Få det bedste ud af koege.dk med den nyeste version af Firefox, Google Chrome, Internet Explorer eller Safari.

Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside.

Læs om vores cookiepolitik

Ja tak til cookies eller nej tak til cookies

Referat af møde i Kultur- og Idrætsudvalget

Den 04.09.2017 kl. 15:30 i Byrådsstue Ivar Huitfeldt


Indholdsfortegnelse


Lukkede Punkter


Deltagere:

Ali Ünsal, (V)
Anette Simoni, (V)
Annabella Al-Nafousi, (F)
Erik Swiatek, (A)
Lene Møller Nielsen, (A)
Paul Christensen, (V)
Thomas Kielgast, (F)


95.   Godkendelse af dagsorden


Indstilling
Beslutning

Godkendt.

Punkt 117 blev behandlet efter punkt 97.

Fraværende
Thomas Kielgast (F)

Til toppen


96.   Kultur- og Idrætsudvalgets møde med FMU for Kultur- og Økonomiforvaltningen


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at udvalget drøfter udfordringer og handlemuligheder med FMU for Kultur- og Økonomiforvaltningens medarbejderside i forhold til budget 2018-2021.
Baggrund og vurdering

I henhold til Budgetvejledningen 2018-2021 afholder Kultur- og Idrætsudvalget møde med FMU for Kultur- og Økonomiforvaltningen (FMU KØF) om de overordnede økonomiske rammer samt udfordringer og handlemuligheder. Formålet med drøftelsen er, at MED-organisationen bidrager med faglige input og opmærksomhedspunkter.

FMU-KØF's medlemmer deltager fra kl. 15:30.

Økonomi
Intet at bemærke.
Beslutning
Drøftet.
Fraværende
Thomas Kielgast (F)

Til toppen


97.   Etablering af vandrerhjem (hostel) på Køge Marina


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget:

  1. Drøfter forslag til placering og kravsspecifikation for et vandrehjem (hostel) på Køge Marina.
  2. Sender forslaget til udtalelse i Brugerrådet på Køge Marina.
Baggrund og vurdering

Den af Byrådet vedtagne Udviklingsplan for Køge Marina og Nordstranden beskriver en vision for udvikling af det eksisterende marinaområde samt de nyindvundne landområder. Udviklingsplanen peger på en række funktioner og faciliteter, som kan indpasses, herunder et vandrerhjem.

Forvaltningen har som opfølgning herpå inddraget Danhostel, der er en kæde, der organiserer mere end 80 private og offentligt ejede vandrerhjem/hostels i Danmark.  Danhostel har efter en besigtigelse af området udarbejdet et notat med bud på kravspecifikationer til et hostel på Køge Marina med udgangspunkt i DanHostels klassifikationskrav (Se bilag 1). Her peges på et 5-stjernet hostel med tæt relation til strand- og havnelivet. I udgangspunktet er der tale om et hostel med 50 værelser og mødefaciliteter, som vil henvende sig til gæster, som søger muligheden for en aktiv ferie samt fællesskabet med andre gæster. Hostellet vil også kunne rumme grupper, f.eks. lejrskoler, private fester og internatkurser. 

Inden udarbejdelse af udbudsmaterialet sættes i gang, skal der tages stilling til placering af hostellet. Arkitektfirmaet Hasløv og Kjærsgaard har udarbejdet et notat med forslag til to placeringer af hostellet, henholdsvis nord og syd for den eksisterende grusbelagte parkering mellem Nordstranden og marinaen (Se bilag 2). 

Placering af hostellet på den sydlige grund forudsætter, at en del af marinaens vinterbådeopbevaring flyttes mod syd, som det er skitseret i udviklingsplanen. En flytning af bådeopbevaringen vil kræve etablering af en ny vej langs grænsen til jorddepotet med henblik på, at nyt bådoplag kan placeres op ad jordvolden på det nye, sydlige område.

Placering af hostellet på den nordlige grund giver en mere enkel proces, da der ikke er funktioner på grunden, som skal flyttes. Placering af hostellet på den nordlige grund vil desuden betyde, at hostellet får bedre tilknytning til stranden og havnebassinerne. Samtidig reserveres den sydlige grund til eventuelle fremtidige anlæg, som kunne drage fordel af en beliggenhed i tæt tilknytning til marinaen.  

Der skal etableres minimum 25 offentligt tilgængelige p-pladser på egen grund i forbindelse med hostellet.

Når kravspecifikation og placering er drøftet, præsenteres projektet for Brugerrådet på Køge Marina med henblik på at sikre brugernes perspektiv inden endelig beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget. Herefter vil forvaltningen udarbejde udbudsmateriale til godkendelse i Økonomiudvalget.

Når udbuddet er afsluttet, skal der udarbejdes et samlet plangrundlag for marinaen i form af en ny lokalplan, som muliggør de visioner, der er indeholdt i udviklingsplanen, herunder opførelse af et hostel. I forbindelse med lokalplanlægningen vil der foregå en generel inddragelse af borgere og interessenter.

Dan Hasløv, Hasløv & Kjærsgaard, deltager i behandlingen af punktet.

Økonomi

Indstillingen har ingen umiddelbare konsekvenser for Køge Kommune.

Beslutning

Ad 1: Kultur- og Idrætsudvalget peger på Syd-grunden. Kravspecifikationen blev drøftet.

Ad 2: Godkendt.

Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


98.   Nye retningslinjer for kulturpuljen


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget godkender nye retningslinjer for kulturpuljen.
Baggrund og vurdering

Kultur- og Idrætsudvalget behandlede på møde den 14. august 2017 nye retningslinjer for kulturpuljen og besluttede i den anledning at samle de eksisterende puljer på kulturområdet i kun én pulje. Samtidig besluttedes det at sende forslaget til nye retningslinjer til høring i Kultur- og Idrætsrådet.

Da mødet i Kultur- og Idrætsrådet var fastsat til den 31. august 2017, har det ikke været muligt at medtage et evt. høringssvar i sagen. Kultur- og Idrætsrådets beslutning vil således foreligge på Kultur- og Idrætsudvalgets møde.

Økonomi
Intet at bemærke.
Beslutning

Godkendt. På baggrund af Kultur- og Idrætsrådets høringssvar tydeliggøres det, at egenfinansiering kan bestå i egen arbejdskraft.

Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


99.   Realisering af den 1-årige handleplan for kulturstrategien


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget tager orienteringen om oplæg til realisering af den 1-årige handleplan til efterretning.
Baggrund og vurdering

Kultur- og Idrætsudvalget godkendte på møde den 12. juni 2017 en 1-årig handleplan i tilknytning til ny kulturstrategi for Køge Kommune.

I forlængelse heraf har de relevante aktører - Køge Ungdomsskole og Tapperiet, Køge Musikskole, KøgeBibliotekerne og Køge Museum - i samarbejde med forvaltningen udarbejdet oplæg til, hvordan og på hvilket niveau der kan arbejdes med handleplanens indsatser, herunder hvornår de givne indsatser kan ventes igangsat.

Som bilag til sagen indgår dels den 1-årige handleplan, dels et omarbejdet skema, hvor der redegøres for opstart, status etc.

Økonomi
Den 1-årige handleplan søges realiseret inden for de aktuelle økonomiske rammer.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


100.   Køge Marina - ny takst


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, Økonomiudvalget og Køge Byråd, at:

  1. Forslag til ny takst for vintergæstepladser på Køge Marina godkendes med virkning fra 1. november 2017.
  2. Der gives en budgetneutral indtægts- og udgiftsbevilling på 50.000 kr. til Køge Marina for 2018 og fremefter.
Baggrund og vurdering

Køge Marina søger om Byrådets godkendelse af en ny takst for vintergæstepladser på Køge Marina.

Indførelse af mobile stativer på Køge Marina har gjort opbevaring af både på land i vinterhalvåret på Køge Marina attraktiv.

Med de nuværende takster betaler bådejere fra andre havne, for selve opholdet på land, brug af kran samt mobile stativer og evt. ekstra benstøtter. Når betalingen for disse elementer lægges sammen bliver prisen meget høj i forhold til marinaens faste lejere.

Faste lejere i Køge Marina betaler mellem 3.592,50 kr. og 12.325,50 kr. incl. søsætning/ophaling, bådstativ og benstøtter for en helårsplads, dvs. incl. vandplads i sommerhalvåret for tilsvarende størrelse både som i nedenstående skema. 

Køge Marina søger derfor om en ny samlet takst for vinteropbevaring af både, som er 25 % billigere end den pris som gæstepladser ellers skulle betale.

Dette indebærer følgende nye takster for vinteropbevaring af både:

takst kr.
Gæstebåd vinter i perioden 1 november til 30 april under 3 tons, inklusiv optagning/søsætning samt stativ – uden mast/benstøtter 7.009,50
Gæstebåd vinter i perioden 1 november til 30 april under 3 tons, inklusiv optagning/søsætning, samt stativ – med mast/benstøtter 7.384,50
Gæstebåd vinter i perioden 1 november til 30 april under 6 tons, inklusiv optagning/søsætning, samt stativ uden mast/benstøtter 7.384,50
Gæstebåd vinter i perioden 1 november til 30 april under 6 tons, inklusiv optagning/søsætning, samt stativ med mast/benstøtter 7.759,50
Gæstebåd vinter i perioden 1 november til 30 april under 12 tons, inklusiv optagning/søsætning, samt stativ uden mast/benstøtter 7.759,50
Gæstebåd vinter i perioden 1 november til 30 april under 12 tons, inklusiv optagning/søsætning, samt stativ med mast/benstøtter 8.134,50

Ovennævnte tiltag forventes at give en indtægt på 10.000 kr. i 2017 og ca. 50.000 kr. i 2018 og fremefter.

Forvaltningen anbefaler at taksten godkendes og indføres med virkning fra 1. november 2017.

Økonomi

Der henvises til ovenfor.

Der søges en budgetneutral indtægts- og udgiftsbevilling på 50.000 kr. for 2018 og fremefter.

Økonomisk Afdeling bemærker, at der søges en indtægtsbevilling på 50.000 kr. og en udgiftsbevilling på 50.000 kr. vedr. indtægter som følge af ny takst for vintergæstebåde på Køge Marina for 2018 og frem. Bevillingen er budgetneutral og har derfor ingen effekt på kassen.

Beslutning

Ad 1 og 2: Anbefales.

Fraværende
Ali Ünsal (V)

Til toppen


101.   Driftsudgift - foreningslokaler


Indstilling
Formanden for Kultur- og Idrætsudvalget indstiller at Kultur- og Idrætsudvalget drøfter sagen.
Baggrund og vurdering

Formanden har afholdt møder med repræsentanter for en række kulturelle og sociale foreninger, som har gjort opmærksom på behovet for et foreningshus i Køge centrum.

Huset ønskes anvendt til foreningsaktiviteter, møder og kontorfaciliteter.

Der er nogle lokaler på Vandværket på Sdr. Allé i Køge, som bliver ledige primo 2018 i forbindelse med udflytning af opgaver til det nye vandværk på Vasebækvej i Køge.

Formanden for Kultur- og Idrætsudvalget har derfor anmodet forvaltningen om at opgøre driftsudgifterne ved tomgang og fuld drift for disse lokaler.

Det drejer sig om 4 lokaler bestående af et lagerrum på ca. 77 m2, en garage på ca. 160 m2 og 2 depotrum på henholdsvis ca. 16,5 m2 og ca. 19,5 m2 svarende til i alt 273 m2. Lokalerne (bygning) er vist i vedhæftede: lokaler i vandværket på Sdr. Alle i Køge.

Teknik- og Miljøforvaltningen oplyser, at den årlige indvendige og udvendige driftsudgift incl. vedligehold af arealer i fuld drift vil udgøre 273 m2 * 650 kr. = 177.450 kr. Ved tomgangsdrift vil den udgøre 35.490 kr.

Hertil kommer udgift til etablering og ombygning af lokalerne.

Økonomi
Der henvises til ovenfor.
Beslutning
Drøftet.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


102.   Bjæverskov Medborgerhus


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller at Kultur- og Idrætsudvalget:

  1. Drøfter hvorvidt udvalget vil anbefale over for Ejendoms- og Driftsudvalget, at den kommende støtteforening for Bjæverskov Medborgerhus får brugsret til det gamle bibliotek i Bjæverskov.
  2. Såfremt ansøgningen anbefales imødekommet, drøfter hvor finansiering af etableringsudgiften og driften af huset skal findes.
Baggrund og vurdering

Kultur- og Idrætsudvalget besluttede på mødet den 14. august 2017 at anmode forvaltningen om at tage kontakt til borgergruppen med henblik på, at denne evt. indsender en ansøgning om anvendelse af huset.

Arbejdsgruppen har i brev af 21. august 2017 ansøgt om brugsret til det gamle bibliotek i Bjæverskov som medborgerhus/aktivitetshus. Ansøgningen er vedlagt som bilag.

Der var ca. 75 deltagere i borgermødet den 7. august 2017, heraf har 55 tilkendegivet, at de ønsker at være medlem af en evt. støtteforening og 35 har meldt sig som frivillig til driften af et medborgerhus/aktivitetshus. Den foreløbige plan er at der skal etableres en støtteforening med en bestyrelse, som skal stå for driften af huset.

Der er en lang række forslag til aktiviteter, bl.a. datastue, foredrag, udstillinger, læseklub og foredrag. Ideen er at huset skal rumme aktiviteter for alle aldre - fra vugge til grav.

Det gamle bibliotek i Bjæverskov hører under Ejendoms- og Driftsudvalget.

Forvaltningen anbefaler derfor, at udvalget drøfter, hvorvidt udvalget vil anbefale over for Ejendoms- og Driftsudvalget, at den kommende støtteforening for Bjæverskov Medborgerhus får brugsret til det gamle bibliotek i Bjæverskov.

Økonomi

Teknik- og Miljøforvaltningen oplyser at den årlige tomgangsdrift af huset er 30.000 kr.

Den årlige udgift til drift af huset i form af el, vand, varme, tyverialarm, rengøring, vinduespolering, renovation samt snerydning om vinteren vil udgøre ca. 143.000 kr. Som følge heraf vil nettomerudgiften til drift af Bjæverskov gamle bibliotek som medborgerhus udgøre 111.000 kr. årligt.

Teknik- og Miljøforvaltningen gør samtidig opmærksom på, at såfremt huset skal anvendes aktivt skal der installeres tyverialarm og automatisk brandalarmeringssystem til i alt 110.000 kr. Desuden vil der være behov for renovering af køkken for ca. 75.000 kr. incl. montering og hårde hvidevarer. 

Endelig vil der være brug for at anvende ca. 900.000 kr. inden for 1-2 år til genopretning. Heraf skal der alene til genopretning af tag, yder- og indervægge samt vinduer og døre anvendes 600.000 kr. I modsat fald er der risiko for fugt/vandindtrængen, som kan udvikle sig til skimmelsvamp.

