koncerter, foredrag og lign., eller når kommunen selv skal bruge lokaler/anlæg til egen virksomhed, som f.eks. valghandling, borgermøder, terminsprøve/eksamen, translokation, skoleidræt, vedligehold og lign.

Servicelederne skal give låneren et skriftligt opsigelsesvarsel på mindst 14 dage. Især i maj-juni kan der være mange aflysninger, da der er terminsprøver og eksamener på mange skoler.

3.13.3 Misligholdelse og udelukkelse

Det er afgørende, at foreningerne anvender de offentlige lokaler til foreningens primære formål som det fremgår af foreningens vedtægter, og at ordensregler mv. overholdes, herunder at det kun er tilladt at benytte indendørs fodtøj i sale og haller.

Det er desuden afgørende, at lokalerne benyttes i den tildelte tid og ikke står tomme. Ved fast lån føres der tilsyn med, om tiderne bliver brugt. Hensigten er, at så mange foreninger som muligt skal kunne have glæde af lokalerne. Ved udeblivelse uden afbud er låneren ansvarlig for lokalet.

Ved en registreret udeblivelse uden afbud vil en forening modtage en skriftlig advarsel om, at foreningens lokalelån ved næste registrerede udeblivelse uden afbud uden yderligere varsel kan blive inddraget og stillet til rådighed for andre foreninger med behov for lokalelån.

Ved misbrug og misligholdelse af disse retningslinjer kan foreningen udelukkes fra brug af de kommunale lokaler. Foreningen vil få en skriftlig begrundelse for udelukkelse fra brug af lokaler, og foreningen har i sådanne tilfælde ankemulighed.

3.13.4 Klagemulighed

En låner har ret til at klage over en afgørelse om lån af kommunale lokaler, som er truffet af institutionen, hvor foreningens aktiviteter finder sted, eller Kultur og Idræt. Se klagevejledningen i afsnit 4.

3.13.5 Opbevaring og forsikring af eget udstyr og rekvisitter

Idet lokalerne bruges af mange, har foreningerne ikke ret til skabe el.lign. til opbevaring af eget udstyr og rekvisitter. Der kan dog træffes midlertidig aftale med de enkelte institutioner om opbevaring.

Når en forening medbringer sine egne rekvisitter til brug af foreningens medlemmer, og de skal opbevares på skolen i et lånt lokale, skal foreningen selv tegne en løsøreforsikring.

3.13.6 AV-udstyr

Eventuelle lån af AV-udstyr kan aftales med servicelederen. Foreningerne er ansvarlige for, at bestilt AV-udstyr og lignende er under opsyn i hele det tidsrum, der er aftalt ved bestilling.

3.13.7 Rygning

Rygning i lokalerne er forbudt. Herudover skal den enkelte institutions regler for rygning på matriklen følges.

3.13.8 Skader på lokaler og inventar samt udløsning af alarmer

Skader på bygninger og inventar opstået under udlån meddeles straks til servicelederen. Hvis dette ikke er muligt, anmeldes skaden næste dag til institutionen, hvor udlånet er aftalt. Alle kommunale bygninger er tilknyttet et alarmanlæg, der er tilkoblet brandvæsen, vagtselskab mv. Regningen for en skade eller udløst alarm/udrykning vil altid blive sendt til den forening/gruppe, der er ansvarlig for lokalet i det pågældende tidsrum.