Hjælp - min medarbejder er længerevarende syg
Hvis din medarbejder er sygemeldt længere tid, har du som arbejdsgiver nogle pligter, rettigheder og muligheder. Her kan du læse om en række af de værktøjer, der kan hjælpe dig og din medarbejder til, at han eller hun vender hurtigst muligt tilbage.
Som arbejdsgiver spiller du en vigtig rolle i forhold til at følge op på dine ansattes sygemelding.
Du har en række pligter i forhold til din sygemeldte medarbejder. Men du har også en række muligheder og hjælpeværktøjer, som har til hensigt at understøtte dialogen med den sygemeldte medarbejder om, hvordan han eller hun kan bevare tilknytningen til arbejdspladsen under sygdommen. Erfaringsmæssigt medfører dialogen nemlig, at det bliver langt lettere for den sygemeldte at vende tilbage på normal kraft.
Arbejdsgiverens og kommunens pligter når en medarbejder sygemeldes
Som arbejdsgiver skal du indkalde sygemeldte medarbejdere til sygefraværssamtale senest fire uger fra første fraværsdag.
Samtalen skal handle om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet, samt fokusere på, hvad du kan gøre for at bakke op.
Vær opmærksom på, at du ikke må spørge til diagnosen, men gerne til sygdommens konsekvenser for arbejdet.
Kontakt Jobcenteret, hvis du ønsker mere information om - eller hjælp til - arbejdsgivers fire ugers sygefraværssamtale.
Hvis en sygemelding forventes at vare mere end otte uger, har kommunen pligt til at følge op på den sygemeldte med en personlig opfølgningssamtale senest otte uger efter første fraværsdag.
Inden samtalen skal den sygemeldte medarbejder indhente en lægeattest hos egen læge. Til opfølgningssamtalen skal den sygemeldte medarbejder - i samarbejde med kommunen - lægge en plan for, hvordan medarbejderen hurtigst kan komme tilbage i arbejde. Det kan fx være ved at starte på nedsat tid eller ved at imødekomme andre behov.
Kommunen kan også - med borgerens tilladelse - kontakte virksomheden for at høre:
- Om der evt. er andre jobfunktioner, som passer bedre til medarbejderens situation?
- Om der kan ændres på fysiske forhold, som vil kunne hjælpe medarbejderen med at vende tilbage til jobbet (fx hjælpemidler/indretning af arbejdspladsen)?
- Om ændrede arbejdsopgaver - eller nedsat tid i en periode - kan hjælpe med tilbagevenden?
- Om der er kolleger, der kan støtte den sygemeldte igennem forløbet?
Såfremt medarbejderen hverken helt eller delvist kan vende tilbage til jobbet, vil kommunen vurdere, om medarbejderen kan deltage i et aktivt tilbud med henblik på at fastholde tilknytningen til arbejdsmarkedet. Det kan fx bestå af vejledning og opkvalificering, virksomhedspraktik eller job med løntilskud. Medarbejderen har pligt til at deltage i et tilbud, hvis det er foreneligt med vedkommendes helbredstilstand og behandlingsforløb.
Kontakt kommunen, hvis du ønsker mere information om kommunens otte ugers opfølgningssamtale.
Sygedagpenge er en midlertidig ydelse. Derfor skal alle sygedagpengesager revurderes efter 22 uger.
Her kan sygedagpengene enten forlænges efter en af de syv forlængelsesregler eller også kan den sygemeldte tilbydes et jobafklaringsforløb på en nedsat ydelse med tilsvarende nedsat refusion til dig som arbejdsgiver.
Med den korte tidsfrist - og nedsatte refusion ved jobafklaringsforløb - er det derfor helt afgørende, at du som arbejdsgiver ikke venter med at anmelde sygdom, men i stedet kommer hurtigt på banen og spiller ind med forslag og muligheder for fastholdelse - specielt for de medarbejdere, som risikerer langvarige og komplekse sygemeldinger.
Brug med fordel fast track-ordningen, som sikrer tidligere opfølgning på langvarige sygemeldinger.
De 7 forlængelsesregler
Udbetalingen af sygedagpenge (og refusion til arbejdsgiver) kan forlænges, hvis:
- Det er overvejende sandsynligt, at der kan iværksættes en revalidering, herunder virksomhedspraktik, der kan føre til, at den sygemeldte kan vende tilbage til det ordinære arbejdsmarked.
- Det er nødvendigt at gennemføre virksomhedspraktik eller andre afklarende foranstaltninger med henblik på at klarlægge den sygemeldtes arbejdsevne. Sygedagpengeperioden kan forlænges i op til 69 uger.
- Den sygemeldte er i gang med eller venter på lægebehandling, og der er sikker lægelig forventning om, at den sygemeldte kan være fuldt arbejdsdygtig inden for 134 uger regnet fra revurderingstidspunktet. Der ses bort fra den periode, hvor den sygemeldte venter på behandling på et offentligt sygehus.
- Den sygemeldtes sag skal behandles i rehabiliteringsteamet, så kommunen hurtigst muligt kan træffe afgørelse om ressourceforløb, fleksjob eller førtidspension.
- Den sygemeldte har en livstruende alvorlig sygdom, som kan dokumenteres lægeligt.
- Der er rejst sag om ret til erstatning efter lov om arbejdsskadesikring eller lov om sikring mod følger af arbejdsskade.
- Den sygemeldte har ansøgt om førtidspension.
Kontakt jobcentret, hvis du ønsker mere information om fem måneders revurdering af medarbejderes sygemelding - og betydningen for refusion til arbejdsgiver.
I de fleste tilfælde har medarbejdere ret til løn under sygdom. Efter udløbet af den såkaldte arbejdsgiverperiode på 30 kalenderdage har virksomheden ret til sygedagpengerefusion fra medarbejderens bopælskommune.
Det er obligatorisk for alle arbejdsgivere og a-kasser at indberette sygedagpenge og barselsdagpenge via NemRefusion på virk.dk.
Hvis medarbejderen ikke deltager i kommunens behandling af sagen, kan dagpengeretten (eller virksomhedens adgang til dagpengerefusion) mistes.
Hvis lønmodtageren får udbetalt løn af arbejdsgiveren under sygefraværet, skal arbejdsgiveren via NemRefusion anmelde lønmodtagerens sygdom, hvis lønmodtager fortsat er syg, senest fem uger efter første fraværsdag.
Hvis lønmodtageren kun får udbetalt sygedagpenge af arbejdsgiveren i arbejdsgiverperioden på 30 dage, skal arbejdsgiver via NemRefusion anmelde lønmodtagerens sygdom, hvis lønmodtageren fortsat er syg, senest 14 dage efter udbetalingen af sygedagpenge fra arbejdsgiveren er ophørt.
Hvis lønmodtageren hverken modtager løn eller sygedagpenge af arbejdsgiveren, skal arbejdsgiver via NemRefusion anmelde lønmodtagerens sygdom, senest én uge efter første fraværsdag.
Hvis arbejdsgiver har betalt løn eller sygedagpenge uden at indberette dette rettidigt til kommunen, kan der normalt først gives sygedagepengerefusion fra den dag, der rettes henvendelse til kommunen. Evt. dispensation kan gives indtil 6 måneder tilbage fra anmeldelsesdagen.
Sådan gør du
Som arbejdsgiver er det din pligt at indberette refusionsdagpenge gennem NemRefusion-løsningen.
På NemRefusion.dk kan du se, hvad du skal have klar før du indberetter, hvilke regler der gælder og hvordan du indberetter.
Hjælpeværktøjer og -muligheder for arbejdsgivere og sygemeldte medarbejdere
Det kan være en god idé at udarbejde en synlig fraværs- og fastholdelsespolitik i virksomheden, så både medarbejdere og ledere kender proceduren for, hvad der sker under sygdom.
Fraværs- og fastholdelsespolitikken bør tilpasses virksomhedens lokale forhold, men vil typisk indeholde mål for indsatsen for at nedbringe fraværet samt en beskrivelse af de anvendte metoder og tilbud, eksempelvis:
- Forebyggelsestiltag
- Sygefraværssamtaler og trivselssamtaler, samt
- Lokale aftaler om job på særlige vilkår på baggrund af de sociale kapitler i overenskomsterne.
Fraværs- og fastholdelsespolitikken bør også angive retningslinier for, hvordan og hvornår de enkelte metoder og tilbud tages i brug.
Fordele
- Sikrer hurtig indsats ved sygefravær
- Ensartet tilgang til arbejdet med at nedbringe sygefravær og fastholde sygemeldte medarbejdere.
- Større velfærd på arbejdspladsen og tryghed blandt medarbejdere, der rammes af længerevarende/alvorlig sygdom
Mere information
Kontakt Jobcenteret, hvis du ønsker mere information om udarbejdelse af en fraværs- og fastholdelsespolitik.
Stress, ulykke eller en alvorlig diagnose?
Oftest har både arbejdsgiver og medarbejder en tydelig fornemmelse af, om man står over for en sygemelding, der risikerer at vare i mere end 8 uger.
I de tilfælde kan virksomheden inden for de første 5 uger fra første fraværsdag med fordel anmode kommunen om Fast track-behandling af sygemeldingen via NemRefusion på virk.dk.
Her kan virksomheden svare på tre spørgsmål om medarbejderens mulighed for at arbejde:
- Hvilke jobfunktioner påvirker sygdommen?
- Hvor længe har sygdommen påvirket jobbet?
- Har man forsøgt at tilpasse jobbet til medarbejderens tilstand?
Medarbejderen får automatisk besked om virksomhedens anmodning og kan se de svar, som virksomheden eventuelt har givet. Medarbejderen skal her angive, om den tidlige opfølgning er ønsket og i givet fald også besvare de tre spørgsmål. Herefter skal medarbejderen returnere skemaet og bestille tid hos egen læge for at få udarbejdet den lægeattest, som kommunen bruger til den første opfølgningssamtale.
Den hurtige opfølgning giver mulighed for at sætte ind med konkret støtte, der i mange tilfælde kan bremse en uheldig udvikling og mindske såvel de menneskelige som de økonomiske omkostninger ved sygemeldingen.
Sådan gør du
Gå til Virk.dk - NemRefusion - Refusion af sygedagpenge - start selvbetjening og log på med MitID.
Herefter vælges ”Tidlig opfølgning” i venstremenuen.
Medarbejdere kan henvende sig direkte til kommunen og anmode om Fast Track.
I tilfælde, hvor der er tvivl om mulighederne for at arbejde, kan virksomheden anmode den sygemeldte om en mulighedserklæring. Mulighedserklæringen har til formål at understøtte, at medarbejderen fastholdes i arbejde.
Arbejdsgiveren kan anmode om mulighedserklæringen ved kortvarigt fravær, ved gentaget og ved langvarigt sygefravær.
Mulighedserklæringen består af to dele. Den første del udfyldes af virksomheden og medarbejder i fællesskab og skal beskrive:
- Medarbejderens problem – for eksempel at medarbejderen ikke kan sidde ned i længere tid ad gangen.
- De begrænsninger, det fører til rent arbejdsmæssigt – for eksempel at medarbejderen ikke kan sidde i receptionen.
- Forslag til løsninger – for eksempel at medarbejderen i en periode går på nedsat tid, at nogle arbejdsfunktioner ændres, eller at der skaffes hjælpemidler til at klare opgaverne.
Den sygemeldte tager den halvt udfyldte erklæring med til sin læge, som udfylder del 2.
Lægen vurderer, om aftalen mellem arbejdsgiveren og medarbejderen er i orden ud fra en lægefaglig vurdering – for eksempel om der er lagt op til for få eller for mange skånehensyn.
Sådan gør du
Virksomheden anmoder om en mulighedserklæring af den sygemeldte medarbejder, der har pligt til møde op til samtalen, hvis sygdommen tillader det.
Det er medarbejderen, der skal anmode egen læge om at udfylde erklæringens anden del og som skal aflevere den attesterede attest fra lægen til virksomheden.
Lægen kræver et honorar for sin vurdering, som virksomheden har pligt til at betale.
Virksomheden kan kræve at få lægens vurdering inden for rimelig tid.
Hvis den sygemeldte medarbejder ikke forventes at vende tilbage inden for otte uger fra første sygedag, kan medarbejderen når som helst i sygeforløbet anmode om, at virksomheden og medarbejderen sammen udarbejder en såkaldt fastholdelsesplan. Virksomheden har dog ret til at afslå anmodningen.
En fastholdelsesplan har som mål, at medarbejderen kan vende hurtigere tilbage til jobbet end ellers. Typisk vil man i planen fokusere på redskaber, opgaver og arbejdstid og eksempelvis foreslå, at medarbejderen i en periode varetager jobfunktioner i virksomheden, som er mindre belastende.
Planen kan med fordel også tage højde for, hvad der skal ske på det mere personlige og kollegiale niveau. Aftal fx med medarbejderen, hvor meget opmærksomhed vedkommende ønsker omkring sin situation, og hvordan kollegerne skal inddrages. Aftal også, hvordan der skal følges op på indgåede aftaler efter tilbagevenden. Hvor tit skal det drøftes, om fx medarbejderen nu er blevet klar til nye opgaver?
Faste aftaler sikrer, at der bliver fulgt op løbende, uden at medarbejderen føler sig overvåget eller kontrolleret.
Sådan gør du
Planen kan udarbejdes på mange forskellige måder. Det vigtigste er, at den er så konkret og handlingsorienteret som muligt.
Du kan finde en skabelon til en fastholdelsesplan på Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings hjemmeside - star.dk.
Du kan også kontakte Jobcenteret, der kan vejlede om virksomhedens arbejde med sygefravær.
Hvis en medarbejder får øget fravær på grund af en kronisk eller langvarig sygdom, kan jobcentret hjælpe, så medarbejderens fravær ikke belaster virksomheden. En § 56 aftale er en støttemulighed, som virksomheden kan bruge til at fastholde medarbejdere, som har en forhøjet risiko for fraværsdage på grund af sygdom, indlæggelse eller behov for behandling.
Aftalen giver mulighed for sygedagpengerefusion til virksomheden (op til højeste dagpengesats) fra medarbejderens første fraværsdag.
En virksomhed og medarbejder kan indgå en § 56 aftale, hvis det forventes, at medarbejderens lidelse vil medføre et fravær på mindst 10 dage om året. Ansøgning om § 56 aftalen skal indgives til lønmodtagerens hjemkommune. En § 56 aftale kan indgås for to år ad gangen og vedrører kun fravær relateret til medarbejderens lidelse.
For selvstændigt erhvervsdrivende hedder aftalen en § 58a aftale. Den fungerer som en § 56 aftale, men er dog betinget af, at der ikke er tegnet forsikring efter sygedagpengelovens § 45 (ret til sygedagpenge fra kommunen i de første to uger af sygeperioden).
Sådan gør du
Virksomheden udfylder sin del af ansøgningen, som herefter sendes digitalt til medarbejderen, der udfylder sin del. Når aftalen er godkendt af kommunen, kan virksomheden herefter søge om refusion ved hvert sygefravær via virk.dk. De almindelige regler for anmeldelse og indberetning gælder også for fravær under § 56 / § 58a aftalen. Hvis aftalen indgås under en sygdomsperiode, træder refusionsmuligheden først i kraft ved næste sygdomsperiode.
§56 aftale mellem medarbejder og virksomhed
§ 58a aftale for selvstændige erhvervsdrivende
Udfyld DP 213 - Sygedagpenge, ansøgning om aftale for selvstændig erhvervsdrivende (§ 58a) (virk.dk)
Virksomheder kan fastholde eller ansætte en medarbejder, som har brug for lidt ekstra hjælp til at klare arbejdet ved at vurdere om arbejdspladsindretningen er hensigtsmæssig.
Jobcenteret kan yde tilskud til arbejdsredskaber og mindre tilretninger af arbejdspladsen, der kompenserer for medarbejderens begrænsning i arbejdsevnen.
Begrænsningerne kan både være af fysisk, psykisk eller social karakter.
Tilskuddet kan være til værktøj eller mindre arbejdsmaskiner til personlig brug i forbindelse med arbejdet.
Virksomheder skal ansøge jobcentret om tilskuddet, der bevilges på baggrund af en individuel vurdering. Det er en forudsætning, at udgiften til arbejdspladsindretningen eller redskabet ligger ud over, hvad arbejdspladsen normalt afholder.
Personlig assistance kan anvendes til medarbejdere, som har behov for støtte til nogle konkrete arbejdsopgaver (ikke selve indholdet i arbejdet), de ikke kan udføre selvstændigt på grund af en varig funktionsnedsættelse.
Opgaverne kan både være af fysisk, psykisk eller social karakter. Den personlige assistent kan hjælpe medarbejderen i op til 20 timer pr. uge. I særlige tilfælde op til 37 timer pr. uge.
Virksomheden kan enten vælge at ansætte en udefrakommende person eller frikøbe en eller flere kollegaer til at fungere som personlig assistent.
Virksomheden aflønner den personlige assistent og modtager herefter løntilskud fra jobcentret.
Løntilskuddet svarer til timelønssatsen for studentermedhjælp. I særlige tilfælde kan tilskuddet modsvare den overenskomstmæssige løn for det pågældende arbejde, for eksempel ved ansættelse af en tegnsprogstolk.
Målgruppen for personlig assistance omfatter både ansatte i ordinære job, løntilskudsjob, fleksjob, virksomhedspraktik, seniorjob samt selvstændige og personer i uddannelse.