Forvaltningen anbefaler, at udvalget, såfremt ansøgningen anbefales imødekommet, drøfter hvor finansiering af etableringsudgiften og driften af huset skal findes.

Beslutning

Ad 1: Drøftet. Anbefales anvendt til medborgerhus under forudsætning af, at den nødvendige lokale opbakning er til stede. Sagen videresendes til Ejendoms- og Driftsudvalget med anbefaling om at give brugsret til huset.

Ad 2: Drøftet. Sagen videresendes til budgetforhandlingerne, idet det anbefales at der indarbejdes en årlig drift på 111.000 kr. samt en engangsudgift på 185.000 kr. Det forudsættes at nødvendig genopretning finansieres af genopretningspuljen.

Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


103.   Ravnsborghallen - ansøgning om lånoptag


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller at Kultur- og Idrætsudvalget godkender Ravnsborghallens ansøgning om lånoptag på 2 mio. kr. til udbygning af fitnessfacilitet og renovering af brusekabiner under forudsætning af, at der indhentes byggetilladelse.
Baggrund og vurdering

Kultur- og Idrætsudvalget godkendte på mødet den 14. august 2017 Ravnsborghallens ansøgning om lånoptag på 1,0 mio. kr. til udbygning af fitnessfacilitet og renovering af brusekabiner under forudsætning af, at der indhentes godkendt byggetilladelse til projektet.

Ravnsborghallen ønskede at anvende 500.000 kr. på renovering af gamle brusekabiner samt 500.000 kr. til understøtning af Firma Idræt Køges ønske om at etablere egen indgang og omklædningsfaciliteter til deres motionscenter.

Tilbygningen koster 1,5 mio. kr., hvoraf Firma Idræt Køge selv fremskaffede 1,0 mio. kr. via lån i Dansk Firmaidræt. Resten ønskede Ravnsborghallen at lånefinansiere, idet hallen ville få glæde af den øgede omklædningskapacitet.

Firma Idræt Køge kan via Dansk Firma Idrætsforbund låne Ravnsborghallen 1,0 mio. kr. Lånet er rentefrit og afdrages over 15 år. Resten låner Ravnsborghallen jf. ovenfor i realkreditinstitut.

Denne finansieringsmodel betyder, at Ravnsborghallen vil stå som ejer af hele tilbygningen, og at Firma Idræt Køge betaler hele finansieringen via en stigning i huslejen indtil lånene i realkreditinstitut og Dansk Firma Idræts Forbund er betalt ud.

Ravnsborghallen ligger på lejet grund hos Køge Kommune, hvorfor Kultur- og Idrætsudvalget skal godkende Ravnsborghallens lånoptag på i alt 2,0 mio. kr. - se vedhæftede fælles lejekontrakt for Ravnsborghallen og Køge Bugt Gymnastikcenter.

De årlige udgifter ved hjemtagning af et lån på 2,0 mio. kr. beløber sig til 140.867 kr. Heraf bidrager Firma Idræt Køge med 133.767 kr. årligt, hvorefter der er en årlig nettoudgift på 7.100 kr. for Ravnsborghallen.

I henhold til den vedtagne tilskudsmodel for de selvejende haller kan Ravnsborghallen have udgifter til renter og afdrag på max. 163.669 kr. om året. Den årlige udgift ved udgangen af 2016 var 146.323 kr., hvorefter der er plads til en årlig stigning i Ravnsborghallens udgifter til renter og afdrag på 17.346 kr.

Ovennævnte nettomerudgift på 7.100 kr. kan således afholdes inden for tilskudsmodellens ramme til renter og afdrag.

Forvaltningen kan derfor anbefale, at udvalget godkender Ravnsborghallens ansøgning om optagelse af lån på 2,0 mio. kr.

Forvaltningen anbefaler endvidere, at der indgås en gensidig lejekontrakt mellem Firma Idræt Køge og Ravnsborghallen om gensidig uopsigelighed svarende til lånets løbetid ift. lejemålet og huslejens størrelse.

Tilbygningen kan placeres inden for det i "lokalplan 1036 Lokalplan - tilbygning til Ravnsborghallen" afmærkede byggefelt. Institutionen afventer, at Kultur- og Idrætsudvalget godkender ansøgningen om lånoptagelse, inden der ansøges om byggetilladelse.

Forvaltningen anbefaler derfor at godkendelsen gives under forudsætning af, at der indhentes en godkendt byggetilladelse til projektet.

Økonomi
Der henvises til ovenfor. Lånoptagelsen har ikke konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning
Godkendt.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


104.   Årsregnskab 2016 for Rishøj Idrætscenter


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget at årsregnskab 2016 for den selvejende institution Rishøj Idrætscenter tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Rishøj Idrætscenter omfatter Rishøjhallen og Skensvedhallen.

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen på repræsentantskabsmøde den 1. marts 2017.

Resultatopgørelsen viser et overskud på 3.584 kr. mod et budgetteret underskud på 25.179 kr.

Årsregnskabet er aflagt efter samme princip som sidste år.

