Privatlivspolitik for Familiecenter Køge

Sådan behandler vi dine personoplysninger i Familiecenter Køge

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 skal vi orientere dig om, hvordan vi behandler dine og dit barns personoplysninger.

Formålet med at give dig viden om, hvordan vi behandler dine og dit barns personoplysninger, er at gøre dig opmærksom på, hvornår og hvad vi registrerer om dig og dit barn. Reglerne kan være svære at forstå, og vi vil derfor nedenfor forklare reglerne. Du kan læse om, hvordan kommunen generelt behandler og beskytter dine personoplysninger på Køge Kommunes hjemmeside

Vi tager udgangspunkt i kommunens generelle retningslinjer og supplerer med oplysninger, der er relevante, når du har en børnesag i Familiecenter Køge.

Først uddybes der om personoplysninger generelt og dernæst om oplysninger i relation til en børnesag.

1. Uddybende om personoplysninger i børnesager

Personoplysninger kan for eksempel være personnumre eller være indeholdt i skoleudtalelser eller lægejournaler, der gør det muligt at identificere dig eller dit barn ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger.

Når vi i det følgende skriver om ”dine personoplysninger”, gælder det samme for oplysninger om dit barn. Hvis dit barn er 15 år, skal dit barn orienteres særskilt om, hvordan vi behandler og sikrer hans /hendes personoplysninger.

2. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

I en børnesag behandler vi personoplysninger om dig og dit barn.

Formålet med behandlingen af dine eller dit barns personoplysninger er at undersøge, om dit barn har behov for forebyggende indsatser eller særlig støtte, og i givet fald hvilken form for indsats der er den rigtige. Endvidere behandler vi sager om handicapkompenserende ydelser. Vi bruger ikke dine eller dit barns personoplysninger til andre formål.

Som led i behandlingen af en børnesag behandler vi:

• personoplysninger, du selv giver os i forbindelse med børnesagen
• personoplysninger, vi modtager eller indhenter fra andre

Familiecenter Køge kan modtage eller indhente oplysninger fra andre, fx andre dele af Køge Kommune og andre kommuner, dagtilbud, skoler, plejefamilier, opholdssteder, døgninstitutioner, krisecentre, behandlingssteder, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet, fogedretten samt samarbejdspartnere og privatpersoner. Oplysningerne indhentes kun, hvis det er nødvendigt og sagligt, som led i sagsbehandlingen. Hvis dit samtykke er nødvendigt, indhenter vi dette inden. Ved påbegyndelse af sag eller afgørelse uden forældrenes samtykke samt i forbindelse med undersøgelse efter § 20 i barnets lov kan vi indhente oplysninger uden samtykke, hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen.

Når Familiecenter Køge opretter en børnesag, sker det på barnets cpr.nr. (personnummer) – eller morens, hvis der er tale om et ufødt barn. Vi opretter eksempelvis en børnesag, hvis du selv henvender dig og søger støtte, eller hvis vi modtager en underretning fra en person eller institution, der er bekymret for dit barns trivsel og udvikling.

3. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Familiecenter Køges medarbejdere har tavshedspligt om alle forhold, herunder enkeltpersoners private og økonomiske forhold efter reglerne i forvaltningslovens § 27 og straffelovens bestemmelser.

Når Familiecenter Køge i en børnesag – med eller uden samtykke – indhenter oplysninger, for eksempel til brug for en børnefaglig undersøgelse, sker det med grundlag i retssikkerhedslovens § 11 a og § 11 c.

Grundlaget for behandlingen af dine oplysninger er barnets lov og lov om retssikkerhed på det sociale område (retssikkerhedsloven) om kommunens myndighedsudøvelse i børnesager sammenholdt med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgaver), artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme personoplysninger), artikel 10 (strafdomme og lovovertrædelser). For behandlingen af cpr.nr. (personnummer) er vores grundlag databeskyttelseslovens §11.

Du kan på www.retsinformation.dk

4. Kategorier af personoplysninger i børnesager

Afhængig af din sag kan vi behandle personoplysninger om dig i følgende kategorier:

• Almindelige personoplysninger (ikke-følsomme personoplysninger) Fx navn, adresse, mailadresse og telefonnummer
• Fortrolige oplysninger (ikke-følsomme personoplysninger). Fx cpr.nr. Ikke-følsomme personoplysninger kan i visse situationer være fortrolige. Det gælder efter omstændighederne oplysninger om indtægts- og formueforhold, arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold eller oplysninger om interne familieforhold
• Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger). Fx oplysninger om helbred og seksuelle forhold, der kan være indeholdt i speciallægeer- klæringer, udskrivningsepikriser fra hospitaler, psykologiske undersøgelser, statusudtalelser fra dagtilbud, skole, anbringelsessted, krisecenter eller lignende
• Oplysninger om strafbare forhold (straffedomme og lovovertrædelser). Fx i straffeattester, børneattester og underretninger fra politiet

5. Videregivelse af dine personoplysninger til andre (kategorier af modtagere)

I nogle tilfælde har kommunen pligt til at videregive personoplysninger om dig til andre. Vi videregiver kun dine personoplysninger, hvis der er et lovligt grundlag for at videregive dem, for eksempel fordi det følger af lovgivningen, eller fordi du har givet samtykke til det, og det er nødvendigt for sagsbehandlingen.

