Kontraktmateriale til private leverandører af personlig pleje, praktisk hjælp og overdraget sygepleje til Køge Kommune

Betingelser for Godkendelsesmodel

1. Indledning

Køge Kommune inviterer hermed interesserede private leverandører til at søge om godkendelse som frit valgs leverandør på praktisk hjælp eller praktisk hjælp, personlig pleje og overdraget sygepleje.

Køge Kommune er en kommune i Region Sjælland. Køge Kommune havde i 2022 ca. 61.700 indbyggere.

Geografisk dækker Køge Kommune bl.a. over områderne Urup, Lille Skensved, Ølsemagle, Køge, Lellinge, Vemmedrup, Bjæverskov, Regnemark, Nørre Dalby, Borup, Slimminge, Gørslev, Vollerslev, Hastrup, Svansbjerg, Herfølge og Tessebølle:

Udbudsmaterialet består af:

Betingelser for godkendelse
Kravspecifikation
Kontrakt med bilag

2. Ordregiver

Ordregiver er:

Køge Kommune
Ældre- og Sundhedsafdelingen
Myndighed, Ældre og Hjælpemidler
Torvet 1
4600 Køge

Kontaktperson: leder af Myndighed, Ældre og Hjælpemidler.

3. Udbuddets omfang

Godkendelsen vedrører opgaver i forhold til Køge Kommunes borgere der er visiteret til hjælp.

En leverandør kan godkendes til:

praktisk hjælp
praktisk hjælp, personlig pleje og overdraget sygepleje

For nærmere ydelsesbeskrivelse, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til Kravspecifikationen.

Kontraktens løbetid

Kontrakten træder i kraft efter endt godkendelsesproces og udløber 31. maj 2027 samtidig med alle øvrige godkendelser. Kontrakten kan forlænges i op til to år.
Opsigelsesvilkår fremgår af kontraktens pkt. 3.

Særlige forhold

Praktisk hjælp og personlig pleje er omfattet af servicelovens § 91 bestemmelser om borgerens frie valg.
Leverandøren er ikke sikret et vist antal borgere på forhånd. Borger der visiteres til personlig pleje og praktisk hjælp har frit valg til alle Køge Kommunes godkendte leverandører.
Køge Kommune, vil i denne sammenhæng, indgå som leverandør på lige fod med de godkendte leverandører.
Leverandører der godkendes til praktisk hjælp, personlig pleje og overdragede sygeplejeopgaver skal som minimum ansætte én sygeplejerske og være registret i SOR-registret så der kan føres tilsyn.

4. Proces for godkendelse

Leverandører, der ønsker at komme i betragtning som frit valgs leverandører af hjælp i Køge Kommune, sender en ansøgning om godkendelse til kommunen. Anmodninger vurderes i anmodningsrunder, der i udgangspunktet finder sted halvårligt.

Anmodningen skal indeholde en række oplysninger, der giver kommunen mulighed for at vurdere, om den ansøgende leverandør vil være i stand til at løse opgaven ud fra kommunens stillede krav.

Ansøgning om godkendelse sker ved at udfylde og fremsende Køge Kommunes ansøgningsskema (bilag 1), som findes på Køge Kommunes hjemmeside: Information til private leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp

Leverandørens fremsendte ansøgning vil udgøre bilag 1 til kontrakten, såfremt leverandøren bliver godkendt.

Køge Kommune vil som udgangspunkt indkalde til et afklarende møde. På baggrund af den samlede ansøgning og samtalen vurderer kommunen, om leverandøren kan godkendes.

Leverandører må forvente en sagsbehandlingstid på 2-3 måneder regnet fra det tidspunkt, hvor Køge Kommune modtager en ansøgning om godkendelse, og til den godkendte leverandør kan starte op.

Leverandører, der godkendes, vil modtage en kontrakt, hvori de nærmere vilkår for samarbejdet fremgår, herunder opsigelsesvarsel, krav om sikkerhedsstillelse, fortrolighed, pris m.v.

Kontrakten underskrives og opstart aftales.

Leverandører, der ikke godkendes, vil hurtigst muligt få besked herom sammen med en skriftlig begrundelse for afslaget

Alt kommunikation skal ske på dansk, herunder også samtlige udfyldt bilag.

5. Aktindsigt

Køge Kommune er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Køge Kommune kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af ansøgningen, hvis der anmodes om aktindsigt.

Udkast til kontrakt - Godkendelsesmodel

1. Parterne

Mellem

Køge Kommune

Ældre- og Sundhedsafdelingen

Myndighed, Ældre, og Hjælpemidler

Torvet 1

4600 Køge

CVR 29189374

[Indsæt navn på leverandør]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet leverandøren)

Er der indgået kontrakt vedrørende levering af praktisk hjælp/ praktisk hjælp, personlig pleje og overdraget sygeplejeydelser i Køge Kommune.

2. Kontraktgrundlag

Denne kontrakt er indgået på baggrund af leverandørens ansøgning.

Kontraktgrundlaget består af følgende dokumenter:

Denne kontrakt
Bilag 2 – kravspecifikation
Bilag 1 - Leverandørens ansøgning af [indsæt dato]

Hvis der er uoverensstemmelse mellem kontrakten og bilagene, går kontrakten forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.

3. Kontraktperiode og -ophør

Kontraktperiode

Kontrakten er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den 31. maj 2027.
Kontrakten kan forlænges med op til to år.
Leverandøren vil, senest seks måneder inden kontraktudløb, modtage besked såfremt kontrakten forlænges.

Begge parter kan opsige aftalen med 3 måneders skriftligt varsel til den 1. i måneden.

Kontraktophør

Nedenstående ophørsbestemmelse, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, er gældende for kontrakten:

Såfremt Klagenævnet for Udbud eller en domstol måtte annullere Køge Kommunes beslutning om at tildele kontrakten til leverandøren, eller pålægger Køge Kommune at bringe kontrakten til ophør, er Køge Kommune berettiget til at opsige kontrakten med minimum én måneds varsel til den 1. i en måned eller med det varsel Klagenævn for Udbud eller Domstolen pålægger Køge Kommune.
Hvis Køge Kommune opsiger kontrakten, som beskrevet i punkt 1, har leverandøren til fuld og endelig afgørelse af leverandørens eventuelle krav mod Køge Kommune, ret til betaling for udført arbejde, herunder materialer indtil ophør af kontrakten. Leverandøren kan således blandt andet ikke kræve erstatning for mistet fortjeneste på den ikke-udførte del af leveringen.
Bortset fra de i punkt 2 anførte betalinger, kan leverandøren ikke rejse krav af nogen art, herunder krav om erstatning og godtgørelse, mod Køge Kommune i anledning af en opsigelse som beskrevet i punkt 1.

4. Kontraktens omfang

Aftalen omfatter levering af frit valgs ydelser til de borgere der aktivt har valgt leverandøren som deres leverandør af praktisk hjælp/praktisk hjælp, personlig pleje og overdraget sygepleje.

5. Samarbejde

Generelt om samarbejde

Parterne skal deltage loyalt i samarbejdet og parterne skal drage omsorg for, at kontraktens opfyldelse har den fornødne forankring i parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger undervejs i forløbet med den hastighed omstændighederne kræver.

Parterne skal samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning samt hver især yde en indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved udførelsen af kontrakten.

Leverandørens kontaktperson(er):

[Stilling og Navn]
[E-mail]
Tlf.: [indsæt telefonnummer]

Køge Kommune kan kontaktes på aeldreogsundhed@koege.dk

Parterne skal gensidigt orientere hinanden ved udskiftning af kontaktpersoner og ændringer i kontaktoplysninger.

Statusmøder

Der afholdes statusmøde minimum én gang årligt. Køge Kommune indkalder til det årlige statusmøde.

På hver af parternes initiativ kan der, ved behov, til enhver tid indkaldes til samarbejdsmøder.

Leverandørens deltagelse sker uden beregning for Køge Kommune.

Underleverandører

Leverandøren er ikke berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.

Undtaget er dog brug af underleverandører, f.eks. vikarbureau, i forbindelse med sygdom hos eget personale som ikke kan dækkes af eget personale.

Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes.

Ordregiver kræver, at evt. underleverandører opfylder de samme krav som leverandøren, og det er leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation herfor til ordregiver.

Hvis leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af sine forpligtelser under rammeaftalen, garanterer/hæfter leverandøren for opfyldelse af rammeaftalen i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført opgaven. Leverandøren hæfter for sine underleverandørers forhold på samme vis som for egne forhold.

Leverandøren forpligter sig til at sikre (herunder også hos eventuelle underleverandører) medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse løn- og ansættelsesvilkår som nævnt i Arbejdsklausulen og at underleverandører har orienteret sit personale om de gældende arbejdsvilkår.

Ansvaret for, at arbejdsklausulen overholdes af evt. underleverandører, påhviler leverandøren. I sådanne tilfælde påhviler det leverandøren, der er angivet som kontraktpart at påse, at arbejdsklausulen er gældende i kontraktforholdet mellem leverandør og underleverandør. Leverandøren har således ansvar og hæfter for eventuelle brud på arbejdsklausulen, også selvom overtrædelsen kan henføres til en underleverandør.

Hvis leverandøren ikke overholder ovenstående, eller hvis fyldestgørende dokumentation ikke bliver fremsendt, vil det tillige være at betragte som væsentlig misligholdelse fra leverandørens side og giver ordregiver adgang til at hæve rammeaftalen efter de bestemmelser, aftalen fastlægger.

6. Kvalitet

Generelt

Alle leverede ydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer både på tidspunktet for indgåelse af kontrakten samt i kontraktens løbetid.

Kvalitetssikring

Kommunen udfører som udgangspunkt uanmeldte tilsyn én gang om året. Resultatet af tilsynet kan resultere i at leverandøren skal udarbejde en handleplan for konkrete områder som der efterfølgende følges op på.

7. Priser og prisregulering

Pris

Alle priser fremgår af takstbladet på Køge Kommunes hjemmeside: Information til private leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp (koege.dk)

Prisregulering

Afregningen sker på baggrund af en timepris, der afspejler de gennemsnitlige, langsigtede omkostninger hos den kommunale leverandør.

Prisen reguleres to gange årligt.

Pr. 1. januar for det kommende budgetår efter pris- og lønskøn fra Kommunernes Landsforening.
Pr. 1. juli kontrolleres prisen, når de endelige regnskabstal foreligger. Kontrollen sker med baggrund i de faktiske omkostninger, som den kommunale leverandør har haft.

Byrådet kan, i særlige tilfælde, ændre timeprisen i et budgetår som følge af ændringer i standarder, effektiviseringer mv.

8. Fakturering

Afregningen sker som betaling for visiterede og akutte timer på aktive borgere på de 3 kategorier:

Praktisk hjælp
Personlig pleje og overdragede sygeplejeopgaver dagtid (Hverdag 7-15)
Personlig pleje og overdragede sygeplejeopgaver øvrig tid (Hverdag 15-7, weekend hele døgnet samt helligdage)

Ved aflysninger som for eksempel ferie, indlæggelse mm. pauseres de visiterede ydelser i omsorgssystemet. Der faktureres for ydelser udover de visiterede ved akutte situationer.

I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0.

Fakturaer sendes elektronisk til Køge Kommune, Ældre- og Sundhedsafdelingen, EAN 5798007766443 med angivelse af:

Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse
Periode for levering
Opdeling af ydelserne på: praktisk hjælp og personlig pleje

Faktura skal desuden være vedhæftet den i punkt 9 anførte dokumentation.

Leverandøren sender samlefaktura svarende til en hel kalendermåned (fra den 1. til den 31. i måneden).

Ved fejl i faktura skal der fremsendes en kreditnota på hele den fejlbehæftede faktura hvorefter der fremsendes en ny korrekt faktura.

Hvis der ændres i den lovgivning, der danner grundlag for elektronisk fakturering, eller der i øvrigt ændres i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse af disse, er leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav, som følger af sådanne ændringer.

Leverandøren må ikke anføre uvedkommende personoplysninger på faktura.

9. Dokumentation og Statistik

Leverandøren skal levere dokumentation for udførelsen af de visiterede og akutte ydelser i elektronisk omsorgsjournal. Leverandøren skal endvidere levere registrering af aflyst hjælp i omsorgssystemet.

Dokumentation for visiterede ydelser og registrering af aflyst hjælp skal ligesom fakturaen sendes svarende til én kalendermåned ad gangen (fra den 1. til den 31. i måneden) og fremsendes via sikker mail til aeldreogsundhed@koege.dk senest den 10. i efterfølgende måned.

Dokumentationen skal indeholde:

Borgerens fulde cpr. nr.
Borgerens for- og efternavn
Dato for den visiterede og akutte hjælp opdelt på ydelser
Pris pr. enhed eksl. moms
Totaloversigt over visiterede og akutte timer i alt med pris pr. enhed.

Køge Kommunes Ældre- og Sundhedsafdeling laver stikprøver af den fremsendte dokumentation.

Køge Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at leverandøren lever op til kontrakten og aftalegrundlaget.

10. Betalingsbetingelser

Køge Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis fakturaen ikke modtages elektronisk, hvis ovenstående oplysninger mangler, eller hvis faktura ikke er vedhæftet den krævede dokumentation, jf. punkt 9.

Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.

Leverandøren kan ved forsinket betaling alene opkræve morarente i henhold til LBK nr. 459 af 13/05/2014 bekendtgørelse af lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Rykkergebyr m.m. kan derfor ikke opkræves.

11. Misligholdelse

Der forligger misligholdelse, såfremt leverandøren ikke opfylder den samlede kontrakt inkl. bilag.

Leverandøren skal uden ugrundet ophold meddele Køge Kommune, såfremt leverandøren indser eller burde indse, at kontrakten ikke kan opfyldes som aftalt. Meddelelsen medfører ingen begrænsning i Køge Kommunes misligholdelsesbeføjelser.

Køge Kommune anvender en såkaldt ”påbudsprocedure”, hvis Køge Kommune oplever, at der er problemer med kontraktens opfyldelse. Alle påbud vil blive fremsendt skriftligt til leverandøren.

Der er tre former for påbud:

Grønt påbud
Gult påbud
Rødt påbud

Påbudsproceduren træder i kraft 6 måneder efter opstartsdagen. Forud for dette tidspunkt vil Køge Kommune ikke anvende påbudsproceduren.

De tre former for påbud beskrevet nedenfor, skal alene betragtes som vejledende eksempler, idet et hvert påbud gives ud fra en konkret vurdering.

Grønt påbud

Anvendes i tilfælde, hvor Køge Kommune har behov for at få uddybet en begivenhed eller problemstilling i relation til leverandørens opgavevaretagelse.

Leverandøren skal returnere sit svar og sin dokumentation f.eks. handleplan hurtigst muligt og senest 7 arbejdsdage fra påbuddets fremsendelse.

Grønt påbud iværksættes ved f.eks. væsentligt fald i borger-/pårørendetilfredsheden, manglende levering af efterspurgte oplysninger/data til Køge Kommune, fejlagtig håndtering af dokumentation af borgere og leverede indsatser, manglende deltagelse/medvirken i relevante samarbejdsfora, manglende opfyldelse af uddannelse af elever og studerende eller manglende opfyldelse af krav om at være godkendt som praktiksted.

Gult påbud

Ved konstatering af misligholdelse/formodning om misligholdelse kan Køge Kommune udstede et gult påbud. Leverandøren skal herefter hurtigst muligt og senest 3 arbejdsdage fra påbuddets fremsendelse levere sit svar samt en skriftlig handleplan, der beskriver leverandørens handlinger for at afhjælpe misligholdelsen. Den konstaterede misligholdelse skal afhjælpes hurtigst muligt.

Misligholdelse er alle tilfælde af manglende opfyldelse af kontrakten inkl. bilag, herunder eksempelvis manglende levering af visiteret hjælp, manglende hensyntagen til borgernes ønsker ved tilrettelæggelsen af pleje, omsorg eller aktiviteter, svigt i plejen, forhold med betydning for patientsikkerheden, manglende læsning af oplysninger om borgeren, manglende systematisk tilbagemelding til Myndigheden, gentagende problemer med korrekt medicinhåndtering.

Derudover iværksættes gult påbud ved manglende efterlevelse af Køge Kommunes gældende IT-sikkerhedspolitik. Leverandøren er eksempelvis forpligtiget til at sikre, at medarbejderne kun benytter deres brugeradgang til Køge Kommunes IT-systemer til eget brug. Det er ikke tilladt, at medarbejder X benytter medarbejder Y´s brugeradgang. Køge Kommune har en særlig proces for brugeradgang og koder til vikarer, så disse kan dokumentere i omsorgssystemet. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at tilgang til Køge Kommunes IT-systemer ikke foregår fra medarbejdernes private mobiltelefoner og/eller tablets.

Rødt påbud

Ved konstatering af væsentlig misligholdelse/formodning om væsentlig misligholdelse kan Køge Kommune udstede et rødt påbud. Leverandøren skal hurtigst muligt og senest inden 24 timer fra påbuddets fremsendelse svare skriftligt på påbuddet, have udarbejdet en handleplan samt iværksat handlinger for at afhjælpe misligholdelsen. Den konstaterede misligholdelse skal afhjælpes hurtigst muligt.

Eksempler på væsentlig misligholdelse er massive og omfattende kvalitetsbrist i form af ingen kendskab til eller anvendelse af egenkontrol, manglende opfølgning på tidligere påbud fra Styrelsen for patientsikkerhed, fra uanmeldte tilsyn eller fra Arbejdstilsynet, groft omsorgssvigt ift. borgeren eller forhold med risiko for borgeren, væsentlige overtrædelser af offentlige påbud, brud på tavshedspligten, ulovlig magtanvendelse, manglende eller forkert medicinering med konsekvenser for borgerens helbred, vold mod borgeren, bedrageri eller tyveri.

Såfremt det udtrykkeligt fremgår af henvendelsen, at der er tale om et grønt eller gult påbud, og fristen for at reagere på påbuddet bliver overskredet, er dette at sidestille med væsentlig misligholdelse (rødt påbud).

Såfremt leverandøren gentagne gange har misligholdt (gult påbud) sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, og på opfordring ikke har udbedret de misligholdte forhold, og samarbejdet som følge heraf skønnes udsigtsløst, er denne situation at sidestille med væsentlig misligholdelse (rødt påbud).

Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af denne kontrakt.

12. Force majeure

I tilfælde af force majeure bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe, force majeure er til stede.

Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af kontrakten er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.

IT-manipulation så som hacking eller andre hændelser, der forårsager IT-nedbrud, sammenbrud eller skade kan betyde, at der foreligger force majeure, hvis manipulationen er af større omfang og ikke kunne afbødes eller forudses af leverandøren.

Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.

Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 7 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.

Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.

Hvis opfyldelsen af kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan Køge Kommune vælge at ophæve kontrakten.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt kontrakten ophæves på grund af force majeure.

13. Sikkerhedsstillelse

Leverandøren skal inden underskrift af kontrakten stille sikkerhed for opfyldelse af denne. Sikkerhedsstillelsen skal udgøre kr. 30.000 (praktisk hjælp) / kr. 50.000 (personlig pleje + praktisk hjælp).

I de tilfælde hvor leverandøren opnår en portefølje på mere end 100 borgere hæves sikkerhedsstillelsen til kr. 60.000 (praktisk hjælp) / kr. 100.000 (personlig pleje + praktisk hjælp)

Garantibeløbet står til rådighed for Køge Kommune i tilfælde af misligholdelse eller utidig ophævelse af kontrakten i det omfang, Køge Kommune må opfylde leverandørens kontraktlige forpligtelser.

Sikkerhedsstillelsen skal være en anfordringsgaranti, der kan hæves af Køge Kommune uden rettergang. Sikkerhedsstillelsen skal stilles af en af Køge Kommune anerkendt bank eller andet af Køge Kommune anerkendt penge- eller kautionsforsikringsinstitut.

Kræver Køge Kommune udbetaling af garantibeløbet, skal dette meddeles skriftligt og samtidigt til leverandøren og sikkerhedsstilleren med angivelse af arten og omfanget af misligholdelsen og størrelsen af det krævede beløb. Beløbet skal udbetales til Køge Kommune inden 10 arbejdsdage efter kravets fremsættelse.

Sikkerhedsstillelsen frigives, når samtlige mellemværender er udredt efter kontraktens udløb.

14. Forsikring

Leverandøren er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10.000.000 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på Køge Kommunes anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

15. Persondata

Leverandøren og Køge Kommune er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven, lov nr. 502 af 23. maj 2018, med senere ændringer.

I forbindelse med opfyldelse af kontrakten, modtager leverandøren personoplysninger, som leverandøren bliver selvstændig dataansvarlig for.

16. Etik og miljø

Etik

Køge Kommune forudsætter, at leverandøren overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes desuden, at leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt Køge Kommune bliver bekendt med, at leverandøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder kontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er Køge Kommune uvedkommende.

Køge Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at bestemmelsen overholdes af leverandøren.

Såfremt leverandøren gentagne gange ikke lever op til foranstående bestemmelse eller undlader at efterkomme påbud om at bringe forholdet i overensstemmelse hermed, vil det blive anset som en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Køge Kommune til at ophæve kontrakten.

Miljø

Køge Kommune opfordrer leverandøren til at arbejde efter UN Global Compacts principper vedrørende miljø. Herunder opfordres leverandøren til, at:

støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier

Arbejdsklausuler

Køge Kommune ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 (1955) vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren.

Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte, som leverandøren beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, til enhver tid har løn, arbejdstid og andre ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav fra arbejdstagerne, kan Køge Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår.

Køge Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe alt relevant dokumentation.

Den relevante dokumentation er blandt andet lønsedler, e-indkomstkvitteringer, lønregnskab, opholds- og arbejdstilladelser, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser, arbejdssedler, dokumentation for faktiske betalinger samt den referenceramme, der blev anvendt ved fastsættelsen af løn- og ansættelsesforholdene for de ansatte.

Dokumentationen skal være Køge Kommune i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse.

Såfremt leverandøren ikke overholder foranstående bestemmelser, eller hvis fyldestgørende dokumentation ikke bliver fremsendt, bliver det betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten og Køge Kommune kan ophæve kontrakten.

Stikprøvekontrol

Køge Kommune eller en af Køge kommune udpeget tredjepart er i kontraktperioden berettiget til løbende at foretage stikprøvekontrol hos leverandøren.

Flere arbejdstagere vil blive udvalgt til stikprøvekontrol. Hvis kontrollen sker som stikprøvekontrol på arbejdspladsen er de udvalgte arbejdstagere forpligtet til at oplyse deres fulde navn og fremvise billedlegitimation.

Leverandøren er herefter forpligtet til at fremsende relevant dokumentation for, at leverandøren, i forhold til disse arbejdstagere, overholder sine kontraktforpligtelser. Det påhviler leverandøren en forpligtelse til loyalt at samarbejde ved en stikprøvekontrol.

Såfremt nærværende kontrakt udtages til kontrol, skal leverandøren som minimum kunne levere den dokumentation, der er angivet ovenfor. Køge Kommune kan udbede sig yderligere nødvendig dokumentation i forhold til denne forpligtelse.

Leverandøren er forpligtet til at sikre, at leverandørens ansatte, har givet det nødvendige skriftlige samtykke til overførsel af den ansattes persondata til tredjemand, jf. ovenstående.

Leverandøren er forpligtet til at overholde Køge Kommune arbejdsklausuler i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Såfremt leverandøren ikke overholder foranstående bestemmelser eller loyalt samarbejder ved stikprøvekontrollen, bliver det betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten.

17. Overdragelse

Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne kontrakt.

Køge Kommunes overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Køge Kommune har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

18. Ændringer

Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem Køge Kommune og leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de lovmæssige grænser.

19. Tavshedspligt

Leverandøren og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Køge Kommune eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Leverandøren må bruge Køge Kommune som almindelig reference, men må ikke uden Køge Kommunes forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om kontrakten eller offentliggøre kontraktens indhold. Leverandøren må ikke anvende Køge Kommune i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.

Tavshedspligten er også gældende efter såvel ansættelse som kontraktens ophør.

Køge Kommune kan være retligt forpligtet til at udlevere oplysninger til andre offentlige myndigheder, hvis dette er nødvendigt, for at de kan varetage deres myndighedsopgaver. Det gælder også i det tilfælde, hvor den modtagende myndighed er forpligtet til at videregive oplysningen af samme årsag til en anden offentlig myndighed.

Køge Kommune er dog til enhver tid berettiget til at offentliggøre brugerundersøgelser, tilsynsrapporter og lignende.

20. Lovvalg og værneting

Kontrakten er underlagt dansk lovgivning.

Uoverensstemmelser om kontrakten søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene, værneting Roskilde.

21. Underskrifter

For Køge Kommune For leverandøren

Dato:_____________ Dato:_____________

Titel og navn: Titel og navn:

__________________________ _____________________________

(store bogstaver) (store bogstaver)

Underskrift: Underskrift:

___________________________ _____________________________

Kravspecifikation

1. Indledning

Køge Kommune er efter serviceloven forpligtet til at sikre, at borgere, der er visiteret til hjælp, har frit valg mellem to eller flere leverandører. I Køge Kommune er det besluttet, at hjælp til borgere leveres med afsæt i godkendelsesmodellen. Det betyder, at borgerne kan vælge at få den visiterede hjælp leveret af enten den kommunale leverandør eller af én privat leverandør, der er godkendt som frit valgs leverandør.

Køge Kommunes afgørelse om visitation er skriftlig og indeholder oplysning om begrundelse, omfang, formål og mål. Leverandøren er, med afsæt i Køge Kommunes afgørelse, ansvarlig for, at borgeren får leveret den pleje og hjælp, som fremgår af afgørelsen.

Herunder beskrives, hvilke krav en leverandør som minimum skal opfylde for at blive godkendt som frit valgs leverandør af enten praktisk hjælp eller praktisk hjælp, personlig pleje og overdraget sygepleje.

2. Generelle krav

Køge Kommune foretager visitation på baggrund af en konkret og individuel vurdering af borgerens samlede behov og situation. Når afgørelse om hjælp foreligger, beslutter den enkelte borger, hvilken leverandør de ønsker til at levere den visiterede hjælp.

Via omsorgssystemet orienteres leverandøren om nye borgere og de indsatser, der skal leveres til borgerne.

Leverandøren er forpligtet til at iværksætte hjælpen i overensstemmelse med tidsfristerne i kvalitetsstandarderne. Endvidere skal leverandøren skriftligt orientere borgeren om ugedag og tidspunkt/tidspunkter for hjælpens levering.

Hjælpen skal leveres inden for det tidspunkt som leverandøren har aftalt med borgeren +/- 1 time. I modsat fald skal borgeren informeres om, at hjælpen er forsinket.

Aflysning af planlagt hjælp og erstatningshjælp sker ligeledes i overensstemmelse med kvalitetsstandarderne.

Opgaveløsningen sker i overensstemmelse med Køge Kommunes konkrete og individuelle afgørelser samt i overensstemmelse med kommunens kvalitetsstandarder, relevante politikker, sundhedsvejledninger og instrukser samt gældende lovgivning på området.

Leverandøren har pligt til at samarbejde med øvrige aktører der måtte deltage i ydelsen af hjælp og støtte til borgerne, herunder i forbindelse med supervision, vejledning, opfølgning mv. Forpligtelsen til samarbejde gælder også fleksibilitet i de situationer hvor forskellige aktører udfører andre ydelser.
Borgere, der modtager hjælp og støtte efter Servicelovens § 83, har mulighed for at bytte visiteret hjælp til andre former for hjælp og støtte. Det betyder, at borgeren kan bede medarbejderen om at udføre en anden opgave, end den borgeren er visiteret til. Borgeren har ret til at bytte ydelser efter følgende retningslinjer:
- Den indsats, der byttes til skal kunne udføres inden for den tidsramme, som de visiterede indsatser forventes at kunne leveres indenfor.
- Borgeren kan kun bytte sig til hjælp til opgaver, som medarbejderen med rimelighed kan forventes at løse. Medarbejderen vurderer i den konkrete situation, om det vil være forsvarligt at fravælge den visiterede indsats.
- Ydelsen kan kun byttes til anden ydelse hos samme leverandør.

Leverandøren skal dokumentere ethvert bytte, der foretages. Fravælger borgeren den tildelte indsats tre gange i træk, skal leverandøren kontakte visitator med henblik på en revisitation.

Leverandøren kan ikke fravælge borgere.
Leverandøren er forpligtet til at orientere sig i, samt dokumentere i, det af kommunen anvendte elektroniske omsorgssystem.

Leverandører er forpligtet til at følge gældende arbejdsgange for anvendelse af det elektroniske omsorgssystem, udarbejdet af Køge Kommune. Arbejdsgangene skal kunne tilgås af alle private leverandører. Opkobling til Køge Kommunes intranet Dokken og herved omkostningen påhviler den private leverandør. Med licensaftalen 2022/2023 koster denne adgang kr. 150 pr. medarbejder de første 3 år og efterfølgende kr. 60 pr. år.
Dette indebærer bl.a.

Oprettelse/opdatering af tilstandsområder
Planlægning af indsatser i kalender
Registrering af leveret hjælp
Dialog med samarbejdspartnere via omsorgssystem mv.
Dokumentation – leverandører skal kende, forstå og kunne efterleve dokumentationsmetoden Fælles Sprog III (FS3)
Tidstro dokumentation
Leverandøren skal holde sig orienteret om borgerstatus via omsorgssystemet – indlæggelse, udskrivelse, midlertidig ophold mv.
Leverandører skal til enhver tid efterleve Køge kommunes instrukser, procedurer og arbejdsgange. Disse omhandler f.eks. UTH, dokumentation, klager, mm.
Leverandører er forpligtet til at observere ændringer i borgerens funktionsevne og hurtigst muligt, efter den observerede ændring, at indberette denne via omsorgssystemet. Det gælder både forbedringer og forværringer i borgerens tilstand.
Leverandøren skal, inden for 14 dage efter opstart af ydelser hos visiterede borgere, udarbejde en arbejdspladsvurdering for den pågældende borgers hjem, med henblik på at sikre borgerens hjem som arbejdsplads, opfylder relevant lovgivning, herunder arbejdsmiljøloven mv. Det kan om nødvendigt gøres i samarbejde med Køge Kommunes forflytningsvejledere. Der kan dog i særlige tilfælde være behov for en arbejdspladsvurdering forud for en udskrivelse til hjemmet, fx i tilfælde hvor borger skal udskrives med lift eller andre forflytningsredskaber.
Leverandøren er forpligtet til at deltage i tilrettelæggelsen og gennemførelsen af relevante projekter, initiativer, uddannelses- og kompetenceopbygningsforløb m.v. på samme vilkår som kommunens egne aktører. Dette kan betyde betaling for leverandøren, hvis kommunen pålægges ekstraomkostninger i den forbindelse.

3. Krav til praktisk hjælp

Specifikt for praktisk hjælp gælder desuden:

Praktisk hjælp skal udføres på hverdage (mandag til fredag) i dagtimerne.

I særlige tilfælde kan tøjvask visiteres til udførelse af leverandør af praktisk hjælp, men normalt ligger ydelsen tøjvask hos en ekstern leverandører.
Leverandøren er forpligtet til at indberette utilsigtede hændelser jf. Køge Kommunes procedure.

4. Krav til personlig pleje og overdraget sygepleje

Specifikt for personlig pleje og overdraget sygepleje gælder desuden at:

Sygeplejeydelser iht sundhedslovens §138 kan overdrages til den private leverandør iht gældende kompetenceprofil. Dvs. ydelser, der er visiteret af den kommunale sygeplejemyndighed, hvor der er udarbejdet retvisende handlingsanvisning, kan overdrages til leder/sygeplejeansvarlig hos den private leverandør. Personlig pleje og overdraget sygepleje skal kunne udføres af leverandøren årets 365 dage og hele døgnet og leverandøren er forpligtet til at udarbejde døgnrytmeplaner og opdatere handlingsanvisninger på den enkelte borger i omsorgssystemet.

Hvis borger jf. frit valg af leverandør har valgt en private leverandør til at udføre opgaver i hjemmet, vil eventuelle overdragde sygeplejeopgaver tilfalde den private leverandør for at sikre færrest mulige personale i borgers hjem.

Den private leverandør/sygeplejeansvarlige har ansvaret for at medarbejdere hos leverandøren har de nødvendige kompetencer, og er instrueret i opgaveløsningen og den handlingsanvisning som er overdraget med ydelsen. Det påhviler leverandørens leder/sygeplejeansvarlige, der får overdraget sygeplejeydelser, at føre tilsyn og følge op på de opgaveoverdragede ydelser og den sundhedsfaglige dokumentation, som er gældende i kommunen.

Ved ændring i borgers tilstand eller behov for revisitation, er det leverandørens ansvar at kontakte og koordinere med den kommunale sygeplejemyndighed. Det vil til en enhver tid være den kommunale sygepleje der har myndighedsansvaret. I de tilfælde, hvor der er tale om overdragelse af ydelser, står den kommunale sygepleje til rådighed for den konkrete oplæring af den private leverandørs medarbejdere, med efterfølgende dokumentation jf. de skemaer som benyttes af Køge Kommune.

Det er et krav, at leverandøren stiller ressourcer til rådighed til nødvendig oplæring og vejledning med henblik på at kunne håndtere opgaveoverdraget sygepleje. Der honoreres ikke særskilt for tid til oplæring.

For opgaveoverdragelse af sygeplejeydelser, er det er et krav at den private leverandør har ansat autoriseret sundhedsfaglige kompetencer, så det sikres, at leverandørens social- og sundhedsassistenter m.m. oplæres i og vedligeholder færdigheder ift. de opgaveoverdragede sygeplejeydelser jf. kompetenceprofiler. Det er ligeledes den private leverandørs ansvar at sikre sig, at de udføres korrekt, iht den overdragede handlingsanvisning, samt de til enhver tid gældende retningsgivende dokumenter.

For alle opgaveoverdragede sundhedsfaglige ydelser er alle den private leverandørs medarbejdere forpligtet til at dokumentere og journalføre efter gældende regler og lovgivning samt Køge Kommunes gældende instrukser og procedurer.

Alle henvendelser fra egen læge, vagtlæge, sygehuse osv. skal altid varetages af den kommunale sygeplejemyndighed. Efter udredning, visitering af sygeplejeydelser samt udarbejdelse af handlingsanvisning, kan de sundhedsfaglige ydelser, der fremgår af gældende kompetenceprofil opgaveoverdrages til en relevant faglighed og leverandør. Sygeplejemyndigheden kan stille krav om, at en opgaveoverdraget ydelse skal udføres af en Social- og sundhedsassistent grundet kompleksiteten i opgaven.

Opgaveoverdraget sygepleje kræver et tæt samarbejde med både kommunens sygeplejemyndighed og kommunale udførende sygeplejersker, samt gensidig fleksibilitet i opgaveløsningen.

Den kommunale sygepleje deltager i tidlig opsporings møder, triagering eller/og borgerkonferencer hos den private leverandør for at sikre sammenhæng og kvalitet i opgaveløsningen, specielt i komplekse borgerforløb.

Den Private leverandør er forpligtiget til at følge alle gældende kvalitetsstandarder og øvrige kommunalt givne rammer for syge – og hjemmepleje. Heriblandt også standarden for nødkald og låsesystemer.

Hvis leverandøren, i forbindelse med den løbende opfølgning på opgaveoverdragede sygeplejeydelser vurderer, at borgeren er i bedring og i stand til at komme i en sygeplejeklinik, få ydelsen leveret via skærm eller i målgruppen til dosispakket medicin, koordineres med sygeplejemyndigheden for ændring af leverandør på sygeplejeydelser.

Medicinhåndtering

Medicinhåndtering, medicindispensering og medicinadministration skal altid udføres i henhold til den til enhver tid gældende kommunale medicininstruks. Den private leverandør er tillige i forbindelse med opgaveoverdraget medicinhåndtering forpligtiget til at have anafylaksiberedskab til rådighed (også i henhold til kommunale instrukser og procedurer) dvs. at leverandøren er ansvarlig for bestilling, egenkontrol og udskiftning af adrenalin og tilhørende remedier.

Den private leverandør overdrages hermed den videre håndtering af FMK-ændringen, dvs. overførsel af den nye ordination til LMK, samt at sikre sig at medicinen er i hjemmet, planlægge og udføre besøget, principielt inden for 24 timer, medmindre andet er aftalt, og endelig dokumentation af evt. afvigelser herfor.

Hvis der er uoverensstemmelsen mellem udredte tilstande og visiterede opgaveoverdragede ydelser, er det leverandørens ansvar og forpligtigelse at melde tilbage til sygeplejemyndigheden.

Patientsikkerhed/Håndtering af UTH (utilsigtede hændelser)

Leverandøren er forpligtet til at udpege en eller flere patientsikkerhedskoordinatorer til at varetage arbejdet med patientsikkerhed og utilsigtede hændelser hos leverandøren.
Patientsikkerhedskoordinatoren er forpligtet til at:

Holde sig orienteret om gældende retningslinjer og nyheder på patientsikkerhedsområdet.
Undervise kollegaer i patientsikkerhed og indrapportering af utilsigtede hændelser.
Deltage i undervisning af decentrale sagsbehandlere der afholdes af kommunens risikomanager
Samarbejde med kommunens risikomanager om patientsikkerhed og utilsigtede hændelser, herunder sikre indberetning af alvorlige og dødelige utilsigtede hændelser
Forestå analyse af hændelser på eget sted
Iværksætte forbedrings initiativer og lokale handleplaner på baggrund af analyse resultater, herunder hensigtsmæssige arbejdsgange, procedurer, information på personale møder mv
Sikre lokal opfølgning på lokale handleplaner
Deltage i tværgående analyser sammen med risikomanager og evt. ledelse

5. Sygeplejeartikler og værnemidler

5a. sygeplejeartikler

Køge Kommune forsyner, uden særskilt afregning, leverandøren med sygeplejeartikler.

Ved sygeplejeartikler forstås artikler, der benyttes i forbindelse med udførelse af overdragede sygepleje-indsatser som eksempelvis sårpleje og injektionsgivning.

Leverandører kan afhente de nødvendige sygeplejeartikler efter nærmere aftale hos den kommunale sygepleje i Køge Kommune.

5b. Værnemidler

For værnemidler som fx mundbind, overtrækskittel mm. er det et krav, at leverandører følger Sundhedsstyrelsens til enhver tid gældende anbefalinger, der kan findes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside (www.sundhedsstyrelsen.dk) samt gældende procedure i Køge Kommune.

I det/de helt særlige tilfælde, hvor der er udbrudt epidemi i hele samfundet, kan leverandøren – efter nærmere aftale med Køge Kommune – uden beregning og alene til brug for varetagelse af Køge Kommunes borgere - få udleveret værnemidler af Køge Kommune. Udlevering af værnemidler er betinget af, at Køge Kommune har forsyningssikkerhed og tilstrækkelig lagerbeholdning til rådighed, som kan dække eget behov og frit valgleverandørers behov. Det er Køge Kommune der løbende vurderer, om forsyningssikkerheden eller lagerbeholdningssituationen muliggør udlevering af værnemidler til frit valgs-leverandører. Vurderingen meddeles alle frit valgs leverandører.

Køge Kommune meddeler leverandøren, hvis forudsætningen for at få udleveret værnemidler er til stede.

Leverandøren har ikke krav på erstatning, hvis Køge Kommune vurderer, at der helt eller delvist ikke kan udleveres værnemidler. Leverandøren har således ikke krav på erstatning for dækningskøb.

De præcise rammer for, at leverandøren kan få udleveret værnemidler uden beregning, herunder omfang, forventet varighed mv. aftales nærmere mellem parterne. En aftale om udlevering af værnemidler vil i sagens natur være tidsbegrænset. Der indgås skriftlig aftale herom i form af allonge til den indgåede Kontrakt om Praktisk hjælp, personlig pleje og overdraget Sygepleje.

6. Krav til personalet

Krav til leverandørens medarbejdere:

Medarbejderne er underlagt skærpet underretningspligt.
Skal kunne formulere sig skriftligt og mundtligt på dansk
Skal bære synlig billedlegimation
Skal bære arbejdsbeklædning med navneskilt som tydeliggør, hvilken leverandør medarbejderen kommer fra og medarbejderens navn.
Arbejdsbeklædningen skal opfylde retningslinjer fra embedslægen.
Må ikke være påvirket af alkohol eller euforiserende stoffer i arbejdstiden.
I henhold til Køge Kommunes rygepolitik, er det ikke tilladt at ryge i arbejdstiden.
Medarbejdere må ikke opholde sig i borgerens hjem uden den enkelte borgers tilstedeværelse eller samtykke.
Skal bistå borgere, som ikke selv er i stand til at kontakte myndigheden, med at ansøge om bl.a. hjælpemidler eller reparation af hjælpemidler jævnfør de gældende procedure.
Kendskab til kontraktens omfang, krav og relevante bestemmelser.
Skal være faglig kvalificeret til at varetage de definerede opgaver.
Må ikke have tætte familiemæssige relationer hos de borgere de leverer hjælp hos.
Leverandøren, dennes medarbejdere samt disses ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver, lån eller lignende økonomiske fordele fra borgerne i Køge Kommune.

7. Krav til leverandøren

Det er et krav, at de medarbejdere der har ansvaret for den daglige drift har gennemgået grundkursus i det omsorgssystem som Køge Kommune benytter eller kan dokumentere erfaring i brugen af systemet jævnfør ansøgningsskema.

Leverandøren er forpligtet til at råde over tilstrækkelig faglig kompetent arbejdskraft inden for alle relevante medarbejderkategorier.

Leverandøren er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud.

Leverandøren har pligt til ved levering af opgaverne at overholde de almindelige forvaltningsretlige retsgrundsætninger, herunder retsgrundsætningerne om saglighed og lighed i forvaltningen.

Opgaverne er omfattet af de almindelige regler (i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område) om klageadgang til Det Sociale Nævn, hvorfor leverandøren er forpligtet til at videregive oplysninger i overensstemmelse hermed.

Leverandøren er forpligtet til at holde sig løbende orienteret om evt. ændringer og til enhver tid efterleve de af Byrådet godkendte kvalitetsstandarder på Ældre- og Sundhedsområdet og at følge Sundhedsloven og Køge Kommunes indsatskatalog for sygeplejeydelser – og herved de overdragelsesbare sygeplejeopgaver. Gældende kvalitetstandarder fremgår af Køge Kommunes hjemmeside: Kvalitetsstandarder for ældre- og sundhedsområdet (koege.dk)

Leverandøren har pligt til at orientere Køge Kommune om forhold, der kan have eller vil kunne få betydning for planlægningen og/eller udførelsen af de i kontrakten omhandlede opgaver. Tilsvarende er Køge Kommune forpligtet til tidligst muligt at orientere leverandøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Leverandøren vil i den forbindelse kunne forvente orientering via mail.

Der er en forventning om, at leverandøren deltager i samarbejdsmøder. Leverandøren er forpligtet til altid at benytte gældende arbejdsgange, procedure og kvalitetsstandarder.

Henvendelser direkte til leverandøren om konkrete driftsforhold og hændelser håndteres jf. gældende procedure for håndtering af klager.

Børneattest

Leverandøren er pligtig til at sikre, at der til enhver tid, er indhentet ren børneattest på ansatte der yder pleje til børn.

Straffeattest

Leverandøren er pligtig til at sikre, at der til enhver tid, er indhentet ren straffeattest på samtlige ansatte der gennem deres arbejde har adgang til borgerens hjem.

Videregivelse af oplysninger

Leverandøren skal videregive alle relevante oplysninger til Køge Kommune, således at Køge Kommune kan varetage sine offentligretlige forpligtelser. Leverandøren er således blandt andet forpligtet til at holde Køge Kommune orienteret om alle forhold af betydning for myndigheden.

Leverandøren er forpligtet til omgående at underrette Køge Kommune om:

Alvorlige svigt, eksempelvis hvor borgerens grundlæggende behov ikke tilgodeses, eller hvor borgeren udsættes for fysiske eller psykiske overgreb.
Væsentlige uregelmæssigheder der har betydning for opgavens planmæssige udførelse, eksempelvis indlæggelse, afbestilling af aktiviteter, træning og dødsfald.
Større uheld, mistanke om tyveri eller ulykker.
Øvrige forhold af betydning for visitationen, f.eks. en ændret tilstand hos borgeren.

Videresendelse af klager

Leverandøren skal, uden ugrundet ophold, videresende alle klager over leverandørens varetagelse af de af kontraktens omfattede opgaver til Køge Kommune, når leverandøren har modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen. Køge Kommune besvarer den fremsendte klage efter samråd med leverandøren.

Køge Kommune arbejder med følgende definitioner på klager:

Mundtlige klager: Verbal overlevering af utilfredshed til personalet over noget borgere eller pårørende har oplevet eller observeret i forbindelse med ydelser for Ældre- og Sundhedsafdelingen.
Skriftlige klager: Skrivelser, hvori der er udtrykt utilfredshed over noget, borgere eller pårørende har oplevet eller observeret i forbindelse med indsatser for Ældre- og Sundhedsafdelingen.

Egenkontrol

Køge Kommune arbejder med at lave en kvalitetsorganisation som på sigt kommer til at indeholde audit. Hensigten er at denne audit også kommer til at omfatte private leverandører.

Varetagelse af sagsoplysning og sagsforberedelse

Såfremt leverandøren, efter aftale med Køge Kommune, varetager sagsoplysning eller anden sagsforberedelse til brug for Køge Kommunes afgørelse af forvaltningssager, skal leverandøren videregive enhver oplysning, som leverandøren i den forbindelse har indhentet eller modtaget, og som er af betydning for Køge Kommunes afgørelse af sagen.

Såfremt leverandøren modtager oplysninger der er af betydning for sagens afgørelse, skal leverandøren gøre notat om indholdet af oplysningerne. Dette gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Skift af leverandør

Borgeren har ret til at ændre sit valg. Leverandørskifte kan kun ske ved borgerens direkte henvendelse til Køge Kommunes myndighed. Ved borgerens henvendelse til leverandøren om leverandørskifte, skal leverandøren henvise borgeren til myndigheden.

Leverandøren orienteres via omsorgssystemet om, at borgeren har ændret sit valg. Leverandørskifte sker ved udgangen af næste måned.

Inventar og udstyr

Leverandøren skal stille lokaler, inventar og andet relevant udstyr til rådighed for sin varetagelse af de af kontrakten omfattede ydelser som beskrevet i kontrakten. Det være sig også devices som kan bruges som dokumentationsværktøj.

Køge Kommunes Nexus-team kan vejlede om anvendeligt udstyr. De kan kontaktes på mail: nexus@koege.dk.

Omsorgssystem

Leverandøren er forpligtet til at anvende Køge Kommunes til enhver tid implementerede omsorgssystem til dokumentation af de af kontrakten omfattede opgaver. Leverandøren skal udpege en ansvarlig der bestiller oprettelse af brugere jf. arbejdsgang vedr. adgang til Køge Kommunes omsorgssystem. Opkoblingen til systemet og herved omkostningen påhviler den private leverandør. I 2022 kostede en opkobling til systemet kr. 1.825 pr. medarbejder pr. år.

Brug af omsorgssystemet er begrænset til dokumentation på de borgere, som har tilvalgt leverandøren. Øvrige krav til efterlevelse, f.eks. oprettelse af brugere, IT-sikkerhed m.m., fremgår af denne kontrakt.

Køge Kommune har alle rettigheder til de data, der indgår i og/eller behandles i omsorgssystemet.

Leverandøren er alene berettiget til at anvende Køge Kommunes data til brug for udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser.

Leverandøren skal behandle Køge Kommunes data fortroligt og i overensstemmelse med Køge Kommunes IT-sikkerhedspolitik.

Leverandørens brug af omsorgssystemet indebærer ikke en juridisk overdragelse af hverken den mellem Køge Kommune og systemleverandøren indgåede aftale, eller den heraf omfattede licens.

Det Fælles Medicinkort (FMK)

Det er et krav, at leverandøren anvender Det Fælles Medicinkort (FMK) efter de gældende retningslinjer. Det Fælles Medicinkort (FMK) tilgås via omsorgssystemet. Adgang forudsætter, at medarbejderne har en sundhedsfaglig autorisation.

Leveringssikkerhed

Leverandøren skal organisere sig således, at der altid er tilstrækkelige ressourcer til at opfylde kontrakten.

Persondataforordning

Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder at foretage logning, sletning og destruktion af data og gennemføre interne procedurer, så der til enhver tid sikres fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondataretlige regulering ("Persondatareguleringen"), navnlig forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger m.v. ("Persondataforordningen") og den danske følgelovgivning til Persondataforordningen.

8. Biler/Køretøjer

Det er et krav at alle køretøjer skal være forsynet med logo.

9. Data

Data og informationer

Leverandøren skal løbende vedligeholde og ajourføre data og informationer således, at der sikres overensstemmelse mellem oplysningerne hos henholdsvis Køge Kommune og leverandøren.

Leverandøren har brugsret til de ovenfor beskrevne data og informationer, så længe leverandøren udfører opgaver i forhold til kontrakten. Materialet må alene anvendes til opfyldelse af kontrakten.

Alt materiale, herunder oplysninger, data mv., der vedrører opfyldelsen af kontrakten, tilhører Køge Kommune, og skal så vidt muligt mærkes særskilt og holdes adskilt fra leverandørens øvrige virksomhed

Alle rettigheder til materiale, som leverandøren udvikler specielt til Køge Kommune, enten i form af videreudvikling af Køge Kommunes materiale eller i form af nyskabelser, forretningsgange og beskrivelser heraf, tilhører Køge Kommune.

Leverandøren er berettiget til at anvende den generelle viden, der erhverves ved løsningen af de i kontrakten anførte opgaver, til brug for levering af ydelser til tredjemand.

Ved kontraktens ophør, uanset årsagen hertil, har Køge Kommune krav på at få data, informationer og nyt eller videreudviklet materiale udleveret i elektronisk form og, hvor dette ikke er muligt, i papirform senest ved kontraktens ophør.

Data, informationer og materiale om leverandørens medarbejdere skal desuden være umiddelbart anvendelige for Køge Kommune i relation til at sikre den fortsatte varetagelse af de af kontrakten omfattede opgaver.

Leverandøren er uberettiget til at anvende data, informationer og materiale efter ophør af kontrakten. Leverandøren skal, når overdragelsen er afsluttet, slette/destruere alle data, informationer og materialer af enhver art med relation til driften af kontrakten.

Levering af leverandør data

Leverandøren skal være indstillet på at levere de til enhver tid nødvendige data, som Køge Kommune af lov- eller indberetningspligtige årsager er forpligtet til at videregive. Levering af data skal ske indenfor den tidsfrist, der fremgår af en given henvendelse.

Leverandøren skal levere supplerende data på Køge Kommunes forespørgsel i det omfang, sådanne data ikke kan udtrækkes direkte fra Køge Kommunes omsorgssystem. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt betaling herfor, da det anses for at være en integreret del af opgaven.

10. Krav til uddannelse

FS3

Den faglige metode som benyttes i Køge Kommune, er FS3. Det er derfor et krav at den private leverandør benytter det samme. Arbejdsgange og instruktion til den faglige metode kan tilgås via kommunens intranet.

Forflytninger

Køge Kommune stiller krav til, at der hos den private leverandør uddannes forflytningsvejledere.

Forflytningsarbejdet skal som udgangspunkt udføres ved hjælp af én medarbejder. Arbejdet skal udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt for borger og personale. Der er tale om forflytning i det øjeblik, der er behov for, at en medarbejder har fysisk kontakt med borgeren for at flytte borgeren fra A til B, eller der skal benyttes et hjælpemiddel til samme formål. En forflytning foregår i vandret retning, hvorimod et løft går mod tyngden. Det tilstræbes i enhver forflytning, at medarbejderen undgår løft og i stedet benytter skubbe-, trække og rul.

11. Diverse

Nøgler

Pt. anvender Køge Kommune fysiske nøgler der udleveres af administrationen i Ældre- og Sundhedsafdelingen efter aftale. Såfremt Køge Kommune i aftaleperioden skifter låsesystem er leverandøren forpligtet til at overgå til det nye system i henhold til Køge Kommunes implementeringsplan.

Ved kontraktophør skal alle udleverede nøgler leveres tilbage til Køge Kommune indenfor 14 dage. Hvis nøglerne ikke returneres, vil leverandøren blive pålagt omkostningen for omkodning/udskiftning af Køge Kommunes nøglesystem.

Informationsmateriale

Leverandøren skal udarbejde informationsmateriale til borgerne i Køge Kommune. Informationsmaterialet vil blive lagt på Køge Kommunes hjemmeside (koege.dk)

Al øvrigt informationsmateriale fx flyers, annoncering mm. skal forhåndsgodkendes af Køge Kommune.

Leverandørens omkostninger til udfærdigelse af informationsmateriale er Køge Kommune uvedkommende.

Nødkald

Borgere der får bevilget et nødkald efter SEL § 112, får opsat et nødkaldsanlæg, hvor borgeren kan kontakte hjemmeplejen. Et nødkald skal altid besvares med det samme, og ved behov for fysisk besøg skal borgeren have hjælp i hjemmet indenfor 30 min.

Borgerens nødkald går til den kommunale leverandør som i samarbejde med borgerens valgte leverandør vurderer opkaldets karakter og om hjemmesygeplejen skal inddrages med henblik på at iværksætte den nødvendige hjælp.

I situationer, hvor nødkald og/eller -telefonerne går ned grundet tekniske problemer, er det et krav, at leverandører indgår aftale med den enkelte borger om at komme oftere på tilsyn.

Tilkøbsydelser

Inden for de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige rammer har leverandøren mulighed for at tilbyde borgerne tilkøbsydelser udover de visiterede ydelser. Der skal indgås en særskilt aftale med borgeren om tilkøbsydelser. Aftalen skal være skriftlig, og leverandøren skal på Køge Kommunes anmodning dokumentere, hvilke aftaler der er indgået. Borgeren skal selv betale for eventuelle tilkøbsydelser.

Leverandørens eventuelle egne aftaler om og udførelse af ekstraydelser for borgerne er Køge Kommune uvedkommende, og kommunen hæfter ikke for eventuelle udækkede krav hos leverandøren i den forbindelse.

Aftaler om tilkøbsydelser skal indgås med respekt for lov om visse forbrugsaftaler (dørsalgsloven). Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og borgeren, er Køge Kommune uvedkommende og uden økonomiske forpligtelser for Køge Kommune.