Vedrørende selskabets forretningsgang og interne kontroller, gør revisionen opmærksom på, at det fåtallige personale ikke gør det muligt at etablere en i revisionsmæssig henseende betryggende intern kontrol, som opnås ved at fordele bogførings- og kontrolarbejdet mellem flere personer. Disse bemærkninger har alene til formål at påpege den revisionsmæssige usikkerhed og den begrænsning af revisors ansvar, der er en naturlig følge heraf. Revisionen har som konsekvens af den manglende effektive funktionsadskillelse været nødsaget til ved revisionens gennemførelse at forudsætte tilstedeværelsen af effektiv ledelseskontrol. Den daglige ledelse har tidligere oplyst, at de løbende foretager kontroller for at minimere den forretningsmæssige risiko.

Den foretagne revision har ikke givet anledning til forbehold.

Forvaltningen bemærker, at der er indsneget sig en fejl i note 1 (s. 12 i regnskabet). Institutionen har jf. resultatopgørelsen (s. 9 i regnskabet) modtaget 3.573.463 kr. i driftstilskud fra Køge Kommune i stedet for 3.982.254 kr.

Økonomi

Regnskabsresultatet har ikke konsekvenser for Køge Kommunes økonomi.

Det bemærkes, at Køge Kommune har stillet kommunegaranti for 2.843 t.kr. pr. ultimo 2016, som ved institutionens ophør vil kunne påvirke Køge Kommunes økonomi.

Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


105.   Årsregnskab 2016 for Ravnsborghallen


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at orienteringen om årsregnskab 2016 for Ravnsborghallen tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Ravnsborghallen har fremsendt regnskab for 2016 samt tilhørende revisionsprotokollat den 18. marts 2017.

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen den 8. marts 2017.

Resultatopgørelsen viser et underskud på 17.053 kr.

Årsregnskabet er aflagt efter samme princip som sidste år, bortset fra at reklameindtægten er flyttet fra indregning under egenkapitalen til beregning i resultatopgørelsen som følge af ny regnskabsmodel. Resultatet for regnskabsåret 2015 påvirkes derfor med 29.800 kr. og for 2016 med 21.400 kr.

Revisionen bemærker at institutionens størrelse betyder, at der ikke etableres en reel funktionsadskillelse mellem disponerede, registrerende og kontrollerende funktioner i institutionen. Endvidere er der ikke etableret detaljeret beskrivelse af forretningsgange og interne kontroller, der forebygger og opdager fejl. Disse forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Institutionens daglige ledelse er bekendt med den manglende funktionsadskillelse og har tilkendegivet, at det er en forretningsrisiko, som ledelsen har valgt at tage på grund af institutionens størrelse. Den daglige ledelse har oplyst, at de løbende foretager kontroller for at minimere den forretningsmæssige risiko.

Vedrørende tegningsregler, har revisionen fået oplyst, at to i forening skal godkende og betale institutionens regninger. Der er således ingen der har enefuldmagt til institutionens konti.

Den foretagne revision har ikke givet anledning til forbehold.

Økonomi
Regnskabsresultatet har ikke konsekvenser for Køge Kommunes økonomi. Det skal bemærkes at Køge Kommune har stillet kommunegaranti for 230 t.kr. pr. ultimo 2016, som ved institutionens ophør vil kunne påvirke Køge kommunes økonomi.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


106.   Årsregnskab 2016 for Køgehallerne


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at årsregnskab 2016 for den selvejende institution Køgehallerne tages til efterretning.

Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Køgehallerne har fremsendt regnskab for 2016 samt tilhørende revisionsprotokollat den 31. marts 2017.

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen på repræsentantskabsmøde den 7. marts 2017.

Resultatopgørelsen viser et overskud på 4.582 kr.

Årsregnskabet er aflagt efter samme princip som sidste år.

På grund af institutionens størrelse og organisation, er der ikke udført revision i løbet af regnskabsåret, herunder ikke foretaget uanmeldt eftersyn af likvide beholdninger men udelukkende revideret i forbindelse med aflæggelse af årsregnskab.

Revisionen bemærker, at halinspektør og kasserer har eneprokura og kan disponere alene over institutionens bankkonti. En gang månedligt gennemgår halinspektør og kasserer betalte regninger og bevægelser på hallens konti. Institutionen har indført beløbsgrænse på 30.000 kr. hvortil halinspektøren alene kan betale fakturaer uden kassererens accept. Fakturaer over 30.000 kr. mailer halinspektør til kassereren for godkendelse og denne vedlægges som dokumentation til fakturaen ved betaling.

I forhold til forretningsgange og interne kontroller, gør revisionen opmærksom på, at det fåtallige personale ikke gør det muligt at etablere en i revisionsmæssig henseende betryggende intern kontrol, som opnås ved at fordele bogførings- og kontrolarbejdet mellem flere personer. Revisionen gør udelukkende opmærksom på dette forhold, for at påpege den revisionsmæssige usikkerhed og den begrænsning af revisors ansvar, der er en naturlig følge heraf.  Som konsekvens af den manglende effektive funktionsadskillelse, har revisionen været nødsaget til at forudsætte tilstedeværelsen af effektiv ledelseskontrol.

Vedrørende ledelseskontrol henvises til ovenstående afsnit.

Den foretagne revision har ikke givet anledning til forbehold.

Økonomi
Regnskabsresultatet har ikke konsekvenser for Køge Kommunes økonomi. Det skal bemærkes, at Køge Kommune har stillet kommunegaranti for 193.683 kr. pr. ultimo 2016, som ved institutionens ophør vil kunne påvirke Køge Kommunes økonomi.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


107.   Årsregnskab 2016 for Herfølgehallen


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at årsregnskab 2016 for den selvejende institution Herfølgehallen tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Herfølgehallen har fremsendt regnskab for 2016 samt tilhørende revisionsprotokollat den 14. maj 2017.

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen på repræsentantskabsmøde den 21. marts 2016.

Resultatopgørelsen viser et overskud på 46.035 kr.

Årsregnskabet er aflagt efter samme princip som sidste år.

Den foretagne revision har ikke givet anledning til forbehold.

Økonomi
Regnskabsresultatet har ikke konsekvenser for Køge Kommunes økonomi. Det skal bemærkes, at Køge Kommune har stillet kommune garanti for 201.000 kr. pr. ultimo 2015, som ved institutionens ophør vil kunne påvirke Køge kommunes økonomi.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


108.   Årsregnskab 2016 for Skovbohallerne


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget at:

  1. Årsregnskab 2016 for den selvejende institution Skovbohallerne tages til efterretning.
  2. Skovbohallerne anmodes om at følge den aftalte skabelon for hallernes årsregnskab.
Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Skovbohallerne, der omfatter Skovbohallen, Ejbyhallen og Borup Idrætshal har fremsendt regnskab for 2016 samt tilhørende revisionsprotokollat den 28. april 2017.

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen den 29. marts 2017.

Årsregnskabet viser et overskud på 58.011 kr.

Den anvendte regnskabspraksis er uændret i forhold til tidligere år. Forvaltningen konstaterer, at Skovbohallerne ikke anvender den med hallerne aftalte skabelon for aflæggelse af årsregnskaber for hallerne i Køge Kommune. Forvaltningen anbefaler, at Skovbohallerne anmodes om at følge den aftalte skabelon.

Revisionen bemærker, at på grund af virksomhedens størrelse, herunder antallet af ansatte, der er beskæftiget med administrative opgaver, er der ikke etableret en egentlig intern kontrol, der er baseret på en hensigtsmæssig fordeling af arbejdsopgaverne mellem de ansatte. Revisionen er kun i mindre omfang baseret på virksomhedens forretningsgange og interne kontroller. Revisionen fremhæver derfor, at der er ingen eller kun begrænsede muligheder for at opdage fejl, der er opstået som følge af, at samme person bestrider såvel udførende som kontrollerende funktion. De administrative rutiner foreligger ikke beskrevet.

Ved revisionen af likvider og mellemværende med pengeinstituttet har revisionen konstateret, at de tildelte fuldmagter fortsat tillader fuldmagtshaverne at disponere alene over institutionens midler. Disse forhold øger risikoen for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl. Revisionen har ikke konstateret forhold, der kunne indikere eller vække mistanke om besvigelser af væsentlig betydning for informationerne i årsregnskabet.

Forvaltningen har kontaktet Skovbohallerne om ovennævnte og institutionen oplyser, at det er korrekt at kassereren har eneprokura til Skovbohallernes bankkonti. Alle fakturaer gennemløber modtagekontrol inden de sendes til kassereren til betaling. Formanden og kassereren udfører kontrol af de modtagne fakturaer og formanden attesterer kontinuerligt alle fakturaer. Dvs. der er efterfølgende ledelseskontrol på fakturaerne. Vedrørende beløbsgrænser for igangsætning af reparationen foreskriver Skovbohallernes forretningsorden, at alle småreparationer og akutte problemer afhjælpes ved direkte kontakt til formand eller kasserer, større akutte arbejder forelægges forretningsudvalget. Forretningsudvalget kan iværksætte indkøb, reparationer etc. der beløber sig til max 50.000 kr. uden bestyrelsens godkendelse. Poster over dette beløb forelægges bestyrelsen.

Forvaltningen vurderer derfor, at der er beskrevet forretningsgange for hvem der kan disponere over midlerne samt grænserne herfor. Samtidig er der en god ledelseskontrol på forbruget.

Den foretagne revision har ikke givet anledning til forbehold.

Økonomi

Regnskabsresultatet har ikke konsekvenser for Køge Kommunes økonomi.

Det skal bemærkes, at Køge Kommune har stillet kommunegaranti for 9.624 t.kr. pr. ultimo 2016, som ved institutionens ophør vil kunne påvirke Køge Kommunes økonomi.

Beslutning

Ad 1: Til efterretning.

Ad 2: Godkendt.

Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


109.   Årsregnskab 2016 for Køge Bugt Gymnastikcenter


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at årsregnskab 2016 for den selvejende institution Køge Bugt Gymnastikcenter tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Køge Bugt Gymnastikcenter har fremsendt regnskab for 2016 samt tilhørende revisionsprotokollat den 11. april 2017.

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen den 22. marts 2017.

Resultatopgørelsen viser et overskud på 306.750 kr.

Årsregnskabet er aflagt efter samme princip som sidste år.

Revisionen bemærker, at som følge af det begrænsede antal medarbejdere i institutionens administration, er det ikke muligt at adskille de administrative funktioner effektivt mellem flere personer. Den interne kontrol baseres derfor hovedsagelig på ledelsens overvågning og kontrol af driften, bogføringen og regnskabsaflæggelsen. Idet der ikke er en effektiv funktionsadskillelse og dermed effektive interne kontroller, foreligger der en risiko for, at der opstår tilsigtede eller utilsigtede fejl i institutionens administration, og der kan herved opstå tab. Revisionen kan ikke afsløre disse fejl med sikkerhed.

Revisor er i forbindelse med revisionen ikke blevet bekendt med forhold, der indikerer eller vækker mistanke om besvigelser af betydning for årsregnskabet.

Økonomi
Regnskabsresultatet for Køge Bugt Gymnastikcenter har ikke konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


110.   Årsregnskab 2016 for Museum Sydøstdanmark


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at:

  1. Årsregnskab 2016 for den selvejende institution Museum Sydøstdanmark tages til efterretning,          
  2. Årsrapport 2016 for Museum Sydøstdanmark tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Museum Sydøstdanmark omfatter nyere tids kulturhistorie i Næstved, Køge, Solrød og Vordingborg Kommuner og arkæologi i Næstved, Køge, Vordingborg, Faxe, Stevns, Greve og Solrød Kommuner.

Museum Sydøstdanmark har fremsendt regnskab for 2016, tilhørende revisionsprotokollat samt Årsrapport den 1. maj 2017.

Revisionen fremhæver, at årsregnskabet udarbejdes efter bekendtgørelsen om økonomiske administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet, og dermed ikke efter en regnskabsmæssig begrebsramme med et generelt formål.

Der er for 2016 ændret regnskabspraksis, således at personaleomkostninger er fordelt ud på de øvrige regnskabsposter i resultatopgørelsen for et mere retvisende billede. Ændringen har ingen resultat- eller balanceeffekt. Sammenligningstallene er tilrettet som følge heraf. Årsregnskabet indeholder sammenligningstal for 2015 samt ikke reviderede budgettal for 2016

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen på bestyrelsesmøde den 11. april 2017.

Resultatopgørelsen viser et overskud på 6.234 kr. mod et budgetteret underskud på 54 t.kr. Årets omsætning udgør 58 mio.kr. mod budgetteret 53 mio.kr., hvilket primært kan henføres til en stigning i arkæologiske undersøgelser.

Den foretagne revision har ikke givet anledning til forbehold.

Økonomi
Regnskabsresultatet har ikke konsekvenser for Køge Kommune.
Beslutning

Ad 1 og 2: Taget til efterretning.

Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


111.   Årsregnskab 2016 for Køge Arkiverne


Indstilling

Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at:

  1. Årsregnskab 2016 for den selvejende institution Køge Arkiverne tages til efterretning,
  2. Årsberetning 2016 for Køge Arkiverne tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Den selvejende institution Køge Arkiverne omfatter de 4 lokalarkiver i Køge Kommune: Køge Byhistoriske Arkiv, Lokalhistorisk Arkiv for Herfølge og Sædder Sogne, Højelse Sognearkiv og Skovbo lokalhistoriske Arkiv. Køge Arkiverne har fremsendt regnskab for 2016 samt tilhørende revisionsprotokollat den 10. maj 2017.

Regnskabet er godkendt af bestyrelsen den 23. februar 2017.

Resultatopgørelsen for Køge Arkiverne viser et underskud på 394.760 kr., som finansieres af Køge Fonden. 

Årsregnskabet er aflagt efter samme princip som sidste år.

Revisionen oplyser, at ingen har eneprokura til fondens bankkonti. Der kan kun ske betaling i bank ved prokura 2 i forening. Endvidere oplyser revisionen, at fonden herudover har en bankkonto i Nordea, som kassereren har eneprokura til. Indestående på denne konto er begrænset til 10.000 kr. Kontoen er oprettet til brug for indkøb og betaling via nettet, hvortil der kræves et betalingskort. Dette kort kan ikke tilknyttes fondens øvrige konti i banken. Herudover bemærker Revisionen at der er tilrettelagt en fornuftig ledelseskontrol.

Den foretagne revision har ikke givet anledning til forbehold.

Køge Arkiverne har den 1. juni 2017 fremsendt årsberetning 2016.

Økonomi
Regnskabsresultatet har ikke konsekvenser for Køge Kommunes økonomi.
Beslutning

Ad 1 og 2: Taget til efterretning.

Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


112.   Sygefravær for kultur- og idrætsområdet 2. kvartal 2017


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at sygefraværsrapporten for de kommunale kulturinstitutioner samt de selvejende institutioner pr. 2. kvartal 2017 tages til efterretning.
Baggrund og vurdering

Sygefraværsopgørelse for de kommunale kulturinstitutioner i Køge Kommune pr. 30. juni 2017 er vedlagt som bilag og viser et gennemsnitligt sygefravær på 3,4 %. Ligeledes vises fraværsprocenten for de foregående 4 kvartaler. Der er tale om en stigning på 0,4 procentpoints fra 3,0 % i 2. kvartal 2016 til 3,4 % i 2. kvartal 2017.

De selvejende institutioner og haller er ikke indeholdt i denne rapport, men har manuelt indberettet deres sygefravær frem til 30. juni 2017. Forvaltningen har herefter udarbejdet en sygefraværsoversigt for de selvejende institutioner og haller, som svarer til tabel 1 i rapporten for kommunens kulturinstitutioner. Denne sygefraværsoversigt er ligeledes vedlagt som bilag og viser et gennemsnitligt sygefravær på 3,8 % for de seneste 12 måneder. Der er tale om en stigning på 1,5 procentpoint i forhold til 2. kvartal 2016.

Det samlede sygefravær for hele Køge Kommune ved udgangen af 2. kvartal 2017 er 5,3 %.

Forvaltningen har fortsat fokus på sygefraværet.

Økonomi
Intet at bemærke.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


113.   Tildelte midler i Udviklingspuljen juni 2017


Indstilling
Kultur- og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget tager orienteringen om bevilgede tilskud fra Udviklingspuljen til efterretning.
Baggrund og vurdering

30 foreninger har i forbindelse med uddelingsrunden i juni 2017 indsendt ansøgninger for i alt 1.207.901 kr. til udviklingspuljen. Der er bevilget 495.669 kr.

Denne uddeling er sket efter retningslinjerne vedtaget af Køge Byråd den 28. august 2012.

Den økonomiske støtte gennem puljen kan ske til anskaffelse af rekvisitter, udviklingsorienterede projekter samt den talentudvikling af unge talenter, der finder sted i foreningerne. Puljen er særligt målrettet børn og unge under 18 år. For at søge udviklingspuljen er der krav om, at den ansøgende forening, grupper eller person bidrager med minimum 25% af det samlede budget, der søges tilskud til.

Tilskud fra udviklingspuljen bevilges administrativt med efterfølgende orientering til Kultur- og Idrætsudvalget.

Der er bl.a. bevilget midler til:

  • Ny gummibåd, Køge  Sejlklub
  • Starterbox, DGI svømmeskolekoncept, træningslejr, Køge Svømmeklub
  • Teenagere i træerne, aktive unge i naturen, Køgespejderne
  • Nye bordtennisborde, Skensved IF Bordtennisafdeling
  • Pigeskak event, Køge Skakklub
  • Talenttræning og nye net, Team Køge Volley
  • Springbræt, Gørslev Idrætsforening
  • Rekvisitter til unge, Extreme Muay Thai
  • Rekvisitter til familietræning, Køge Bokseklub
  • Rekvisitter og specialtræning, Bjæverskov Håndbold
  • Træningslejr, Køge Karate Klub
  • Rekvisitter til hold for børn med særlige behov, Bjæverskov Gymnastik

Oversigt over ansøgninger og bevillinger juni 2017 er vedhæftet.

Udviklingspuljens næste ansøgningsrunde har ansøgningsfrist den 1. december 2017.

Økonomi
Ovennævnte beløb 495.669 kr. er afholdt af budget 2017, hvorefter puljens midler for 2017 er opbrugt. Udviklingspuljens samlede beløb er i 2017 864.672 kr. hvor idrætsstrategien jf. handleplanen har bidraget med 100.000 kr.
Beslutning
Taget til efterretning.
Fraværende
Ali Ünsal (V)
Bilag

Til toppen


114.   Orientering fra formanden


Beslutning

Formanden afholdt møde med Køgehallerne den 16. august 2017.

Formanden deltog sammen med borgmesteren i Herfølge Taekwon-Do Skoles 25 års jubilæum.

Formanden deltog den 25. august 2017 i Borup Kulturnat.

Formanden afholdt den 28. august 2017 møde med Køge Håndbold.

Formanden deltog den 30. august 2017 i borgmesterens møde med HB Køge.

Fraværende
Ali Ünsal (V)

Til toppen


115.   Orientering fra forvaltningen


Beslutning

Forvaltningen har godkendt aftenskolen Lysglimt som folkeoplysende forening med tilbud om voksenundervisning.

Fraværende
Ali Ünsal (V)

Til toppen


116.   Eventuelt


Beslutning
Intet.
Fraværende
Ali Ünsal (V)

Til toppen


117.   Orientering fra Køge Kyst (Lukket punkt)


Fraværende
Ali Ünsal (V)

Til toppen


118.   Underføringen (Lukket punkt)


Fraværende
Ali Ünsal (V)

Til toppen


119.   Eventuelt. (Lukket punkt)


Fraværende
Ali Ünsal (V)

Til toppen

Opdateret af Køge Kommune 05.09.17