Familiecenter Køge kan videregive dine oplysninger til andre modtagere, for eksempel til:

• Andre dele af Køge Kommune, fx dagtilbud, skoler, PPR, børnetandplejen, sundhedstjenesten og socialforvaltningen med henblik på overgang fra barn til voksen, læring og undervisning samt politikerbetjening
• En ny opholdskommune eller andre offentlige myndigheder, fx kommunale opholdssteder og institutioner, ankestyrelsen, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet og domstolene, herunder fogedretten
• Eksterne, private samarbejdspartnere eller leverandører (herunder selvstændige databehandlere), som Familiecenter Køge samarbejder med, fx selvejende institutioner, skoler, behandlingssteder, psykologer, læger, plejefamilier og private opholdssteder for børn og unge
• En partsrepræsentant, hvis du som part i sagen, fx som forældremyndighedsindehaver, har givet en advokat eller en person fuldmagt til at bede om aktindsigt i børnesagen

Vi overfører ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

6. Opbevaring af dine personoplysninger

Familiecenter Køge behandler personoplysninger om dig og dit barn, så længe vi har et lovligt og sagligt formål. Det vil der for eksempel være, så længe vi samarbejder med dig eller dit barn eller du modtager ydelser eller indsatser fra Familiecenter Køge.

Vi opbevarer dine personoplysninger i den tid, der er nødvendig for at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, afsluttes/arkiveres den sag, dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive bevaret og overført til Rigsarkivet i overensstemmelse med regler i arkivloven. Efter arkivreglerne kan børnesager ikke blive slettet, medens andre sager som udgangspunkt bevares i 5 år efter sagen er afsluttet.

7. Retten til at trække dit samtykke tilbage

Hvis vores behandling af dine personoplysninger hviler på dit samtykke, har du ret til enhver tid til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte Familiecenter Køge. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Tilbagetrækningen har derfor først virkning fra dette tidspunkt.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du til enhver tid kontakte Familiecenter Køge. Nedenfor kommer en kort beskrivelse af dine forskellige rettigheder:

Ret til indsigt i dine personoplysninger (indsigtsretten)

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi opbevarer og behandler, og i en række andre oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelser)

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet eller få tilføjet flere personoplysninger, så de bliver mere fyldestgørende og opdaterede.

Ret til at blive glemt (slettet)

Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet personoplysninger om dig inden tidspunktet for vores almindelige sletning foregår.

Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger

Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, må vi fremover kun behandle dem – med undtagelse af opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Arkivformål betragtes som vigtige samfundsinteresse i denne sammenhæng.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning jf. https://www.datatilsynet.dk/media/6893/registreredes-rettigheder.pdf.

9. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning jf.

Som dataansvarlig skal vi sikre, at behandlingen af dine personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Det betyder blandt andet, at vi kun indhenter de personoplysninger, der er nødvendige for at behandle din sag, at vi har lov til at behandle de personoplysninger, vi beder om, og at vi er i stand til at efterleve dine rettigheder, når dine oplysninger er registreret hos os.Køge Kommune er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Med behandling menes for eksempel, at vi indsamler, registrerer, videregiver eller sletter persondata.

Som dataansvarlig skal vi sikre, at behandlingen af dine personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Det betyder blandt andet, at vi kun indhenter de personoplysninger, der er nødvendige for at behandle din sag, at vi har lov til at behandle de personoplysninger, vi beder om, og at vi er i stand til at efterleve dine rettigheder, når dine oplysninger er registreret hos os.

Kontaktoplysninger for kommunen som dataansvarlig er:

Køge Kommune

Torvet 1

4600 Køge

Telefon 56 67 67 67
E-mail raadhus@koege.dk

10. Databeskyttelsesrådgiveren – hvordan kontakter du DPO’en

Hvis du har spørgsmål til en konkret børnesag, beder vi dig kontakte Familiecenter Køge.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger eller dine rettigheder i henhold til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), er du velkommen til at kontakte vores databeskyttel-
sesrådgiver.Hvis du har spørgsmål til en konkret børnesag, beder vi dig kontakte Familiecenter Køge.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger eller dine rettigheder i henhold til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Kontaktoplysninger for databeskyttelsesrådgiveren er:

Bech-Bruun Advokatpartnerskab

CVR:38538071

Langelinie Allé 35

2100 København Ø

Telefon: 72 27 30 02

Sikker beskedfunktion: https://bechbruun.com/koege

På Datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.

11. Klagemulighed

Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.
www.datatilsynet.dk

• Ret til at indgive en klage til Datatilsynet over Køge Kommunes behandling af dine personoplysninger.
  

Datatilsynets kontaktoplysninger: telefon 3319 3200, mail dt@datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynet.dk.

Væsentlig lovgivning for Familiecenter Køge

Familiecenter Køges virksomhed, myndighedsudøvelse og behandling af personoplysninger er primært regulereret i nedenstående lovgivning, som du kan finde på Retsinformation.dk:

• Barnets lov
• Retssikkerhedsloven – lov om retssikkerhed og administration på det sociale område Lovens kapitel 3 a om oplysningspligt og behandling af oplysninger mv. er gengivet nedenfor
• Forvaltningsloven
• Databeskyttelsesloven – lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger
• Databeskyttelsesforordningen (se bilag 1 til databeskyttelsesloven) – Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger