Forretningsorden

Byrådsperioden 1. januar 2022 til 31. december 2025

Byrådets møder

§ 1. Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, hvis der under behandlingen af en sag vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger, jf. § 10 i lov om kommunernes styrelse (i det følgende kaldet styrelsesloven).

Stk. 2. Følgende sager skal – medmindre Byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse – behandles for lukkede døre:

1.    Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold
2.    Sager om køb og salg af faste ejendomme
3.    Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Byrådet eller borgmesteren, jf. § 10 i styrelsesloven.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt til sidst.

Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære Byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren ude- lukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i Byrådet, meddeler vedkom- mende borgmesteren dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anfø- res for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

§ 3. Fotografering under et byrådsmøde kan kun ske, hvis der forud for et byråds- møde er indgået en aftale med borgmesteren om dette.

§ 4. Et enigt Byråd kan aflyse et møde i Byrådet.

§ 5. Et flertal i Byrådet kan aflyse et møde i Byrådet, hvis flertallet i Byrådet finder det nødvendigt.

§ 6. Borgmesteren kan på egen hånd aflyse et møde i Byrådet, hvis der enten slet ingen sager er til behandling eller der foreligger tungtvejende grunde til at aflyse et møde. Dette kan for eksempel være vejr- eller trafikforhold, der gør det umuligt for flere af byrådsmedlemmerne at komme frem til mødet, mens forhold som COVID-19 ikke anses som tungtvejende grunde.

§ 7. Et enigt Byråd kan bestemme, at tidspunktet for afholdelse af et møde i Byrådet ændres, hvis det sker med et varsel på minimum 4 hverdage, og ændringen offent- liggøres. Ved beregningen af fristen på 4 hverdage regnes lørdag som en hverdag, mens dagen for afholdelse af mødet i Byrådet ikke medregnes i fristen. For eksempel kan et enigt Byråd bestemme, at et møde i Byrådet, der ifølge mødeplanen skal afholdes klokken 16.00, i stedet afholdes klokken 16.30, eller at et møde i Byrådet skal afholdes en onsdag i stedet for en tirsdag.

§ 8. Borgmesteren kan på egen hånd ændre tidspunktet for afholdelse af et møde i Byrådet, hvis det sker med et varsel på minimum 4 hverdage, og der foreligger tungtvejende grunde for at ændre tidspunktet. Ved beregningen af fristen på 4 hver- dage regnes lørdag som en hverdag, mens dagen for afholdelse af mødet i Byrådet ikke medregnes i fristen. Tungtvejende grunde kan for eksempel være vejr- eller trafikforhold, men ikke forhold som COVID-19. Borgmesteren kan både ændre da- toen for et møde og starttidspunktet for et møde.

§ 9. Borgmesteren kan i helt særlige situationer beslutte, at offentlighedens adgang til et møde alene etableres ved elektronisk video- og/eller lydtransmission fra mødet.

§ 10. Et enigt Byråd kan i helt særlige situationer bestemme, at et møde i Byrådet afholdes elektronisk, hvis mødet samtidig transmitteres offentlig. Det er et krav, at alle byrådsmedlemmer har det nødvendige udstyr og de fornødne forudsætninger for at deltage på denne måde, og at tilhørerne gennem den offentlige transmission får en reel mulighed for at følge mødet, herunder at følge med i, hvilket medlem der har ordet, og hvad vedkommende siger. Endvidere skal der anvendes en elektronisk beslutnings- protokol og elektronisk signatur.

§ 11. Borgmesteren kan afholde et ekstraordinært møde, hvis det sker med et varsel på mindst 4 hverdage, og borgmesteren finder det fornødent, eller mindst en tred- jedel af medlemmerne forlanger det. Varslet på mindst 4 hverdage kan fraviges, hvis der foreligger tvingende grunde. Det er et krav, at tid og sted for det ekstraordinære møde offentliggøres.

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 12. Hvis et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde skriftligt har an- modet om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen til førstkommende møde. Ved beregningen af fristen på 8 dage medregnes lørdag og søndag i fristen, dagen for anmodning om behandling af en sag medregnes i fri- sten, mens dagen for afholdelse af byrådsmødet ikke medregnes i fristen. For eksempel skal en anmodning om skriftlig behandling af en sag, der ønskes behand- let på et møde en tirsdag fremsættes mandag ugen forinden.

Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at dagsordenen, med tilhørende bilag, er tilgæn- gelig elektronisk for alle byrådets medlemmer senest 4 hverdage, inden et ordinært møde skal afholdes. Ved beregningen af fristen på 4 hverdage regnes lørdag som en hverdag, afsendelsesdagen for dagsordenen og materialet medregnes i fristen, mens dagen for afholdelse af byrådsmødet ikke medregnes i fristen. For eksempel skal dagsorden og det fornødne materiale være udsendt senest den forudgående torsdag, hvis byrådsmødet afholdes en tirsdag.

Stk. 3. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 13. Byrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Borgmesteren – og i dennes forfald første (anden) viceborgmester – leder Byrådets møder. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god ro og orden under mødet. Endvidere formulerer borgmesteren de punkter, der skal stemmes om.

Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvor de har bedt om det. Hvis flere beder om ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den rækkefølge, hvori de får adgang til at tale. Ingen må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4. Ethvert medlem skal rette sig efter borgmesterens afgørelser om overholdelse af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Byrådet efter borgmesterens forslag nægte vedkommende ordet i dette møde.

Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgme- steren finder anledning til det, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sæt- tes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under borgmesterens afgø- relse, afgøre af Byrådet.

§ 14. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og borgmesteren kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Byrådet afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer kræver afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse anmode om ordet til dagsorde- nen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 15. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgiv- ningen, eller Byrådet vedtager at undergive den to behandlinger.

Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens over- gang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af Byrådet træffes beslutning om sagens overgang til
2. behandling.

Udvalg

§ 16. Hvis Byrådet finder, at en sag bør overvejes i et særligt udvalg, inden sagen afgøres af Byrådet, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som Byrådet fastsætter i det enkelte tilfælde.

Stk. 2. Udvalget, der selv vælger sin formand, skal afgive en skriftlig betænkning til borgmesteren, som bringer den til medlemmernes kundskab i overensstemmelse med bestemmelserne i § 12.

Stk. 3. Byrådet kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 17. Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at pågældende er udelukket fra at deltage i Byrådets for- handling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod pågældende ikke er afskåret fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt pågæl- dende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette Byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om pågældendes habilitet.

Stk. 3. De medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kan kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i et møde i Byrådet, når et medlem på grund af sin helbredstilstand er forhindret i at deltage i mødet.

Stk. 4. Borgmesteren skal indkalde stedfortræderen til førstkommende møde i Byrå- det, hvis borgmesteren får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sine kommunale hverv som følge af sygdom, graviditet, barsel, adoption, ferie, studier, andet offentligt hverv, fx. folke- tingsmedlem og domsmand, eller lignende.

Stk. 5. De medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kan kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling, hvis et medlem forventes at blive erklæret inhabil i forhold til en sag, der skal behandles i et møde i Byrådet. Spørgsmålet om indkaldelse af stedfortræder afgøres af de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste. Ved uenighed tilkommer det flertallet af kandidat- listens valgte medlemmer at træffe beslutning om, hvorvidt stedfortræderen skal kræves indkaldt. Står stemmerne lige, må konsekvensen være, at stedfortræderen ikke indkaldes. Det eventuelt inhabile medlem har ingen ret til at kræve stedfortræ- deren indkaldt, medmindre den pågældende er den eneste, der er valgt på kandi- datlisten. I så fald må det eventuelt inhabile medlem træffe beslutning om, hvorvidt stedfortræderen ønskes indkaldt. Stedfortræderen kan i denne situation ikke begære sig selv indkaldt. Den stedfortræder, der indkaldes i tilfælde af et medlems inhabili- tet, er den, der ifølge valgopgørelsen står øverst på stedfortræderlisten for den på- gældende kandidatliste. En efterfølgende stedfortræder skal indkaldes, hvis den for- anstående stedfortræder har lovligt forfald eller er inhabil. Det forhold, at et fravæ- rende medlem må antages at være inhabil, kan ikke berettige til indkaldelse af sted- fortræder.

Stk. 6. Når medlemmet på ny kan varetage sine kommunale hverv, udtræder sted- fortræderen af Byrådet.

Stk. 7. Byrådet beslutter, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er til stede.

§ 18. Medlemmerne kan kun deltage i Byrådets afstemninger, når de personligt er til stede under disse.

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 19. Afstemning sker ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved håndsoprækning, og kontraprøve foretages.

Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er fore- skrevet i lovgivningen.

Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af den opfattelse, borg- mesteren har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter for- langer afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af borgmesteren angivne opfattelse.

Stk. 4. Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at Byrådet vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan borgmesteren stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Hvis intet medlem herefter for- langer sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.

§ 20. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Byrådet kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage at fastsætte en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre Byrådet med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kendskab før 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken rækkefølge der skal stemmes om ændringsforslagene, men således, at af- stemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe af- stemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at for- handlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgs- målet om udvalgsbehandling.

Flertalsvalg

§ 21. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår absolut flertal af de afgivne stemmer. Opnås flertal ikke ved første afstemning, foretages ny afstemning. Opnår en kandidat heller ikke ved denne afstemning absolut flertal af de afgivne stemmer, foretages bundet valg mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stem- mer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (tredje afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved tredje afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren.

Stk. 2. Ved ansættelse i kommunens tjeneste præsenteres en eller flere relevante kandidater til stillingen.

Forholdstalsvalg

§ 22. Byrådets valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Byrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grup- per kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræ- sentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.

Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af Byrådet, foretages valget af samtlige de medlemmer, Byrådet skal vælge, under ét. Grupperne kan i den ræk- kefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af Byrådet, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.

Stk. 4. Ved Byrådets valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads, som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for Byrådet, til hvilken borg- mesteren hører.

Stk. 5. Hvis et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende udpeges af Byrådet i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældendes plads, jf. stk. 6.

Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori vedkommende er indvalgt af en bestemt gruppe in- den for Byrådet, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.

Beslutningsprotokol mv.

§ 23. Byrådets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af By- rådets sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutnings- protokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Hvis det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit stand- punkt, skal vedkommende meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlem- merne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 24. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens af- gørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for Byrådet i dettes næste møde.

Ikrafttrædelse og ændringer i forretningsordenen

§ 25. Denne forretningsorden træder i kraft straks efter vedtagelsen og er gældende for byrådsperioden 1. januar 2022 til 31. december 2025.

Stk. 2. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære byrådsmøder.

Godkendt på Byrådets møder den 25. januar 2022 og den 1. marts 2022.

Underskrivet af