Borgerrådgiver

Hvad kan borgerrådgiveren hjælpe med?

• At behandle klager og foretage undersøgelser over kommunens sagsbehandling, personalets adfærd og hvordan praktiske opgaver bliver udført
• At forstå en afgørelse fra kommunen
• Information og vejledning om klagesystemet i sager, der vedrører Køge Kommune fx hvordan du klager over kommunens afgørelser, og hvem der kan behandle din klage
• Rådgivning og vejledning samt hjælp til at styrke dialogen mellem dig og kommunen
• Mægling i sager, hvor det vurderes at kunne løse konflikter mellem borger og forvaltning
• At komme med forslag til forvaltningen, om hvordan kommunens sagsbehandling og borgerbetjening kan blive bedre

Borgerrådgiveren kan ikke hjælpe med følgende

• At træffe afgørelser eller ændre i afgørelser (fx bevillinger, forbud, tilladelser eller afslag)
• Klager over indholdet af de politiske beslutninger fx serviceniveauer
• Spørgsmål om personale- og ansættelse i kommunen
• Spørgsmål, som andre klageinstanser skal behandle
• Spørgsmål, der er indbragt for det kommunale tilsyn, ombudsmanden eller domstolene
• Forhold som Byrådet har behandlet eller taget stilling til
• Sager som er afsluttet for mere end 1 år siden
  
  

Om borgerrådgiveren

Formålet med borgerrådgiveren er:

• at styrke dialog og forståelse mellem dig og Køge Kommune
• at bidrage til din retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.
• at hjælpe dig gennem det kommunale system og sikre, at du bliver hørt
• at medvirke til, at henvendelser bliver brugt til at gøre kommunens sagsbehandling, kommunikation og borgerbetjening bedre

Inden du kontakter borgerrådgiveren med en klage, anbefaler borgerrådgiveren, at du først henvender dig der, hvor din sag bliver behandlet, eller hvor opgaven bliver udført.
Hvis du herefter ikke føler dig hørt eller forstået, og du fortsat er utilfreds med kommunens behandling af din sag eller med kommunens behandling af dig, kan du henvende dig til borgerrådgiveren.

Det er op til borgerrådgiveren, om en henvendelse giver anledning til en undersøgelse, samt hvilke dele af henvendelsen undersøgelsen skal omfatte.

Sådan kontakter du borgerrådgiveren

Du er altid velkommen til at kontakte borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren åbner for henvendelser 3. februar 2025.
Du kan henvende dig skriftligt, ringe eller aftale en tid til et møde med borgerrådgiveren. Ring på telefon 24 78 87 36 eller skriv til borgerrådgiverens e-mail eller digitale post.
Det er muligt at få anonym telefonisk rådgivning om generelle forhold i kommunen fx om klagesystemet. Det er ikke muligt at møde op uden forudgående aftale, bortset fra de ”åbent hus” arrangementer som løbende offentliggøres på vores hjemmeside.

Skriftlig henvendelse

Du kan sende en mail til borgerraadgiver@koege.dk, som åbner for henvendelser 3. februar 2025.

Hvis du vil sende fortrolige eller personlige følsomme oplysninger, anbefaler borgerrådgiveren, at du sender oplysningerne via din e-boks, som er sikker digital post.
Du finder borgerrådgiverens digitale postkasse i e-boks under Køge Kommune.

Hvis borgerrådgiverens svar til dig indeholder personlige, fortrolige eller følsomme oplysninger, kan borgerrådgiveren kun sende det skriftligt, hvis du benytter den digitale postkasse og har oplyst dit CPR-nummer. Du bør aldrig sende dit CPR-nummer eller andre følsomme personoplysninger med en usikker e-mail.

Telefonisk henvendelse

Borgerrådgiveren har fast telefontid mandag og onsdag kl. 09.00-11.00 samt tirsdag og torsdag kl. 12.00-15.00. Du er altid velkommen til at ringe på øvrige tidspunkter og eventuelt lægge en telefonbesked, så vil jeg vende tilbage hurtigst muligt.

Lukkedage

Borgerrådgiveren holder lukket i uge 10 og i uge 16.

Hvem kan kontakte borgerrådgiveren?

Alle borgere i Køge Kommune kan kontakte borgerrådgiveren. Det er gratis at bruge borgerrådgiveren.
Du kan også kontakte borgerrådgiveren, selvom du ikke er borger i Køge Kommune, hvis henvendelsen drejer sig om Køge Kommune.

Hvilke oplysninger skal en henvendelse eller klage indeholde?

Det er vigtigt, at du giver borgerrådgiveren de oplysninger, der skal bruges, for at din henvendelse kan besvares bedst muligt.

Oplys altid:

• Dit fulde navn
• Adresse
• Telefonnummer og/eller e-mail
• Hvad har du brug for hjælp til? Vil du klage over kommunen? Jo mere konkret, jo bedre.
• Hvis du ønsker at klage over klage over kommunen, må du meget gerne skrive den afdeling, det vedrører.
• Hvad du håber at få ud af din klage. Det ønskede resultat er dog ikke altid en reel mulighed, men hvis borgerrådgiveren kender dine ønsker, er det lettere at forsøge at imødekomme dem.
  

Hvornår og hvordan får du svar på din henvendelse?

Hvis du har sendt en skriftlig henvendelse, får du som udgangspunkt en skriftlig tilbagemelding inden for 8 arbejdsdage. Det betyder ikke nødvendigvis, at borgerrådgiveren har færdigbehandlet din klage indenfor 8 arbejdsdage. I perioder med ferie eller sygdom kan tilbagemeldingen komme senere.
Hvis du ønsker en telefonisk tilbagemelding, er det vigtigt, at du husker at tilføje telefonnummer i din henvendelse.

Hvis du vil klage på vegne af en anden?

Hvis du vil klage på vegne af en anden, skal personen udfylde en fuldmagt til dig. Den originale fuldmagt skal sendes til borgerrådgiveren sammen med henvendelsen. Borgerrådgiveren kan kun behandle sager om enkeltpersoners private forhold, hvis personen selv har givet samtykke til det. Det er derfor nødvendigt med en fuldmagt, også selvom der er tale om familiemedlemmer, før borgerrådgiveren kan undersøge og besvare henvendelsen. Private forhold kan for eksempel være sager om sociale ydelser, helbredsforhold eller lignende.

Du kan kontakte borgerrådgiveren og få tilsendt en fuldmagtsskabelon.

Borgerrådgiveren anbefaler, at du sender fuldmagten og klagen til borgerrådgiverens Digital Post, da fuldmagten indeholder fortrolige oplysninger som CPR-nr.

Behandling af personoplysninger

Når du henvender dig til borgerrådgiveren, har du har rettigheder i forhold til behandlingen af dine oplysninger, fordi det foregår elektronisk.
Borgerrådgiveren behandler alle sager elektronisk, og dine oplysninger registreres elektronisk i borgerrådgiverens it-system. Dine rettigheder er beskrevet i databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen.

Du kan læse mere om behandlingen af dine oplysninger her.

Du kan læse mere om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside